Doorboeken van inventarisatie gegevens

Het inventariseren van artikelen vindt plaats in een 'tijdelijke' database. Wat we hiermee bedoelen te zeggen is dat het inventariseren van artikelen geen enkele invloed heeft op de lopende winkel operatie. Alle inventarisatie gegevens komen in een tijdelijke database te staan die op een later moment verwerkt zal moeten worden. Naast het feit dat de bestaande winkel operatie niet beïnvloed wordt, heeft dit ook als voordeel dat er nog allerlei controles en mutaties uitgevoerd kunnen worden op de geïnventariseerde gegevens. Uiteindelijk zullen deze tijdelijke inventarisatie gegevens moeten worden verwerkt naar de werkelijke voorraad administratie. 

Voorbereiding op doorboeken

Voordat inventarisatie gegevens doorgeboekt kunnen worden is het erg belangrijk om een verschil rapportage en een niet geïnventariseerde artikelen rapportage te printen. Met de verschil rapportage wordt direct zichtbaar waar er verschillen bestaan qua voorraad tussen wat er geteld is ten opzichte van de huidige voorraad in RetailVista. Kleine verschillen zijn meestal niet erg, maar grote verschillen kunnen duiden op het niet geteld of dubbel geteld hebben van artikelen. De 'niet geinventariseerde artikelen' rapportage lijkt erg op de verschillen rapportage maar toont slechts een overzicht van artikelen waarvan nu nog wel voorraad in RetailVista bestaat maar die niet geinventariseerd zijn. Het is een mogelijke indicatie dat deze artikelen vergeten zijn om te tellen, zeker wanneer de voorraadstand hoger is als slechts enkele stuks.

Doorboeken

Als de controle rapportages gemaakt en beoordeeld zijn dan kunnen de inventarisatie gegevens worden doorgeboekt. Het is mogelijk om een deel van de geinventariseerde gegevens door te boeken, maar we adviseren om daar geen selectie in te maken tenzij daar een hele goede reden voor is. Bij het doorboeken worden er correcties gemaakt in de voorraad als blijkt dat de getelde voorraad afwijkt van de werkelijke voorraad. Neem als voorbeeld dat de getelde voorraad van een artikel 10 stuks is en de geregistreerde voorraad in RetailVista is 12 stuks, dan zal er een voorraad correctie van -2 stuks gemaakt worden. Dit geldt niet alleen voor winkel inventarisaties, maar ook voor magazijn inventarisaties. Als op een bepaalde magazijn positie een verschil wordt geconstateerd tussen het geteld aantal en het geregistreerde aantal stuks in RetailVista, dan wordt daar een voorraad correctie op die magazijn positie uitgevoerd.

Let op: Voor magazijn werkt de voorraad correctie van een magazijn positie iets anders vanuit inventarisatie als normale magazijn voorraad correcties. Een normale magazijn voorraad correctie leidt in de achtergrond tot een verplaatsing registratie van voorraad tussen winkel en magazijn. Een correctie op een magazijn positie van bijvoorbeeld 10 naar 12 stuks leidt tot een verplaatsing van 2 stuks vanuit de winkel naar het magazijn. De totale voorraad van het artikel op de vestiging veranderd hierdoor niet! Een correctie op een magazijn positie vanuit inventarisatie leidt niet tot een verplaatsing maar is werkelijk een correctie van de voorraad. De magazijn positie zal dus verhogen of verlagen, maar de totale voorraad positie ook. 

In de voorjaar 2025 update van RetailVista wordt het mogelijk om in het doorboek proces te kunnen kiezen voor het doorboeken van magazijn of winkel inventarisatie gegevens

Mutaties ten tijde van inventarisaties

Tijdens het inventarisatie proces wordt een winkel (en een magazijn) over het algemeen niet gesloten. Er zullen verkopen blijven plaatsvinden en in een magazijn zullen er verplaatsingen van voorraad plaatsvinden. RetailVista houdt hier rekening mee tijdens het doorboeken van inventarisaties door correcties te maken in de historische voorraad.

Voorbeeld 1 (winkel verkopen): Als er van een artikel op 1 januari 10 stuks geteld zijn en de actuele voorraad in RetailVista was op dat moment 11 stuks, dan wordt na het doorboeken een correctie op de voorraad gemaakt op 1 januari van -1 stuks. Stel dat er een verkoop geweest is op 2 januari van 2 stuks, dan zal de uiteindelijke voorraad op 3 januari na deze correctie niet 9 stuks zijn maar 8. Immers, de voorraad op 1 januari is gecorrigeerd naar 10 stuks en op 2 januari zijn er nog 2 artikel verkocht.

Voorbeeld 2 (magazijn verplaatsingen): Als er van een artikel op 1 januari 10 stuks geteld worden op een bepaalde magazijn locatie en de actuele voorraad in RetailVista op die positie was op dat moment 11 stuks, dan wordt na het doorboeken een correctie op de voorraad op die locatie gemaakt op 1 januari van -1 stuks. Stel dat er een verplaatsing is geweest op 2 januari van 2 stuks van die magazijn locatie naar de winkel, dan zal de uiteindelijke voorraad op die magazijn locatie op 3 januari niet 9 stuks zijn maar 8.

In een winkel situatie kan het voorkomen dat een artikel meerdere keren geteld is, bijvoorbeeld omdat het artikel op meerdere plekken in de winkel aangetroffen is. Bij het verwerken van inventarisaties en het rekening houden met mutaties tijdens inventarisaties worden alle inventarisaties van hetzelfde artikel getotaliseerd en als tel datum/tijd wordt de laatste telling gebruikt. Met die datum en tijd wordt vervolgens gecontroleerd of er na dat moment nog mutaties hebben plaatsgevonden.