Inleiding voorraad procedures

Deze inleiding legt uit hoe de voorraad van RetailVista werkt. Met deze kennis is het eenvoudiger om de bijbehorende procedures te begrijpen.

RetailVista werkt in de basis met een voorraad, een vrije voorraad en een prognose voorraad. Voorraadstanden worden altijd per vestiging vastgelegd en zijn min of meer 'eigendom' van een bijbehorende vestiging. De voorraad is het aantal artikelen wat je tegenkomt op een vestiging als je dat artikel gaat tellen. De vrije voorraad is de voorraad min het aantal openstaande reserveringen (als gevolg van verkooporders, klantbestellingen) en minus gealloceerde voorraad. De prognose voorraad is de vrije voorraad plus het aantal openstaande inkooporders. In feite dus de voorraad zoals die op langere termijn zal gaan worden.

Over het algemeen worde vrije voorraad met externe systemen zoals bijvoorbeeld webshops gecommuniceerd. Dat is de voorraad die vrij verkoopbaar is.

SKU, voorraad eenheid

Bij de uitleg over voorraad hoort ook een uitleg over SKU, Stock Keeping Units ofwel voorraad houdende posities. De voorraad in RetailVista gaat altijd over het aantal SKU's. Wat een SKU is is aan de ondernemer. Dit hangt sterk af van het soort bedrijf, zoals bijvoorbeeld Business To Consumer (B2C) of Business To Business. Een voorbeeld van 1 SKU kan een pot pindakaas zijn. Zeker in een B2C omgeving waarin verkocht wordt aan klanten zullen grootverpakkingen altijd uit elkaar getrokken worden. Je verkoopt artikelen per stuk en elke stuks verkoop leidt tot vermindering met de voorraad van 1 stuks. De SKU voor een pot pindakaas is dus 'stuks' en bij het inventariseren moet het aantal potten pindakaas geteld worden. 

Bij een groothandel situatie (bepaalde B2B varianten) kan het zij dat er uitsluitend volle dozen verkocht worden. In het voorbeeld van pindakaas kan het dus zijn dat er uitsluitend niet aangebroken trays pindakaas van 24 stuks verkocht worden. De keuze wordt dan vaak gemaakt om de tray als SKU te gebruiken. Het aantal stuks op voorraad betekent dan het aantal trays op voorraad. Bij het inventariseren wordt dan het aantal trays geteld.

Zelfs als er in een B2C of B2B situatie voor gekozen wordt om met stuks te werken, zijn er altijd nog afwijkende artikelen waar niet direct sprake is van stuks. Denk hierbij aan artikelen die op gewicht of per lengte verkocht worden. Dan is het belangrijk om te kiezen wat de SKU is. Bij bijvoorbeeld diervoeders wordt er vaak voor gekozen om 1Kg als SKU te gebruiken. Het aantal stuks op voorraad is in feite dus het aantal Kg op voorraad. Bij het inventariseren wordt het aantal Kg geteld.

De keuze van een SKU heeft ook gevolgen op een webshop. Op vrijwel alle webshops wordt het aantal SKU's op voorraad vermeld. En een consument doet op een webshop een bestelling van een aantal SKU's. In het voorbeeld van de potten pindakaas is dat niet zo lastig te begrijpen, maar bij bestelling van bijvoorbeeld vijverfolie is het belangrijk om te weten wat de SKU is. Dat zal bij vijverfolie over het algemeen het aantal strekkende meters zijn. In het tabblad 'Verkoop' in artikel onderhoud kan de verkoop SKU opgegeven worden.

De prijs van een artikel is dan ook altijd de prijs bij verkoop van 1 SKU. In het voorbeeld van vijverfolie waarbij als SKU voor 1 strekkende meter gekozen is, zal de verkoopprijs dus opgegeven moeten zijn voor 1  strekkende meter.

Voorraadstanden

Naast de voorraad, vrije voorraad en prognose voorraad heeft RetailVista nog een aantal andere voorraadstanden.