Verkooporder met een aanbetaling verwerken

Deze handleiding behandelt alleen de aanbetalingen. Om een verkooporder aan te maken, kunt u handleiding Verkooporder aanmaken raadplegen.

Het is niet mogelijk om van een verkooporder een inkooporder te maken wanneer de aanbetaling niet is voldaan of de betaling niet via de kassa of de backoffice is verwerkt.

Instellingen voor aanbetalingen

In verkooporder classificaties kan worden ingesteld of er automatisch een aanbetalingsverzoek aan de verkooporder wordt toegevoegd.

-> Administratie -> Verkooporder classificaties

Dubbelklik op de verkooporder classificatie die u wilt bewerken.

Op het tabblad "Verkooporders" kunt u de instelling "Automatisch toevoegen aanbetalings verzoek" via het icoon voor "Bewerken" aanvinken.

 Klik op het icoon voor "Opslaan". Als de verkooporder de status "Definitief" heeft, wordt er automatisch een aanbetalingsverzoek aan uw verkooporder toegevoegd.

Het aanbetalingsbedrag in de verkooporder zal automatisch worden gevuld met het bedrag van de verkooporder. Het aanbetalingsbedrag kan handmatig worden gewijzigd.

Aanbetalingsverzoek handmatig toevoegen

->Start -> Verkooporders

In de verkooporder op tabblad “Aanbetalingen” kunt u een “Aanbetalingsverzoek” toevoegen door op de tekst “Toevoegen aanbetalingsverzoek” te klikken.

Het aanbetalingsbedrag zal automatisch worden gevuld met het bedrag van de verkooporder. Dit kan handmatig worden gewijzigd.

In verkooporders kunt u zoeken naar de orders met aanbetalingsverzoeken, zodat u deze verkooporders gemakkelijker kunt vinden.

-> Start -> Verkooporders -> Verkooporder onderhoud

Vink "Ja" aan bij "Openstaande aanbetalingsverzoeken" en klik op "Zoeken". 

Nu zie je alle verkooporders met een openstaand aanbetalingsverzoek. Om de aanbetaling via de kassa te verwerken, printen we de barcode van de aanbetaling.

->Start -> Fulfilment

Print reserveringsrapport “137 – Reserveringen klant met open aanbetalingen”.

Vink de desbetreffende reservering aan en klik op "Print geselecteerde reserveringen".

De barcode voor de aanbetaling wordt afgedrukt.  Als u de verkooporder afdrukt via "Verkooporder onderhoud" dan zal deze barcode ook op de verkooporder worden afgedrukt. Deze barcode kan op de kassa worden gescand.

De aanbetaling kan nu worden afgerond.

De aanbetaling vindt u in de verkooporder op tabblad “Vooruitbetalingen”.

Aanbetaling handmatig via de kassa

Ga naar de kassa -> Administratie -> Aanbetaling

Gebruik aanbetalingstype "Aanbetalingsverzoek".

Gebruik het verzoek nummer/barcode en voltooi de betaling op de kassa.

Deze aanbetaling is ook terug te vinden in de verkooporder onder tabblad "Aanbetalingen".

Er wordt normaal gesproken gebruik gemaakt van aanbetalingsverzoeken, maar het is ook mogelijk om spontane aanbetalingen via de kassa af te handelen. De aanbetaling moet dan achteraf nog handmatig aan de de verkooporder gekoppeld worden. Dat is minder handig. Als de aanbetaling niet aan de verkooporder wordt gekoppeld, dan zijn er losse betalingen waarvan niet duidelijk is waar die bij horen.

Gebruik aanbetalingstype "Spontane aanbetaling".

Rond de aanbetaling af op de kassa. Nu kan de aanbetaling in de backoffice aan de verkooporder worden gekoppeld.

Klik op "Toekennen bestaande aanbetaling" en zoek de desbetreffende aanbetaling op. Geef eventueel filters op en klik op de knop "Zoeken".

Hier vindt u de aanbetalingen zonder aanbetalingsverzoek. Selecteer de Vooruitbetaling en klik op de knop "Toevoegen bestaande aanbetaling".

In de verkooporder is deze vooruitbetaling toegevoegd.

Niet-contante aanbetalingen toevoegen

Deze aanbetalingen worden op een andere manier betaald dan via de kassa. Bijvoorbeeld via uw bank.

In dit geval moet u een "Type aanbetaling" selecteren. Om de betaling te kunnen koppelen aan de aanbetaling uit de juiste verkooporder, dient u het juiste “aanbetalingsverzoek" te selecteren.

Restbetaling verwerken

De restbetaling kan verwerkt worden door de reservering in de kassa te importeren. Raadpleeg hiervoor handleiding Reserveringen verwerken.

Nu kunt u de betaling van verder afronden.