Verwerking BTW codes verkooporders buitenland

Vanaf 1 juli 2021 is het verplicht om bij een -totale- omzet van te bezorgen verkooporders van meer dan 10.000 euro buiten Nederland de BTW af te dragen aan de afzonderlijke landen waaraan geleverd is. De BTW afdracht verloopt nog steeds via de NL fiscus, maar de specificatie dient dan per land afzonderlijk plaats te vinden. Het gaat hier niet alleen om webshop orders, maar ook om verkooporders die in de winkel ontstaan zijn en bezorgd moeten worden.

Dit document beschrijft de oplossing die RetailVista ERP heeft om zo goed mogelijk te voldoen aan deze fiscale verplichting.

Er zijn twee mogelijke oplossingsrichtingen voor dit probleem. De eerste bestaat uit het toekennen van het juiste BTW tarief bij het maken van de verkooporder. Mocht het om een webshop order gaan, dan zou bij het importeren van de webshop order het juiste BTW tarief bepaald moeten worden.

Het nadeel van deze oplossing is dat van elk webshop artikel voor elk land een specifiek BTW tarief moet bestaan in artikel onderhoud. Dat vraagt heel erg veel inspanning. Een deel van de artikelen zou de inkoop organisatie nog kunnen voorzien van BTW maar dan blijft er nog steeds werk over voor het eigen ingelezen 'lokale' artikel assortiment. Een ander groot nadeel van deze aanpak is dat de wetgeving alleen geldt voor te bezorgen verkooporders. Als een verkooporder dus omgezet wordt qua transporttype van bezorgen naar afhalen (of andersom) dan houdt dat in dat de BTW herberekend moet worden. Immers, een afhaal order krijgt NL BTW terwijl een bezorg order de BTW van het betreffende land krijgt. Als een klant dus achteraf besluit dat hij een verkooporder liever wil laten bezorgen of juist wil afhalen, dan vereist dat een herbepaling van de BTW. Als de reservering dan ook al betaald is (en de omzet is gemaakt) dan is het BTW tarief niet eens meer muteerbaar omdat de verkoop al in de omzet historie zit en dus niet meer aan te passen is. De order zou dan gecrediteerd moeten worden en er moet dan een nieuwe order worden aangemaakt.

De tweede oplossing bestaat uit het achteraf opstellen van een Excel rapportage van alle verkooporders waarna teruggerekend kan worden wat de afdracht geweest zou moeten zijn per land. De stelling is dat buitenlandse klanten kopen bij een nederlandse winkel en dus altijd in euro's betalen en het NL btw tarief berekend krijgen. Vervolgens kan er na elke maand een rapportage gemaakt worden van de omzet van alle verkooporder regels waarbij per regel het BTW tarief en het fiscale land vermeld wordt. Met die Excel sheetl kan door middel van filtering per fiscaal land en NL BTW tarief code bepaald worden wat de gemaakte omzet is. Met die gegevens kan de omzet omgerekend worden naar het BTW tarief bij het fiscale land.

Voor zover bij een artikel een BTW tarief van het fiscale land van de verkooporder beschikbaar is, zal dit tarief ook vermeld worden in deze rapportage. Op die manier is het mogelijk om achteraf een behoorlijk kloppende rapportage te verkrijgen. Het is zelfs mogelijk om achteraf bij een artikel waar het BTW tarief ontbreekt die alsnog toe te voegen en de rapportage opnieuw te maken.

NedFox heeft na analyseren van de documentatie besloten om de tweede oplossing te gaan ondersteunen. In de RetailVista najaar 2021 update is een nieuwe rapportage 208 beschikbaar gekomen waarmee deze specificatie gemaakt kan worden. 

Voor RetailVista verkooporder gebruikers is het erg belangrijk om te zorgen dat het fiscale land goed bijgehouden wordt op een verkooporder en reservering. Een klant die de bezorging van een bepaalde verkooporder of reservering wilt laten veranderen, al dan niet in combinatie met een ander adres moet leiden tot correcte vastlegging van het fiscale land! Dit mag ook eventueel achteraf bij het maken van de aangifte rapportage nog gecorrigeerd worden maar het vormt wel de basis voor een correcte rapportage! 

Vanuit de webshop producent verwachten we bij een verkooporder een aflever (delivery) adres. Op basis van het land van het aflever adres bepaalt RetailVista het fiscale land. Als een order afgehaald wordt, zou het aflever adres weggelaten moeten worden uit order bericht. Dit betreft de 'Delivery' sectie. Zou het aflever adres wel meegestuurd wordt én het is een buitenlands adres, dan zal RetailVista als fiscaal land het land van dat aflever adres toekennen wat uiteindelijk zal leiden tot een foutieve afdracht rapportage. Een alternatieve oplossing is dat de webshop het fiscale land meestuurt, dan heeft de webhop de controle over dat gegeven en zal RetailVista het niet meer berekenen. Dan moet de webshop producent echter heel goed rekening houden qua land of het om een bezorg of afhaal order gaat. Advies van NedFox is om de bepaling van het fiscale land aan RetailVista over te laten en te zorgen voor een correcte aanlevering (of juist niet aanleveren) van het bezorgadres.

Om het fiscale land te kunnen controleren op de rapportage kan het handig zijn om de gekozen transport methode ook te vermelden als kolom. Onze supportdesk kan die indien gewenst toevoegen aan deze rapportage. Immers, de wetgeving lijkt te suggereren dat de BTW afdracht alleen geldt voor verzending/bezorging, niet voor afhaal van goederen in Nederland zelf. Door de transport omschrijving op de rapportage toe te voegen is duidelijk of het fiscale land overeen komt met de transport methode.

Aan dit document kunnen geen rechten worden ontleent, vraag uw accountant, fiscalist of financieel adviseur wat de beste manier van werken is voor uw situatie.