Levering op rekening en Factureren

Deze handleiding beschrijft het proces van levering op rekening tot en met facturering.

Levering op rekening onderhoud

RetailVista genereert enkel facturen voor leveringen op rekening met de status "Ingave compleet" en "Geprint".

-> Start -> Facturering -> Levering op rekening onderhoud

Nu verschijnt het zoekscherm. Als het zoekscherm niet verschijnt, klik dan links bovenaan op het icoon voor "Zoeken". Hier vindt u de leveringen op rekening en de status van de leveringen op rekening.

Er is vrijwel geen verschil tussen een levering op rekening die via de kassa tot stand is gekomen en een levering op rekening die handmatig in de backoffice is ingevoerd. Het enige verschil is dat een levering via de kassa direct de status “Geprint” krijgt. Door die status weten we dat er een kassabon is afgedrukt en is er duidelijk wat er geleverd wordt.

Wanneer u op "Opnieuw zoeken" klikt, kunt u het zoekscherm wijzigen, zodat u bijvoorbeeld alleen de leveringen op rekening met status "Nieuw" of "Gefiatteerd" ziet.

Indien in de kassa de levering op rekening als "baliefacturering" wordt verwerkt, wordt deze transactie direct in de backoffice verwerkt. De factuur wordt dan aan de kassa geprint en krijgt de status “Definitief en geprint”. Raadpleeg hiervoor handleiding Baliefacturering.

U kunt de leveringen op rekening printen, zodat de status van de leveringen op rekening op "Geprint" komt, waardoor deze leveringen op rekening gefactureerd kunnen worden. Of u kunt de levering op rekening handmatig naar "Ingave compleet" wijzigen. Beide opties worden hieronder beschreven. 

Levering op rekening printen

-> Start -> Facturering -> 50 - Levering op rekening

Selecteer de leveringen op rekening die u wilt printen en klik op "Print geselecteerde leveringen".

Indien de leveringen correct geprint zijn klikt u op "Ja".

Nu hebben deze leveringen op rekening de status: "Geprint".

Status levering op rekening handmatig wijzigen

 Dubbelklik op de levering op rekening waarvan u de status wilt wijzigen naar "Ingave compleet".

Gebruik de toetscombinatie "Alt+E" of klik op het icoon voor "Bewerken" om de status te wijzigen in "Ingave compleet".
Gebruik de toetscombinatie "Alt+S" of klik op het icoon "Opslaan" om de wijziging op te slaan.

Genereer facturen

-> Start -> Facturering -> Genereer facturen

Hier kunt u filters opgeven, als u bijvoorbeeld alleen facturen wil genereren voor een specifieke klant of omzetsoort. Als u verder geen filter opgeeft, genereert RetailVista facturen voor alle leveringen op rekening die niet eerder werden gefactureerd en die de status "Ingave compleet" hebben. Indien u heeft ingesteld dat leveringen op rekening eerst gefiatterd moeten worden, dan worden alleen de gefiatteerde leveringen op rekening gefactureerd. Raadpleeg hiervoor handleiding Levering op rekening fiatteren verwerken.

Bij het genereren van facturen houdt RetailVista rekening met de instellingen per debiteur met betrekking tot de factureringsfrequentie en het al dan niet samenvoegen van leveringen. Raadpleeg hiervoor handleiding Debiteuren toevoegen. In het veld "Verwerk niet gefiatteerd" kunt u aangeven of u ook facturen wilt genereren die nog niet gefiatteerd zijn.

Klik op "Genereer facturen".

Er verschijnt een groene regel met het aantal facturen dat is gegenereerd. We kunnen nu deze facturen opzoeken via "Factuur onderhoud".

Factuur onderhoud

Nu verschijnt het zoekscherm. Als het zoekscherm niet verschijnt, klik dan links bovenaan op het icoon voor "Zoeken".

Dubbelklik op de regel om de factuur te openen.

Een factuur kan meerdere leveringen op rekening bevatten. Als u wijzigingen wilt aanbrengen, klik dan links bovenaan op het icoon voor "Bewerken".

Als de factuur gereed is kan via het icoon voor "Afdrukken" (linksboven) de Proeffactuur worden geprint.

Klik op "Ja" om de status van de factuur te wijzigen naar "Definitief, niet geprint".

Opmerking : Als u een proeffactuur verwijdert (dit is alleen mogelijk indien de levering op rekening nog niet definitief gefactureerd is), dan kunt een stap terug gaan in het proces, zodat de leveringen op rekening niet meer aan een proeffactuur zijn gekoppeld. Klik nogmaals op het icoon voor "Afdrukken" (linksboven) om de definitieve factuur te printen om de status te wijzigen naar "Definitief en geprint".

Facturen in bulk printen

Als u geen facturen aan de kassa aanmaakt, dan adviseren we om facturen in bulk af te drukken. Op deze manier kunt u de facturen afdrukken en eventueel naar de klant mailen.

-> Start -> Facturering

Klik op het rapport voor proeffactuur of factuur om de facturen in bulk te printen.

Vink facturen aan en en klik op "Print geselecteerde facturen".

Klik op "Ja".

Voor de definitieve factuur (Rapport 46) gaat dit op dezelfde manier. Voor Digitale facturatie kunt u de handleiding Digitaal factureren raadplegen.