Inleiding inventariseren procedures

Inventariseren is het tellen van je voorraad met als doel om die correcte te krijgen en/of te controleren. Een groot verschil ten opzichte van individuele voorraad correcties is dat men inventariseren een grotere groep van artikelen wordt geteld, waarbij er op het moment van tellen nog niets veranderd aan de actuele voorraad. Pas aan het eind van een inventarisatie (of deel daarvan) wordt de uiteindelijke voorraad bijgewerkt/gecorrigeerd.

Het inventarisatie proces kent een aantal uitdagingen zoals de periode waarbinnen de inventarisatie plaats vindt, maar ook de zekerheid of alles geteld is en hoe zich dat verhoudt met de actuele voorraad. Ook moet er op een zeker moment een nulstelling van de niet getelde voorraad gedaan worden, vooraf of na afloop van de inventarisatie. De hierna volgende procedures geven een toelichting daarop.

Wat RetailVista nog niet kent is cyclisch inventariseren. Dit betekent dat je het hele jaar door inventariseert, steeds in kleine stukjes. De reden dat cyclisch inventariseren nog niet mogelijk is, zit hem in het feit dat we niet goed weten waar artikelen zich geografisch bevinden. Bij cyclisch inventariseren ga je een in feite een kleine zone volledig inventariseren. En wat daar dan niet meer geteld is (wat zich dus niet meer in de zone bevindt) zou dan na afloop op nul gesteld moeten worden. Deze manieren van inventariseren vereist dus dat de hele winkel in zones wordt opgedeeld en dat bij een nieuwe indeling van de winkel al die zones opnieuw moeten worden ingericht. Met tuincentra als de voornaamste branche waar wij ons op richten is cyclisch inventariseren vanwege de enorme oppervlaktes, grote assortimenten en regelmatige seizoenswisselingen een lastig realiseerbaar vraagstuk. Dat zich hem niet zozeer in de techniek, maar meer in de randvoorwaarden die dan aan de retailer gesteld worden om het volledige artikel assortiment in zones correct bij te houden.

Voorlopig gaan onze inventarisatie procedures over het jaarlijks inventariseren van jouw winkel.

Voorbereiding op inventariseren

Om te kunnen beginnen met inventariseren is een goede planning eigenlijk de belangrijkste. Met een goede planning is duidelijk welke medewerker welk deel van een winkel of magazijn gaat scannen. Je wilt absoluut voorkomen dat een deel door twee of meer medewerkers gescand wordt. En je wilt voorkomen dat een deel helemaal overgeslagen wordt. We adviseren daarom om de winkel in gebieden op te delen, bijvoorbeeld met stelling nummers, gang nummers of zones. Spreek daarna duidelijk af wie welk deel doet. Het werkt daarbij goed als er een totaal overzicht beschikbaar is van alle uit te tellen zones en teken daarop af als iemand klaar is met een bepaalde zone. Laat geen twee of meer medewerkers in dezelfde stelling, gang of zone tellen. Maak die stelling, gang of zones dus niet te groot. Als uiteindelijk alle stellingen, gangen en/of zones afgemeld zijn dan weet je dat je klaar bent met de werkelijke inventarisatie en kan je daarna overgaan tot verschillende controles en het definitief maken van de tellingen.

Leeg maken inventarisatie tellingen

Behalve een duidelijke instructie en werkverdeling is het ook belangrijk in de voorbereiding om eventuele oude tellingen nog te verwijderen. Zorg dus dat het inventarisatie tellingen bestand 'leeg' is.

Scanners

Voor het inventariseren wordt gebruik gemaakt van scanners. En dan hebben wij het over 'online' scanners die dus verbonden zijn via Wifi met het Internet. Elke telling die gedaan wordt, wordt direct opgeslagen in RetailVista. Het grote voordeel hiervan is dat er direct een aantal controles gedaan kunnen worden zoals bijvoorbeeld of een artikel al eerder geteld is. Maar ook dat het tijdstip van de telling exact vastligt. RetailVista gebruikt dat om eventuele verkopen voor of na die tijd op een juiste manier te verwerken in de uiteindelijke voorraadstand. Als je om 10:00u 's ochtends 10 artikelen telt en een consument koopt om 11:00 's ochtends 1 artikel, dan zal bij het verwerken van de telling als aantal 9 stuks gehanteerd worden.

