Hoe stel ik de giftkaart koppeling met Intersolve in binnen RetailVista?

Dit document beschrijft het instellen van een digitale giftkaart koppeling met Intersolve in RetailVista. Als voorbeeld wordt de 'Fleurop' giftkaart gebruikt. Deze instructie bevat uitleg voor de kassa medewerker en uitleg voor kantoor over het instellen van RetailVista.  

RetailVista  is geschikt voor afhandeling van verschillende soorten giftkaarten. In deze documentatie wordt met ‘Giftkaart’ echter de Intersolve giftkaart bedoeld en wordt de Fleurop soms als voorbeeld gebruikt.

Kantoor instructie

De giftkaart uitbreidingen zijn beschikbaar vanaf RetailVista versie 2.188 en hoger. Het versienummer van RetailVista is te vinden onder aan het inlogscherm van RetailVista en binnen RetailVista via Help, Algemene informatie.

Wanneer u deze RetailVista versie nog niet heeft, voer dan eerst een RetailVista LiveUpdate uit of neem contact op met NedFox voor een update. Dit document gaat er vanuit dat de procedure voor een update bekend is.

Binnen RetailVista POS (kassa) is versie 2.1.4834 of hoger vereist. Deze versie kunt u vinden in de titelbalk van RetailVista POS. Als door NedFox versie 2.1.4834 vrijgegeven is, wordt daar melding van gemaakt bij het starten van de kassa.

Om de giftkaart functionaliteit te kunnen gebruiken is het belangrijk dat de Intersolve giftkaart interface licentie in RetailVista aanwezig is.

Controleer eerst de licentie via “Help, Algemene informatie”. De licentie ‘Intersolve Giftkaart interface’ moet in de licentie modules lijst vermeld worden. Neem contact op met NedFox wanneer dat niet het geval is.

Veel type giftkaarten worden uitgevoerd met een Ean128 barcode. De handscanner die gebruikt wordt, moet in staat zijn om Ean128 barcodes te scannen. Bij veel soorten scanners is dat mogelijk, maar moet dit wel geactiveerd worden in de scanner. Voor de meeste scanners die door NedFox geleverd zijn is een 'scansheet' beschikbaar. Deze sheet bevat een aantal barcodes die achter elkaar gescand moeten worden waarna Ean128 geactiveerd wordt. Neem contact op met de supportdesk van RetailVista om na te gaan of er een scansheet beschikbaar is voor de door ons geleverde scanner(s). Neem contact op met uw eigen leverancier wanneer u zelf scanners heeft ingekocht.

Ga nu binnen RetailVista naar “Extra, Instellingen, sectie Giftkaart integratie”. Controleer daar of de giftkaart integratie geactiveerd is. Onderstaande afbeelding toont het bijbehorende scherm.

Ga nu naar “Administratie, Type giftkaarten” om de Fleurop als type giftkaart aan te maken. Kies bij ‘Type giftkaart’ voor ‘Intersolve giftkaart met simultatie’ en geef als URL de link die door Intersolve is verstrekt. De velden ‘Verkoop init string, Betaling init string’ en ‘Eenmalige besteding’ mogen leeg blijven.

Ga nu naar “Administratie, Giftkaart autorisatie”.  Geef voor elke kassa terminal de Intersolve merchant ID op, samen met het Merchant wachtwoord en de Merchant checksum voor het type giftkaart ‘Intersolve met simulatie'. De Merchant Id en wachtwoord wordt door Intersolve verschaft, de Merchant checksum codes is bij de supportdesk op te vragen. Voor elke kassa terminal moet dus een Merchant ID, wachtwoord en checksum worden opgegeven!  

