Hoe kan ik automatisch een factuur versturen bij webshop bestellingen?

Dit document beschrijft de initiële inrichting en de laatste stappen van de afhandeling van een webshop bestelling, met de nadruk op het genereren, printen en verzenden van de factuur. Uitgangspunt is een afgeronde order die succesvol verwerkt is tot aan de laatste stap in de Pack&Ship applicatie, er zijn pakketten aangemeld bij de pakketdienst en er wordt tot slot een factuur gegenereerd. Door middel van een combinatie van instellingen kan gekozen worden om bij deze factuur de webshop relatie op te slaan en de factuur naar deze persoon te mailen.

Pack&Ship

Na het verzamelen en verpakken van de bestelde producten wordt de bestelling klaargemaakt voor verzending. Dit proces wordt afgerond in de Pack&Ship applicatie, waarin de reservering gecontroleerd en de goederen ingepakt en aangemeld worden.

Factuur genereren en printen

Afhankelijk van de configuratie in RetailVista ERP kan er automatisch een factuur gegenereerd worden in de afrondende fase van de fulfilment. Hetzelfde geldt voor het printen van de factuur. Beide instellingen kunnen gevonden worden onder Instellingen -> sectie Reservations -> Tabblad Pack&Ship

Geavanceerde instelling bij Webshop: 'Gebruik relatie voor factuur'

Deze instelling bepaalt of de factuur op naam van de klant wordt gezet of dat er alleen een standaard debiteur wordt gebruikt. Wanneer deze optie is ingeschakeld, zal automatisch geprobeerd worden om een factuur te maken, printen en via e-mail versturen. De instelling kan gedaan worden bij de Geavanceerde instellingen eigenschap van de webshop. Deze is te vinden in Webshop onderhoud -> tabblad 'Advanced'. Per webshop het gedrag afwijkend ingesteld worden. Met InvoicePerCustomer=1 is het gebruik van de relatie voor facturen ingeschakeld.

Controle normale debiteur of fallback debiteur webshop

Indien de klant geen geldige debiteur is, wordt er voor elke webshop bestelling een fallback debiteur gebruikt. Welke debiteur dit is kan ingesteld worden per webshop in Webshop onderhoud -> tabblad Orders. Een debiteur is vereist om de omzet te kunnen maken. Zonder fallback debiteur (of terugval debiteur) kan het proces niet verdergaan.

Bij de (fallback) debiteur kan de voorkeur voor een digitale factuur opgegeven worden. Dit bepaalt of er een mail gestuurd gaat worden voor facturen van webshop bestellingen. Voor alle bestellingen van relaties die geen debiteur in RetailVista ERP zijn wordt gekeken naar de gewenste digitale verzendwijze van de fallback debiteur. Op deze manier kan per webshop aangegeven worden of er bij bestellingen van die webshop een e-mail gestuurd moet worden naar consumenten, uitgaande van meerdere fallback debiteuren.

De instelling is te vinden bij debiteuren onderhoud -> tabblad Digitaal:

De instelling moet staan op 'Email' of 'EDI en email'. Als de instelling een andere waarde heeft dan wordt deze geprint. Daarnaast moet indien de factuur via e-mail moet worden verzonden een geldig e-mailadres bekend zijn bij de relatie.

Gebruikte layouts

Op de webshop onderhoudspagina in RetailVista ERP kan worden bepaald welke factuur layouts gebruikt worden. Zowel voor bestellingen incl. als excl. BTW is een layout op te geven. Indien bij de webshop geen specifieke layout is ingesteld, wordt teruggevallen op de factuur layouts algemene instellingen. Staan daar ook geen specifieke layouts ingesteld voor bestellingen incl. en excl. BTW dan wordt als laatste terug gevallen op de basis factuur layout in de algemene instellingen.

Algemene instellingen:

Op debiteur niveau kan ook een specifieke layout per debiteur opgegeven worden. Deze gaat voor op alle andere ingestelde layouts. Gebruik dit alleen voor uitzonderingen.