Hoe stel ik een integratie met bol.com in vanuit RetailVista?

Vanaf de voorjaar 2022 update van RetailVIsta ERP is een integratie met bol.com gerealiseerd. Die integratie kon alleen orders ophalen en pakket informatie terug sturen (track & trace). Vanaf de najaar 2022 update is het ook mogelijk om voorraad en prijs informatie naar bol.com te sturen.

De huidige integratie in RetailVista met bol.com is geschreven op basis van de 'versie 8' specificaties van bol.com. In de toekomst zal RetailVista nieuwere versies gaan toepassen. Neem eventueel contact met de supportdesk om na te gaan welke integratie versie met bol.com de meest recente is in RetailVista.

Licenties

Om gebruik te kunnen maken van de bol.com integratie is minimaal een licentie 'bol.com integratie' nodig. Verder is de licentie 'Verkooporders Plus' verplicht en moet een extra webshp CAL worden aangeschaft.

Als er niet alleen bezorgd wordt via de standaard pakketdienst (PostNL of SendCloud) maar ook met 'eigen transport' dan is ook de licentie 'Bezorg administratie' verplicht. De reden daarvoor is dat bol.com voor eigen transport ook wil weten wat de actuele status van dat soort orders is. Door de bezorg administratie te gebruiken wordt er behalve een bezorgopdracht ook een pakket aangemaakt voor een min of meer fictieve pakketdienst 'Eigen transport'. Dit pakket wordt gecommuniceerd naar bol.com.

Algemeen

De integratie met bol.com werkt twee richtingen op. RetailVista haalt automatisch alle orders op uit bol.com. Hiervan worden verkooporders gemaakt. De verkoopprijs en (vrije) voorraad van artikelen wordt naar bol.com gestuurd, samen met track & trace informatie van reserveringen die aangemeld zijn door RetailVista bij pakketdiensten. Om dit mogelijk te maken is in ieder geval de webshop integratie licentie nodig, de bol.com interface en 'Fulfilment Plus'.

Voorraad en prijzen kunnen maximaal ieder half uur worden bijgwerkt, orders kunnen elk kwartier worden opgehaald. Bol.com is wel kritisch op het gebruik van hun 'resources', het kan daarom gewenst zijn om iets minder vaak gegevens uit te wisselen. Als de interval tijden te hoog staan en er zijn veel mutaties, dan bestaat de kans dat een taak wordt afgekeurd met meldingen over teveel gebruik van resources. 

Configuratie

De eenmalige configuratie van de integratie tussen RetailVista en bol.com bestaat uit een aantal stappen. Maak eerst in RetailVista een webshop aan. Een webshop hoort altijd bij 1 vestiging, daar komen de orders binnen en vanuit die vestiging worden ook de voorraadstanden verstuurd. De code van de webshop doet er niet echt toe maar is een verplicht veld. Geef als type webshop 'bol.com' op.

In het tabblad 'Integratie' kan ingesteld worden wat de URL is van de API server van bol.com. Bij 'Geavanceerde instellingen' moet een ApiKey en ApiSecret opgegeven worden. Deze informatie is afkomstig uit de API instellingen bij bol.com. Het is daar mogelijk om een aparte set van API key en secret aan te maken voor een applicatie.

Omdat orders vanuit bol.com door RetailVista worden omgezet in standaard order berichten is het nodig om een transport type aan te maken en in te stellen bij geavanceerde instellingen. In onderstaand voorbeeld wordt code 'BEZ' gebruikt als transport type. Deze code moet dus bestaan bij de transport types. Hetzelfde geldt voor een type aanbetaling, in onderstaand voorbeeld wordt aanbetaling type 'BOL' gebruikt. Er moet dus een type aanbetaling bestaan met die code.

Vanaf RetailVista versie 22.20 is de functionaliteit van deze transportTypeCode uitgebreid. Het is nu mogelijk om een landcode onderdeel te maken van de mapping naar een transport type. De oude methodiek wordt nog steeds ondersteund met een vaste mapping naar een transport type, en kan worden beschouwd als 'fallback'. Het is nu echter mogelijk om bepaalde land codes een specifieke transport type te geven. Dit kan handig zijn in situaties waarbij een pakketdienst per land wordt aangemaakt waarbij een specifieke transport type per land wordt gekoppeld aan een specifieke pakketdienst. Op die manier kan voorkomen worden dat bij aanmelden van een reservering in de inpak applicatie of RetailVista POS de verkeerde pakketdienst geselecteerd wordt waardoor het verzend label niet correct kan worden afgehandeld. De syntax van deze transport type aanduiding is:

transportTypeCode=<Land code>|<Transport type code>

Voorbeeld: TransportTypeCode=BE|Bezorg-BE

Als een webshop order wordt ontvangen met een bezorg adres met landcode 'BE' (Belgie) dan wordt de order gekoppeld met het transport type met code 'Bezorg-BE".