Ga nu naar “Start, Artikel onderhoud, Artikel onderhoud” en controleer of er al een giftkaart artikel bestaat van het giftkaart type ‘Intersolve met simulatie’. Via ‘Geavanceerd’ in het artikel zoekscherm kan gezocht worden op type giftkaart. Maak anders dit artikel aan als deze nog niet bestaat. In tegenstelling tot bijvoorbeeld de 'Nationale Tuinbon' bevat de Fleurop giftkaart geen voorloop gedeelte in de totale barcode waarin een artikel gecodeerd is. Om die reden kan een willekeurige barcode worden aangemaakt in artikel onderhoud ten behoeve van de verkoop van de Fleurop giftkaart.

Het BTW percentage is 0% (geen BTW) geef het artikel geen verkoopprijs. De kassa zal bij verkoop van deze cadeaubon dan vragen om de prijs op te geven. Het is ons niet bekend of de Fleurop voor vaste prijzen verkocht worden, in de meeste situaties bij electronische giftkaarten zal dat niet het geval zijn. Door toch een verkoopprijs op te geven bij het artikel zelf zal de kassa automatisch die waarde toekennen aan een verkochte cadeaubon. De in het hierna volgende voorbeeld gebruikte ‘Classificatie niveau 1’ is slechts een voorbeeld, u kunt zelf de te gebruiken classificatie bepalen.

De-selecteer nu in het tabblad ‘Verkoop’ de keuze ‘Omzet artikel’. De verkoop van een giftkaart is geen omzet maar vormt een balans positie in de financiële administratie. Markeer vervolgens de keuze ‘Giftkaart’ en kies bij ‘Type giftkaart’ voor ‘Intersolve met simulatie’.

Door deze handelingen is voor RetailVista nu bekend dat bij het scannen van barcode 9900000005238 een Intersolve giftkaart verkocht wordt met een variabele waarde.

Aanmaken betaalwijze

De inname van giftkaarten is geregeld via een betaalwijze. Ga nu naar “Administratie, Betaalwijzen” en controleer of er al een betaalwijze ‘Fleurop’ bestaat. Als dat het geval is, controleer dan of onderstaande gegevens correct ingevuld zijn.

Maak anders een nieuwe betaalwijze ‘Intersolve giftkaart' aan als de betaalwijze nog niet bestaat. Kies bij ‘Betaalwijze’ voor ‘Giftkaart integratie’ en kies bij ‘Type giftkaart’ voor ‘Intersolve met simultatie’.

Geef eventueel een volgnummer aan om de positie van deze betaalwijze aan te geven in de lijst van betaalwijzen. Op touchscreens bestaat de mogelijkheid dat dit geen effect heeft als er vaste betaalwijze knoppen in de layout gecodeerd zijn. Neem in dat geval contact op met de supportdesk van NedFox om de layout aan te laten passen.

Op deze betaalwijze is wisselgeld niet toegestaan (de klant krijgt geen contact geld terug als er meer wordt betaald met de giftkaart als het te betalen bedrag).

RetailVista is nu gereed om giftkaarten te verkopen en te ontvangen.

Kassa instructie / Verkoop van giftkaart

Start de kassa en geef de artikel barcode van een Intersolve giftkaart. Dit is niet de barcode zoals die op de giftkaart geprint is, maar de barcode van het eerder aangemaakte artikel. In onderstaand voorbeeld wordt uitgegaan van verpakking barcode 9900000005238, gevolgd door kaartnummer 6280501100861745081. Na het scannen van die barcode verschijnt een scherm ‘Giftkaart verkoop’. Scan nu de barcode van de giftkaart zelf. Geef vervolgens de waarde op die aan de kaart moet worden toegekend.

Deze transactie kan nog aangevuld worden met extra artikelen en moet vervolgens betaald worden via de gebruikelijke betaalwijzen. Het kaartnummer wordt uiteindelijk op de kassabon geprint.

