Hoe kan ik een order door leverancier bij een winkel krijgen?

Dit document beschrijft hoe een leverancier een order die door de leverancier zelf geïnitieerd is, afgeleverd kan krijgen in de inkooporder administratie van een winkel.

Het versturen van een order die door de leverancier gemaakt is (bijvoorbeeld in een toonzaal, beurs of bezoek aan een winkel) kan vanuit de logistieke omgeving van de leverancier naar een winkel gestuurd worden door middel van een EDI bericht.

Hiervoor wordt gebruik gemaakt van een Order Response bericht, een type 'ORDRSP' bericht. Dit bericht wordt zowel gebruikt voor het bevestigen van een inkooporder van een winkel, alsmede voor het maken van een nieuwe inkooporder in de winkel. Een voorbeeld van dit bericht is te vinden in de bijlage van deze QA.

Als het bericht een RFF+VN regel bevat, dan is dat het ordernummer / order referentie van de leverancier. De afspraak met OrdRsp berichten is dat wanneer dat veld bestaat, dan is het bericht een initieel bericht dat een leverancier een order heeft aangemaakt voor de winkel. Dat veld komt bij de inkooporder terecht in het tabblad 'Bevestiging' bij het veld 'Leverancier ordernummer'. De waarde uit het RFF+VN veld wordt gebruikt om te controleren of er al een openstaande inkooporder bestaat van deze leverancier met de waarde van dit gegeven in het veld 'Leverancier inkooporder nummer'. Als dat al het geval is, dan wordt die gevonden inkooporder bijgewerkt. In feite wordt het bericht dan als order bevestiging behandeld.

Is het leverancier ordernummer niet te vinden bij een openstaande inkooporder, dan wordt er een nieuwe inkooporder aangemaakt van het type 'Order door leverancier'. Deze order is direct definitief qua status en heeft ook al een export datum. Dit voorkomt dat de order in een later proces niet per ongeluk weer aangeboden wordt als nieuwe order bij de leverancier.

Er is overigens een wijzigingsverzoek bij GS1 gedaan om de functionaliteit rond een initiële order dan wel een bevestiging op een bestaande inkooporder meer expliciet te maken. De totale EDI specificaties van het order response bericht is te vinden in QA369.