Hoe werkt giftkaart ondersteuning in order fulfilment proces?

Vanaf de najaar 2023 update van RetailVista ERP is giftkaart ondersteuning toegevoegd aan het fulfilment proces. Waar het handmatig activeren van giftkaarten in RetailVista POS tot dusver nog noodzakelijk was,  kan dat vanaf nu automatisch. De verkoop van digitale giftkaarten kan geheel automatisch verlopen, de verkoop van fysieke kaarten vraagt alleen nog om deze te scannen als onderdeel van de inpak applicatie. Om gebruik te kunnen maken van deze functionaliteit is de licentie 'Verkooporders Plus' nodig.

De volgende zaken moeten worden ingeregeld om dit goed te laten werken:

- Maak voor zover niet al aanwezig aparte artikelen aan voor digitale versus 'fysieke' giftkaarten. De indicatie voor een digitale giftkaart wordt geregeld bij de 'type giftkaarten'. Koppel een artikel aan het juiste type giftkaart zodat RetailVista het onderscheid kan maken tussen digitaal en fysiek. Dit onderscheid is nodig omdat verkochte digitale giftkaarten automatisch kunnen worden verwerkt door RetailVista, terwijl fysieke giftkaarten altijd nog een handmatige handeling vereisen, namelijk het scannen van een fysieke pas die geactiveerd zal gaan worden.

- Geef bij de verkooporder classificaties aan dat digitale giftkaarten automatisch door RetailVista mogen worden aangemaakt, en geef daarbij tevens aan welke giftkaart definitie voor dat soort giftkaarten moeten worden toegepast. Het is erg belangrijk om deze instellnig af te stemmen met een eventuele webshop productent, omdat er situaties zijn waarin zij al een giftkaart hebben aangemaakt als onderdeel van het bestelproces. Als deze rol mag overgenomen wordt door RetailVista waarbij deze instelling dus geactiveerd wordt, dan moet het CMS beslist stoppen met deze functionaliteit. Anders bestaat het risico dat een klant 2 of meer giftkaarten ontvangt terwijl er bijvoorbeeld maar 1 besteld is.

Zodra er nu een verkooporder ontstaat met daarin één of meer digitale giftkaarten, dan zullen de digitale giftkaart regel(s) worden afgesplitst in een aparte reserveringen. Deze reserveringen worden voorzien van de indicatie 'auto fulfilment'. Dit betekent dat dit soort reserveringen in principe zonder tussenkomst van een gebruiker (en/of een inpak applicatie) kunnen worden verwerkt door RetailVista. Het enige voorbehoud kan zijn dat er bijvoorbeeld geen volledige betaling gedaan is en de klant ook geen debiteur is. Dan zal de reservering achterblijven en moet deze handmatig worden verwerkt tot een levering op rekening. Bij deze aparte reservering worden direct een of meer digitale giftkaarten gegenereerd en gekoppeld aan de bijbehorende reservering regels.

Voor fysieke en digitale kaarten is ingebouwd in RetailVista ERP dat de gekoppelde giftkaarten bij een reservering automatisch geactiveerd worden tijdens het omzetten van een reservering naar een levering op rekening. Het enige wat bij de inpak applicatie moet gebeuren in geval van bestelde 'fysieke' giftkaarten is het scannen van een of meerdere giftkaarten als die onderdeel zijn van een geraapte reservering. De inpak applicatie koppeld die giftkaarten (in een niet-geactiveerde staat) aan de reservering, waarna de verwerking van die reservering automatisch deze giftkaarten activeert.

Alle giftkaarten (zowel digitaal als fysiek) zijn terug te zien in het nieuwe tabblad 'Giftkaarten' in zowel de verkooporder als de reservering. Zolang een reservering nog niet is omgezet naar een levering op rekening zijn de giftkaarten al wel zichtbaar, maar hebben ze nog de status 'Niet geactiveerd'.

Als bij een giftkaart een email adres opgegeven is (verplicht bij digitale giftkaarten) dan wordt er bij de activatie van giftkaarten ook automatisch een uitgaande email aangemaakt. Via de taakplanner zullen dit soort emails automatisch verstuurd worden. Door alle bovenstaande functionalitiet goed te combineren is het dus mogeljik dat een consument van een bestelde digitale giftkaart in een webshop bestelling automatisch al binnen enkele minuten na verzending van de order een email ontvangt met de aangevraagde giftkaarten. Om deze automatische verzending mogelijk te maken is het wel verplicht om een rapportage layout in te stellen bij de 'type giftkaart' zodat die rapportage als PDF in de bijlage bij de email mee gestuurd wordt.

Het is denkbaar dat bij een eventuele bug in RetailVista of een vergeten instelling dat automatische reserveringen een keer niet omgezet kunnen worden naar een levering op rekening.  Om die reden is het aan te raden om ook een taakplanning aan te maken die op interval basis alle 'automatische' reserveringen alsnog omzet naar een leveirng op rekening. Deze taakplanning beoordeeld reserveringen die gemarkeerd zijn als 'auto fulfilment' en reserveringen waarbij in de verkooporder classificatie ingesteld is dat reserveringen automatisch mogen worden omgezet naar leveringen op rekening. Om te voorkomen dat een eventuele bug voorkomt dat de levering op rekening wordt aangemaakt (of dezelfde missende instelling) wordt gemarkeerd als 'auto levering op rekening mislukt' zodat die reservering niet telkens opnieuw opgepakt wordt door de taakplanner. De taakplanning moet van het type 'Auto reserveringen naar leveringen op rekening' zijn.