Verzilveren van giftkaart

Het grote voordeel van digitale giftkaarten is dat deze gebruikt kunnen worden om in delen te betalen. De verzilvering van een giftkaart vindt plaats als betaalwijze. Dit wijkt af van spaarkaarten, het verzilveren van een spaarkaart wordt als korting op de transactie verwerkt. Met giftkaarten is dat niet toegestaan. Na het scannen van een of meerdere artikelen kan in het betaalscherm gekozen worden voor een geheel of gedeeltelijke betaling via giftkaart, in dit geval de ‘Intersolve giftkaart’.

Na het selecteren van de betaalwijze ‘Intersolve giftkaart’ en opgave van een te betalen bedrag van 1,75 verschijnt een scherm ‘Giftkaart betaling’. Scan daarin de barcode van de giftkaart. Er zal vervolgens een saldo controle worden uitgevoerd. Als het saldo toereikend is kan dit scherm met nogmaals ’Enter’ of ‘Ok’ worden afgesloten.

Afhankelijk van de instellingen van RetailVista en of de transactie met deze betaling volledig afgerond is, zal de transactie automatisch worden gesloten en wordt de giftkaartmutatie definitief verwerkt.

Saldo informatie

Via het menu ‘Verkopen, giftkaart details’ kan het saldo van een giftkaart worden opgevraagd. De eerder verkochte giftkaart 6280501100861745081 met een waarde van 25,00 euro is later gebruikt om 1,75 euro mee te betalen. Het restsaldo van 23,25 blijkt dan ook uit het hierna volgende scherm.

Veelgestelde vragen

Vraag: Wat is het verschil tussen een Intersolve met en zonder simulatie?
Antwoord: Op sommige type giftkaarten kan Intersolve eerst een simulatie doen of de giftkaart opgewaardeerd of afgewaardeerd kan worden. De definitieve op- of afwaardering vindt dan pas plaats bij het einde van een transactie. Bij type giftkaarten die dat niet ondersteunen moet gekozen worden voor 'Intersolve zonder simultatie'. Verkoopt een winkel beide soorten giftkaarten, dan is het advies van Intersolve om alle giftkaarten af te handelen 'zonder simultatie'.

Vraag: Wat zijn de 1 en 3 stap vouchers van Intersolve?
Antwoord: Dit zijn geen giftkaarten maar toegangsbewijzen en telefoonkaarten. De instellingen hiervan worden in een separate QA behandeld en het gebruik van deze types vraagt een eigen licentie.

Vraag: Wat gebeurd er als een giftkaart verkocht wordt op basis van 'met simulatie' terwijl de giftkaart simulatie niet ondersteund?
Antwoord: In dat geval zal er een foutmelding vanaf Intersolve ontstaan dat er een ongeldige operatie wordt uitgevoerd.

Vraag: Ik krijg na 20 seconden wachten met de melding ‘Bezig met verbinding maken giftkaart provider’ de melding 'Er is een timeout opgetreden voor de bewerking. Wat betekent dit?
Antwoord: De giftkaart provider kan niet worden bereikt via Internet. Controleer uw Internet verbinding.

Vraag: Bij de verkoop van een giftkaart krijg ik de melding 'Deze giftkaart is al geactiveerd'. Wat betekent dit
Antwoord: Een giftkaart kan slechts één keer verkocht worden. Deze giftkaart is al eerder verkocht en bevat mogelijk nog saldo.

Vraag: Hoe kan ik de saldo checker gebruiken?
Antwoord: Het is ons momenteel niet bekend of er een saldo checker beschikbaar is op Internet voor de Fleurop.

Vraag: Telt de verkoop van een giftkaartmee in de omzet?
Antwoord: Nee. Doordat het aan de giftkaart gekoppelde artikel is voorzien van de indicatie 'Geen omzet' worden verkochte giftkaarten buiten de omzet gehouden.

Vraag: Als ik geen Internet heb, kan ik dan een giftkaart verkopen?
Antwoord: Nee, als er geen Internet is kan de giftkaart niet opgewaardeerd worden en kan er ook geen check plaatsvinden of de giftkaart misschien al eerder verkocht is. 

