Hoe werkt FIFO?

Dit document beschrijft de werking van FIFO, een alternatief op het standaard voorraadwaardering algoritme van RetailVista. FIFO staat voor 'First in First out'.

Standaard werkt RetailVista met de laatst bekende inkoopprijs. Als er een artikel verkocht wordt, dan wordt bij die verkoop regel de inkoopprijs van het artikel op moment bepaald. Die inkoopprijs wordt opgeslagen bij de verkoopregel zodat achteraf daaruit de marge berekend kan worden.

Ook bij het printen van een voorraadrapportage wordt de actuele voorraad van een artikel vermeningvuldigd met de inkoopprijs van de artikelen op dat moment.

Het nadeel van deze manier van bepalen van de inkoopprijs is dat er geen rekening wordt gehouden met bijvoorbeeld inkopen tegen actieprijzen. Een partij die goedkoper ingekocht wordt, wordt verkocht tegen de reguliere inkoopprijzen, wat een te laag marge beeld geeft.

Binnen de artikelstatistiek kan de informatie m.b.t. Fifo bekeken worden, zie onderstaand voorbeeld:

Door de FIFO licentie te gaan gebruiken wordt er gewerkt met partij administratie. Zodra een artikel verkocht wordt, dan wordt op basis van de voorraad van dat artikel terug gezocht uit welke ontvangst boekstuk dat artikel afkomstig zou zijn. Vervolgens wordt de inkoopprijs uit dat ontvangst boekstuk toegepast. Als een partij dus goedkoper wordt ingekocht, dan zal FIFO een goedkopere inkoopprijs vinden en dus een beter marge beeld geven. Het is wel essentieel dat bij het opboeken van artikelen met de juiste inkoopprijs gewerkt wordt, anders gaat FIFO nooit meerwaarde bieden.

Om die reden is het zeer handig dat de EPL (Electronische pakbon) ook inkoopprijzen bevat. Standaard is dat binnen EDI niet het geval, maar er zijn specifieke implementaties bekend waarbij er wel een inkoopprijs meegestuurd wordt.

Verder leidt een opboeking tot een herberekening van de gemiddelde inkoopprijs op basis van FIFO. Als FIFO actief is, dan wordt bij de vermelden van voorraadwaardes overal de waarde op basis van FIFO vermeld. De correctheid van de waarde van de voorraad wordt dus ook beter als FIFO gebruikt wordt.

FIFO is geen black box: In vestiging onderhoud kan de logging voor FIFO geactiveerd worden. Uit deze log wordt inzichtelijk hoe RetailVista komt tot een bepaalde gemiddelde inkoopprijs. Daarmee is de werking van FIFO controleerbaar.