Hoe kan ik digitaal factureren aan debiteuren?

Dit document beschrijft hoe de digitale facturering ingesteld moet worden zodat er vanuit RetailVista automatisch een factuur per email aan debiteuren gestuurd wordt.

Het versturen van digitale facturen maakt gebruik van dezelfde factuur layout als dat er normaal geprint zou worden. Het is wel belangrijk om na te gaan of er gebruik gemaakt wordt van voorbedrukt papier. In dat geval print RetailVista immers niet de logo's, adres gegevens et cetera. Het is dan aan te raden om een aparte factuur layout te maken voor digitale facturering. Bij Instellingen, tab 'Rapportage taken' kan de standaard te gebruiken definitieve factuur layout worden ingesteld. Ook kan per debiteur daar nog van afgeweken worden (debiteur onderhoud, tab 'Layouts'.

NOTE: Op moment wordt er bij het versturen van digitale facturen alleen gekeken naar de default layout die ingesteld is. Er wordt voor alsnog niet gekeken naar de afwijkende layout instellingen bij de debiteuren zelf.

Behalve de standaard te gebruiken rapportage moet bij de debiteur ook ingesteld worden dat die debiteur facturen digitaal wil ontvangen. In onderstaand scherm is te zien dat voor digitale facturering gekozen is voor 'Email' en dat als email adres 'mark@nedfox.nl' opgegeven is.

Vanaf dit moment kan er digitaal gefactureerd worden. Bij aanmaak van een factuur wordt vastgelegd of de factuur electronisch afgehandeld moet worden. De manier waarop de factuur verwerkt wordt is zichtbaar bij de regel 'Digitale verwerking'. Het enige verschil met de factuur op papier is dat er geen definitieve facturen geprint (kunnen) worden. Na het printen van de proeffactuur en het goedkeuren daarvan wordt de factuur automatisch verstuurd en wordt de status alsnog aangepast naar 'Definitief, Geprint'.

Het is onmogelijk gemaakt om een digitale factuur ook definitief te kunnen printen. Het omzetten van de status 'Definitief, niet geprint' naar 'Definitief en geprint' gebeurd immers automatisch wanneer de factuur electronisch aan de debiteur verstuurd is.

Er zal in de toekomst nog de mogelijkheid ontstaan om facturen via de taakplanner op een vast ingesteld tijdstip te versturen. Nu gebeurd dat altijd direct.

Zodra een factuur electronisch verstuurd is, wordt bij 'Export datum' de datum vermeld van die verzending. In het tabblad 'Export' is de PDF te zien die per mail verstuurd is.