Vraag: Wat is de verpakking barcode van de Fleurop?
Antwoord: Ons is niet bekend of er een luxe verpakking beschikbaar is bij de Fleurop giftkaart. 

Vraag: Als ik geen Internet heb, kan ik dan een giftkaart innemen?
Antwoord: In principe niet.

Vraag: Wanneer wordt een verkochte giftkaart werkelijk geactiveerd?
Antwoord: Als er gewerkt wordt 'met simulatie' dan pas bij het sluiten van de kassa transactie. Een giftkaat moet in dat geval dus niet eerder worden meegegeven als wanneer de transactie volledig afgewikkeld is. Bij giftkaarten 'zonder simulatie' wordt de kaart op het moment van scannen al geactiveerd en is vanaf dat moment dus geld waard.

Vraag: Wanneer wordt bij betalen met een giftkaart het saldo in mindering gebracht op de kaart?
Antwoord: Als er gewerkt wordt 'met simulatie' dan vindt de werkelijke afboeking plaats bij het sluiten van de transactie. Als bij het betalen als betaalwijze voor ‘Intersovle giftkaart’ wordt gekozen, dan moet de kaart gescand worden en vindt alleen een saldo controle plaats.

Bij een giftkaart 'zonder simulatie' wordt het saldo na het scannen en saldo controle direct verminderd.

Vraag: Ik heb een afgekeurde transactie bij het printen van een einde dag afslag. Hoe krijg ik die transactie alsnog succesvol verwerkt?
Antwoord: Mocht bij het verwerken van een giftkaart betaling bij het sluiten van een transactie het saldo toch niet in mindering gebracht kunnen worden, dan wordt de transactie afgekeurd en moet de afschrijving handmatig verwerkt worden. Neem contact op met de supportdesk van RetailVista.

Vraag: Bij het starten van de kassa verschijnt de melding ‘Op dit moment kan er geen verbinding gemaakt worden met de Intersolve giftkaart service. Bij het gebruik van een giftkaart wordt opnieuw geprobeerd of de service bereikbaar is! Neem contact op met de supportdesk van RetailVista als deze melding blijft bestaan.’ Wat betekent dit?
Antwoord: Er kan geen verbinding gemaakt worden met Internet waar de giftkaart transacties van Intersolve verwerkt worden. Controleer uw Internet verbinding.

Vraag: Op de kassabon staat als betaalreferentie een tekst vermeld als ‘33-1-3-25356-1’. Wat betekent dat?
Antwoord: Dit is een unieke betalingsreferentie die gebruikt kan worden om navraag bij Intersolve te doen over de betaling met een giftkaart. De referentie bestaat uit het bedrijfsnummer van de RetailVista, vestiging nummer, kassa, kassabon nummer en betalingsnummer (1e betaling, 2e betaling et cetera).

Vraag: Wat is de URL van de productie omgeving?
Antwoord: Intersolve informeert u over de te gebruiken URL.

Vraag: Hoeveel licenties heb ik nodig?
Antwoord: Om te kunnen communiceren met Intersolve voor de verkoop van giftkaarten heeft u éénmaal de licentie 'Intersolve giftkaart interface' nodig. Het doet er niet toe hoeveel verschillende soorten giftkaarten u verkoopt, mits deze maar door Intersolve afgehandeld worden. Wilt u daarnaast ook bijvoorbeeld RetailVista giftkaarten verkopen én giftkaarten van TCS (waaronder Fashion Cheque) dan heeft u twee aanvullende licenties nodig, namelijk de 'RetailVista giftkaart interface' en de 'TCS giftkaart interface'.

Vraag: Kan ik met deze integratie ook telefoon en concertkaarten verkopen van Intersolve?
Antwoord: Nee, de hele verwerking van dit soort kaarten (vouchers genoemd) vindt op een ander manier plaats en vereist een aparte 'Intersolve voucher interface' licentie.