Leverancier instellen om de inkooporder via een email adres te ontvangen.
Als eerste zal de leverancier ingesteld moeten staan om de inkooporder via email te versturen. Ga hiervoor naar start – relaties – leverancier onderhoud en zoek de gewenste leverancier op en open deze.
Op het tabblad “EDI” moet onder het sub0tabblat “algemeen” het veld “standaard type communicatie” worden ingesteld op Email.
Het veld “inkooporder regel type” moet ingesteld worden op het type dat de leverancier hanteert.
Kassa barcode, bestelcode of inkoopeenheid barcode. Waarbij de kassa barcode het meest gebruikt wordt.
Op het sub-tabblad “Uitgaand” moet in het veld “Email adres” het email adres van de leverancier worden ingevoerd.
Dit kan worden opgeslagen door op het opslaan icoon te klikken.
De leverancier is nu ingesteld om de order op het ingestelde email adres te ontvangen, en wordt direct verstuurd vanuit Retailvista.
Een inkooporder aanmaken en versturen.
Stap A optie 1, inkooporder aanmaken via Retailvista backoffice.
Een inkooporder kan worden aangemaakt in de backoffice van Retailvista via de module inkooporder. Ga hiervoor naar start – inkooporder – inkooporder onderhoud zoek het zoekscherm weg en kies voor nieuw door op het + icoon te klikken linksboven in het scherm. Voer in het veld “leverancier “ de gewenste leverancier in en kies volgende.
Nu kan via de optie “toevoegen inkooporder regel” de gewenste regels worden toegevoegd. Vul in het veld “voorraad eenheden” het gewenste te bestellen aantal in en zoek het artikel op, dit kan m.b.v. het vergrootglas icoon of door direct het artikelnummer of barcode in te voeren. Hier hierna voor opslaan om de regel toe te voegen totdat alle gewenste artikelen zijn toegevoegd aan de order.
Als alle gewenste artikelen zijn toegevoegd aan de order kan gekozen worden voor opslaan linksboven in het scherm om de inkooporder op te slaan. Bekijk het tabblad “algemeen” hier wordt een overzicht gegeven van de aangemaakt inkooporder, de status van de order is nu “ingave gecontroleerd”
NOTE: De inkooporder kan alleen via email worden verstuurd vanuit Retailvista als bij het veld “Elektronische bestelling” Email staat. Dus wanneer de leverancier staat ingesteld zoals beschreven in stap 1.
Deze instelling wordt overgenomen op moment dat de inkooporder wordt aangemaakt, als de leverancier wordt ingesteld voor email zoals in de stap 1 heeft dit geen invloed op bestaande inkooporders.
Stap A optie 2, inkooporder aanmaken via Retailvista Mobile X op de handscanner.
Naast het handmatig aanmaken van een inkooporder kan dit ook eenvoudiger door Mobile X te gebruiken. Ga hiervoor in Mobile X in het menu naar “bestel artikel” en scan de gewenst artikelen. Na het scannen van het artikel kan het aantal worden aangepast en gekozen worden voor opslaan totdat alle gewenste artikelen zijn besteld.
Retailvista kijkt zelf naar de leverancier die ingesteld staat voor de gescande artikelen hier hoeft zelf dus geen rekening mee gehouden te worden. Wanneer er bijvoorbeeld 50 artikelen worden gescand van 3 verschillende leveranciers worden er uiteindelijk 3 inkooporders aangemaakt. De inkooporders zijn uiteindelijk backoffice terug te vinden via start - inkooporders – inkooporder onderhoud.
Het verschil met het aanmaken van een inkooporder zonder scanner is dat de aangemaakt inkooporder nu nog de status “nieuw” heeft. Dit is t.b.v. een extra controle tijdens het bestellen. De inkooporder kan nu nog bekeken worden en worden gecontroleerd. Als de inkooporder akkoord is kan deze de status “ingave gecontroleerd” gegeven worden door de inkooporder te muteren met het muteer icoon linksboven in het scherm en de status aan te passen naar “ingave gecontroleerd” en te kiezen voor opslaan.
STAP B
Onderstaande is van toepassing onafhankelijk hoe de inkooporder tot stand gekomen is en gaat ervan uit dat dat er een inkooporder aanwezig is met de status gecontroleerd.
NOTE: Het is nu nog optioneel mogelijk om de order te bewerken met het mutatie icoon en een “order referentie” op te geven, voor zowel de eigen administratie als die van de leverancier. Deze wordt vermeld op de inkooporder.
Om de order nu te kunnen versturen zal deze eerst de status definitief moeten krijgen, dit kan door de order te “printen” door linksboven in het scherm te klikken op het printer icoon. Kies hier voor de definitieve inkooporder (RAP48) en kies OK. De order wordt op scherm weergegeven en kan eventueel voor eigen administratie worden afgedrukt.
Nu kan het afdrukvoorbeeld worden afgesloten en zal de vraag verschijnen om de status van de inkooporder aan te passen naar de status “definitief” kies hier voor JA om de inkooporder definitief te maken.
NOTE: Als de inkooporder niet vanuit Retailvista via email verstuurd kan worden, kan binnen het afdrukvoorbeeld ook gekozen om de order als PDF op te slaan en deze via een eigen email applicatie als bijlage te verzenden.
Kies hiervoor binnen het afdrukvoorbeeld op het opslaan icoon.
Nu kan de inkooporder worden verstuurd door links in het scherm te kiezen voor “verstuur inkooporders” in het scherm dat dan verschijnt kan nogmaals gekozen worden voor “versturen inkooporder” en de inkooporder zal verstuurd worden.
Op het tabblad “Taken” kan bekeken worden of de order verstuurd is.
