Hoe stel ik de rembours afhandeling in van reserveringen in RetailVista?

RetailVista heeft de mogelijkheid om reserveringen die niet of niet voldoende aanbetaald zijn toch te bezorgen bij klanten. Het is altijd essentieel dat bij bezorgen éérst de omzet in POS (of backoffice op rekening) gemaakt is. De uitgifte app zal niet eerder toestemming geven om een reservering te overhandigen als wanneer de omzet gemaakt is. Daarmee wordt overigens ook de voorraad definitief verlaagd, maar dat terzijde.

Bij het 'afrekenen' van een reservering wordt een webshop kassa standaard zo ingesteld dat het totaalbedrag op de (enige) betaalwijze 'contant' slechts 0 mag zijn. Het minimum én het maximum van die betaalwijze moet ingesteld worden op 0 euro. Dit houdt in dat de kassa een controle doet dat de reservering volledig aanbeaald is. Er zijn echter klanten en situaties waarbij er slechts een deel aanbetaald is, of zelfs in het geheel niet. De klant wil dan afrekenen bij het bezorgen van de reservering. De kassa omgeving zal standaard echter geen reserveringen willen afhandelen die onvoldoende aanbetaald zijn.

De oplossing zit in het aanmaken van een pakketdienst waarbij aangegeven wordt dat rembours op die pakketdienst toegestaan is. Onderstaand is een voorbeeld van die instelling.

Te zien is dat bij de pakketdienst óók een artikel moet worden opgegeven voor rembours. Zodra een reservering in POS geimporteerd wordt waarbij onvoldoende aanbetaald is en waarbij een rembours pakketdienst toegekend is, zal de vraag gesteld worden dat er onvoldoende aanbetaald is en wordt gevraagd of het restbedrag via rembours mag worden afgehandeld. Als die vraag met 'Ja' wordt beantwoord, dan wordt in POS een extra verkoop regel aan de geimporteerde reservering toegevoegd met als bedrag het te betalen rembours bedrag. Het betreft eigenlijk een 'verkoop' van een rembours regel. Aangezien elke verkoop regel in POS een artikel nummer nodig heeft is het verplicht om in bovenstaand scherm dat artikel op te geven. Dat artikel moet van het type 'Rembours' zijn en geldt dan niet als omzet artikel maar als 'balans' artikel.

Nadat de pakketdenst aangemaakt is, moet een transport type worden aangemaakt waarbij de eerder aangemaakte pakketdienst wordt gekoppeld. Onderstaand is een voorbeeld van eigen transport waarbij rembours toegestaan is.

De code van deze transportwijze is 'ITR' (afkorting voor Intern Transport Rembours). In geval van een webshop integratie zal dit transport type als mogelijke verzendwijze moeten worden aangeboden. Een consument kan dan kiezen voor de verzendwijze 'Bezorging met rembours' waarna intern dit type transport in het webshop order bericht mee gestuurd wordt. Het is dan niet meer nodig om in de webshop een betaling af te dwingen.

Als reserveringen met dit type transport hierna in POS geimporteerd worden, dan zal er dus melding ontstaan wanneer er onvoldoende aanbetaald is en kan er voor gekozen worden om de reservering toch uit te leveren via rembours.

In de backoffice zal op de reservering na verwerking door RetailVista POS bij de reservering een rembours bedrag vermeld worden. Onderstaand voorbeeld toont een bedrag van 74 euro als te betalen aan rembours kosten.

Het advies is om bij de uitgifte van de reservering gebruik te maken van de uitgifte applicatie in RetailVista Mobile. Deze zal bij deze reservering een geel vlak aangeven en melden dat de reden voor de gele indicatie is dat er nog een rembours bedrag van 74 euro betaald moet worden aan de bezorger. Als dat gebeurd is mag de reservering overhandigd worden en zal in bovenstaand scherm voorbeeld automatisch een vinkje verschijnen bij 'Rembours zending is betaald door klant aan bezorger'.

Het laatste wat de bezorger nu nog moet doen na afloop van de bezorging is het geld afstorten. Tot die tijd heeft de bezorger in feite een schuld aan de winkel om nog 74 euro te betalen. In de boekhouding staat het bedrag van 74 euro open als balans post met 'nog te onvangen rembours gelden'. In RetailVista POS in het menu 'Betalingen' bestaat een menukeuze 'Afstorten rembours betaling'. Hierna verschijnt dan onderstaand scherm waarin de reservering moet worden opgegeven. RetailVista POS zal hierna het te ontvangen rembours bedrag berekenen en tonen als weergave veld. Het is niet mogelijk het rembours bedrag te veranderen, de bezorger moet in dit voorbeeld eenvoudigweg 74 euro voldoen. Dit geldt komt als contant geld in RetailVIsta POS en zal eind van de dag onderdeel zijn van de kas opmaak. Als gebruik gemaakt is van een betaalterminal dan moet er ook afgestort worden, hoewel het dan niet om fysiek geld gaat. Kies in dat geval als betaalwijze voor 'Mobiel EFT'.

Na deze handelingen zullen in de reservering vinkjes verschenen zijn bij rembours zending is betaald door klant én bij rembours is afgestort (door bezorger).

Hiermee is de uitgifte van een rembours reservering afgehandeld.