Verwerken en verkopen van supporttijd (support credits)

Verwerken en verkopen van supporttijd (support credits)

1. Situatie en uitgangspunt

Klanten ontvangen automatisch een e-mail wanneer hun supporttijd (bijna) op is.

Reageert de klant hier niet op en dient deze vervolgens een ticket in via Subtract?
Dan geldt dat de klant eerst nieuwe supporttijd moet aankopen voordat support wordt verleend.

2. Supporttijd aanbieden via PandaDoc

Stap 1: Inloggen

1. Log in via Keeper om de inloggegevens op te halen.
2. Open PandaDoc.

Stap 2: Juiste sjabloon selecteren

1. Ga naar Sjablonen.
2. Kies Mijn sjablonen.
3. Selecteer:
   • Product Specialist, Support
   • Vervolgens: Support Credits
4. Kies de juiste taalvariant (NL of ENG).
   
   
   

Stap 3: Document invullen

1. Selecteer de juiste ontvanger en verzender.
2. Vul alle geel gemarkeerde velden correct in.
   
   
   

Stap 4: Verzenden ter goedkeuring

1. Klik op ‘Ter goedkeuring verzenden’.
2. Optioneel: voeg een begeleidende tekst toe.
   
   

Stap 5: Definitief versturen

1. Na goedkeuring door Mark of Jos:
   • Verstuur de offerte naar de klant.

3. Na akkoord van de klant

Zodra de klant de offerte heeft ondertekend:

• Kan de supporttijd worden verwerkt
• En kunnen de minuten worden toegevoegd

4. Verwerken in RetailVista (RV)

Stap 1: Document opslaan

1. Sla het getekende formulier op in SharePoint:
   • Klantdirectory
   • Map: Getekende offertes

Stap 2: Levering aanmaken

1. Ga naar:
   Facturering > Levering op rekening onderhoud
2. Maak een nieuwe levering aan.

Stap 3: Onderwerp bepalen

Gebruik één van de volgende formats:

• Standaard:
  Supporttijd zoals besteld via bestelformulier d.d. [datum]
• Via project:
  Supporttijd zoals besteld via project [projectnaam]

Stap 4: Artikelregel toevoegen

1. Voeg een regel toe met:
   • Aantal gekochte uren
   • Artikelnummer: 1909

Stap 5: Afronden

• Sla de levering op en fiatteer direct
• Let op:
  • Bij projectgebonden bestellingen blijft de levering op ‘nieuw’ staan

5. Verwerken in eSocrates

Stap 1: Supportbudget aanpassen

1. Ga naar:
   Administratie > eServices > Customers
2. Kies links: Support budget wijzigen

Stap 2: Gegevens invoeren

1. Selecteer de juiste klant
2. Vul in:
   • Change amount → aantal minuten
   • Description→ leveringsnummer
     • Bijvoorbeeld: Levering 107085

Stap 3: Afronden

1. Klik op OK
2. Approve het ticket

6. Uitzonderingen

De onderstaande klanten werken niet met supporttijd, maar op basis van nacalculatie (invoice):

• Tuinland (alle vestigingen)
• Rataplan (alle vestigingen)
• Daily Style (alle vestigingen)
• Tuincentrum Osdorp
• GroenRijk Tilburg
• Lush
• Tica
• Obelink

Belangrijke aandachtspunten

• Lever geen support zonder beschikbare supporttijd (tenzij uitzondering).
• Controleer altijd of het formulier correct is opgeslagen.
• Gebruik consistente omschrijvingen voor traceerbaarheid.