Gebruikers accounts

Het aanmaken van gebruikers kost niets extra in RetailVista. Dus bezuinig er niet op en geef elke gebruiker zijn eigen account. En zorg dat bij de 'Mobiele apparaten' geen vaste accounts gekoppeld worden aan een bepaalde scanner. Als iedereen met zijn eigen account inlogt, dan kan je ook na afloop precies terug vinden wie wat geteld heeft. Handig om eventuele fouten terug te kunnen herleiden. En jouw accountant wordt er ook blij van, want zelfs na het doorboeken van de tellingen kan je nog altijd terugkijken in de originele tellingen hoe een bepaalde voorraad tot stand gekomen is.

Moet de winkel dicht?

Nee, absoluut niet. Doordat het exacte tijdstip van een telling vastgelegd wordt is er geen goede reden meer om een winkel volledig te sluiten. Ja, in bovenstaand voorbeeld bij 'Scanners' zou het ook voor kunnen komen dat een klant om 10:59 iets in zijn winkelmandje doet en dat om 11:01 weer teruglegt. Op dat moment tel je om 11:00 9 artikelen en dat zal uiteindelijk dan ook als nieuwe voorraad worden verwerkt. Maar wij noemen dat 'ruis'. Is het de moeite voor die enkele paar uitzonderingen om een winkel te sluiten, met het verlies van 1 of 2 dagen omzet en het risico dat de consument voor een gesloten deur staat en naar jouw concurrent toe gaat?

Fouten bij tellen, dubbel tellen

We gaven het eerder al aan: een goede planning op wie gaat waar inventariseren is een belangrijk aandeel in de totstandkoming van een succesvolle inventarisatie. Toch kan het voorkomen dat iemand zich vergist in een stelling, rij of zone. In RetailVista kan ingesteld worden of er een melding in de scanner mag verschijnen als blijkt dat een artikel al eerder gescand is. Iemand die een zelfde rij dus nog een keer gaat scannen kan direct een melding krijgen dat een artikelen al eerder gescand is. Het gaat om de instelling 'Automatisch aantal toevoegen' zoals hieronder weergegeven. Standaard wordt er een melding gegeven als een artikel eerder gegeven is en wordt aan de gebruiker de keuze voorgelegd of het getelde aantal als nieuwe totaal aantal mag worden beschouwd of dat het gescande aantal als extra inventarisatie regel moet worden toegevoegd. Door onderstaande instelling te activeren zal er geen vraag gesteld worden als een artikel al eerder gescand is, en zal het nieuw opgegeven aantal automatisch toegevoegd worden als extra inventarisatie regel.

Tellingen terugzoeken na verwerking

Tellingen zijn na het verwerken niet 'definitief' weg. Ze worden gemarkeerd als 'verwerkt' en zijn daarom standaard niet meer zichtbaar en kunnen ook niet nog een keer verwerkt worden. Maar via 'artikel statistiek' is het bijvoorbeeld wel mogelijk om terug te kijken naar de tellingen van een specifiek artikel. Ook is het mogelijk om een inventarisatie te exporteren naar een Excel bestand. Vooral voor accountants is dit een gewenste functionaliteit zodat zij met steekproeven kunnen controleren hoe de voorraad tot stand gekomen is.

Nul stellen

Een belangrijk onderdeel van het inventariseren is het nulstellen van de voorraad. Dit kan vooraf plaatsvinden voordat er begonnen wordt met de inventarisatie, of na afloop. Ons advies is om dit na afloop te doen en niet vooraf. De belangrijkste reden is dat als er een webshop integratie bestaat, dan zal de voorraad van alle artikelen op 0 staan en om die reden zal een webshop die artikelen dan zeer waarschijnlijk ook niet meer tonen. Je veegt dus met 1 handeling de hele webshop leeg. Een andere reden om dit niet vooraf te doen is dat je statisch een enorme slingering in je voorraadstand te zien krijgt en dat je ook gedurende de inventarisatie periode totaal niet meer weet of je iets nog op voorraad hebt.