In het hierna volgende tabblad kan opgegeven worden of orders opgehaald mogen worden uit bol.com. Elke order in RetailVista heeft verplicht een classificatie nodig, die het verdere gedrag van de afhandeling bepaalt. In onderstaand tabblad is die classificatie op te geven.

In onderstaand tabblad is instelbaar of er ook pakket informatie (track & trace) naar bol.com moet worden gestuurd, en of artikel informatie mag worden verstuurd. Let op: RetailVista maakt geen artikelen aan in bol.com maar werkt uitsluitend de verkoopprijs en voorraadstand bij. Hiervoor wordt gekeken naar alle webshop artikelen in RetailVista die zijn toegekend aan deze bol.com webshop. Als er webshop artikelen in RetailVista bestaan die niet gevonden kunnen worden in bol.com, dan worden die eenvoudigweg overgeslagen.

Een tweetal andere instellingen zijn SyncPrices=0 (of 1) en SyncStock=0 (of 1). Hiermee kan ingesteld worden dat de prijzen en/of voorraad wel of niet worden verstuurd. Standaard worden beide gegevens verstuurd, maar door deze instelling is het ook mogelijk om bijvoorbeeld alleen de voorraad in bol.com actueel te houden.

Maak als laatste nu een taakplanning aan om te communiceren met webshops. Hierna kan de communicatie worden opgestart.

Terugmelden van status van orders

De integratie met bol.com vanuit RetailVista ondersteund ook het terugmelden van de status van orders. Dit werkt via de pakketten bij reserveringen. Zodra een pakket een track & trace code heeft, dan wordt deze teruggestuurd naar bol.com. Het is wel belangrijk om de export van pakketten te activeren in het tabblad 'Export' in webshop onderhoud.

Verder is het belangrijk om elke pakketdienst carrier code te voorzien van een export code naar bol.com. Deze code wordt door bol.com gebruikt om een correcte mapping te maken voor de eind-consument naar een track & trace URL. De lijst van mogelijke codes staat beschreven op de API website van bol.com, op onderstaande website link:

https://api.bol.com/retailer/public/Retailer-API/v6/functional/orders-shipments.html

Bovenstaand scherm geeft het voorbeeld voor een Post NL zending van 0-23 kg. Bij bol.com moet die aangemeld worden met de code 'TNT'. In bovenstaand scherm is deze code 'TNT' daarom ingevuld bij 'Export code'.

Terugmelden van status van orders zonder track & trace codes

Er is nog een bijzondere afhandeling naar bol.com voor orders zonder track & trace codes. Dit gaat om bestellingen van klant die met eigen transport bezorgd worden (of eventueel afgehaald). Er zal dan geen aanmelding bij een track & trace provider plaatsvinden waardoor er geen codes zullen ontstaan. Toch is het belangrijk dat de status van deze orders wel teruggemeld wordt bij bol.com, omdat Bol anders na een aantal weken automatisch geld gaat terugstorten naar de consument, omdat ze er vanuit gaan dat de order niet geleverd is!

Dit is op te lossen door de hierna volgende stappen uit te voeren:

1 - Maak een pakketdienst 'Eigen bezorging' aan. Koppel geen type pakketdienst aan deze pakketdienst, zoals bijvoorbeeld Post NL, SendCloud etcetera. Door geen type te koppelen zullen (kunnen) er geen pakketten worden aangemeld bij deze pakketdienst.

2 - Maak een transport type 'Eigen bezorging' aan en koppel deze aan de pakketdienst 'Eigen bezorging'.

3 - Bol.com ondersteunt een pakketdienst code 'COURIER' waarmee je aangeeft dat sprake is van een bezorgafspraak en dat er dus geen track & trace codes gaan ontstaan. Geef daarom deze code 'COURIER' op als export code bij de in stap 1 aangemaakte pakketdienst.

De verzending van track & trace barcodes vindt altijd pas plaats als een reservering verkocht is. Bij een te bezorgen reservering kan het wel eens langer duren dat een dan het standaard aantal dagen waarna bol.com automatisch geld terug gaat storen. omdat een bezorging gepland moet worden. Om die reden wordt al bij de aanmaak van een reservering MITS een bezorgopdracht aangemaakt wordt, ook direct een reservering pakket aangemaakt.

Bij het onderhoud van transport types kan ingesteld worden dat bij 'Eigen bezorging' automatisch een bezorgopdracht aangemaakt wordt.