Nulstellen van voorraad

Het nulstellen van voorraad is onderdeel van het inventarisatie proces. Van alle artikelen die niet gevonden zijn in de winkel (en/of magazijn) kan nog wel een voorraadstand bestaan in RetailVista. Het proces van nulstellen gaat de voorraad van alle artikelen die niet geteld zijn in een bulk proces op 0 zetten.

Hoewel het mogelijk is om vooraf de voorraad in bulk op nul te stellen adviseren we om dat na afloop van het verwerken van de inventarisaties te doen. Daarvoor zijn een aantal belangrijke redenen. De eerste is dat het vooraf nulstellen leidt tot een enorme beweging in de voorraad waarbij het statisch ook lijkt alsof er op die dag opeens geen voorraad meer aanwezig is. Eventueel gekoppelde systemen (bijvoorbeeld webshops) zullen dan ook geen voorraad meer doorkrijgen en op webshops zal het vaak leiden tot het niet meer kunnen bestellen van artikelen of zelfs niet eens meer getoond worden ervan.

Een andere nog belangrijker reden is dat het dan ook niet meer mogelijk is om een verschillenlijst te printen tussen de huidige vestiging (winkel/magazijn) voorraad en de getelde voorraad. Juist die verschillenlijst geeft belangrijk inzicht in de vraag of alle artikelen wel geteld zijn. Als de vestiging voorraad van een artikel veel hoger is als de getelde voorraad, dan is het aannemelijk dat dat artikel niet of niet volledig geteld is. En als omgekeerd een geteld artikel veel hoger is als de vestiging voorraad, dan is het artikel waarschijnlijk meerdere keren dubbel geteld.

Als de verschillenlijst niet meer te printen is, dan is het vrijwel onmogelijk om te bepalen of een inventarisatie correct uitgevoerd is.

Achteraf nulstellen

Van elk artikel wat niet geïnventariseerd is moet de voorraad uiteindelijk naar 0 bijgesteld worden. Het artikel is blijkbaar niet meer aanwezig. Bij het nulstellen moet daarom opgegeven worden in welke periode de inventarisatie plaatsgevonden heeft. Als van een artikel met voorraad in die periode geen inventarisatie gegeven kan worden gevonden, dan zal de voorraad naar 0 aangepast worden. Hierbij is onderscheid tussen winkel en magazijn. Bij het nulstellen van de winkel voorraad wordt gezocht naar winkel inventarisaties, dus inventarisaties zonder magazijn locaties. Bij het nulstellen van een magazijn positie wordt gezocht naar inventarisaties met een opgegeven magazijn locatie. Het is mogelijk om apart de winkel op 0 te stellen en apart de magazijn locaties op 0 te stellen, zie de hierna volgende schermafbeelding.

Het hangt af van hoe er geïnventariseerd is en bedrijfsmatige voorkeur hoe de inventarisaties verwerkt gaan worden. Het is bijvoorbeeld mogelijk om eerst alleen het magazijn te inventariseren en door te boeken, en daarna pas de winkel (of andersom). 

Hoe werkt winkel nulstelling?

Een winkel nulstelling zet de voorraad van de winkel voorraad positie naar 0. Dat leidt daarna automatisch tot een verlaging van de totale voorraad. Het is niet zo dat de totale voorraad hiermee ook automatisch 0 wordt. Als er nog magazijn voorraad aanwezig is, dan blijft die onveranderd en zal de totaal optelling van alle magazijn voorraad nog steeds onderdeel van de totale voorraad zijn.

Hoe werkt magazijn nulstelling?

Een magazijn nulstelling zet de voorraad van alle magazijn posities op 0. Zoals in onderstaand voorbeeld zichtbaar is het mogelijk om slechts een specifiek magazijn of zelfs delen van een magazijn op 0 te stellen. In dit voorbeeld wordt de voorraad van het volledige 'T' magazijn op 0 gezet. Dat leidt dus ook tot een verlaging van de totale voorraad. Als voorafgaand aan de volledige magazijn nulstelling de winkel al nul gesteld was, dan zal hierna de totale voorraad van een artikel nul zijn.

Datum periode nulstelling

In het volgende deel van het nul stellen scherm zal gevraagd worden om de inventarisatie periode. RetailVista zal proberen om de inventarisatie periode te suggereren, maar het is belangrijk om hier goed te controleren of de gesuggereerde periode correct is. In bovenstaand voorbeeld heeft de inventarisatie plaatsgevonden in de periode van 10 tot en met 16 augustus 2024. Bij twijfel is het beter om iets ruimer te gaan zitten qua datum bereik als iets te beperkt. De nulstelling datum is de datum waarop de voorraad aangepast moet worden naar 0. RetailVista houdt rekening met verkopen die hebben plaatsgevonden tijdens de inventarisatie periode. Alle verkopen die plaats hebben gevonden na de nulsteldatum hebben geen invloed op de voorraadstand per nulstelling datum. Dus stel dat de getelde voorraad per 16/8/2024 100 stuks was en op 17/8 zijn er nog 10 stuks verkocht, dan zal de historische voorraad per 16/8/2024 op 100 stuks ingesteld worden, en zal 90 stuks worden vermeld als voorraad per vandaag.