Hoe werkt het bestellen van een artikel?

Inkooporders worden gebruikt om de voorraad in de winkel (en/of magazijn) aan te vullen zodat er geen ‘nee’ verkoop plaatsvindt. Inkooporders kunnen handmatig ontstaan door artikelen te selecteren, maar kunnen ook automatisch ontstaan door gebruik te maken van min/max voorraad instellingen per artikel.

Bij het bestellen van een artikel wordt eerst gecontroleerd wie van dat artikel de voorkeur leverancier is. De voorkeur leverancier wordt per artikel vastgelegd in het tabblad ‘Inkoop’.

Als mogelijke leveranciers worden alleen de leveranciers getoond in een keuzelijst waarvan ook inkoop informatie beschikbaar is in het tabblad ‘Inkoop’.

In een situatie van een enkel bedrijf met meerdere vestigingen is het daarnaast mogelijk om per vestiging een afwijkende voorkeur leverancier te selecteren. In het tabblad ‘Beschikbaarheid’ kan per vestiging een afwijkende voorkeur leverancier worden geselecteerd. Als hier niets opgegeven wordt, dan geldt de standaard voorkeur leverancier van het artikel.

Met de gevonden leverancier wordt hierna gezocht naar een inkooporder van die leverancier met de status ‘Nieuw’. Als er meerdere inkooporders worden gevonden, dan wordt de bestaande inkooporder met de oudste aanmaak datum en tijd gebruikt. Als er geen enkele inkooporder met die status kan worden gevonden, dan wordt een nieuwe inkooporder aangemaakt.

Hierna wordt het artikel toegevoegd als regel aan de inkooporder. Voordat dit gebeurd wordt ook hier gecontroleerd of het artikel al voorkomt in de inkooporder. Mocht dat het geval zijn, dan wordt aantal voorraad eenheden (SKU) van de bestaande regel verhoogd met het gewenste aantal voorraad eenheden. Mocht de regel nog niet bestaan, dan wordt een nieuwe regel toegevoegd aan de inkooporder met het gewenste aantal voorraad eenheden. Als verpakking bij een nieuwe regel wordt de verpakking gebruikt die qua aantal voorraad eenheden het dichtst bij het gewenst aantal voorraadeenheden past. De verpakkingsgegevens worden ook gecopieerd vanuit artikel onderhoud naar de inkooporder regel.

In beide situaties wordt het totaal aantal voorraadeenheden van de regel afgezet tegen de inkoop verpakking. Als een artikel bijvoorbeeld in een verpakking per 10 stuks geleverd wordt, dan wordt het gewenste aantal voorraadeenheden omgerekend naar verpakkingen van 10 stuks en wordt het gewenste aantal verpakkingen besteld.

Deze berekening die voorraad eenheden omzet naar het gewenste aantal verpakkingen geldt voor elke methode waarbij een artikel besteld wordt.

Via artikel onderhoud

Door een artikel op te zoeken in artikel onderhoud kan in de linker taakbalk worden gekozen voor ‘Bestel artikel’. In het bestel artikel scherm moet het gevraagd aantal voorraad eenheden opgegeven worden.

Per afdeling

Het is mogelijk om inkooporders per afdeling te maken. De zoek opdracht naar inkooporder van de gewenste leverancier wordt dan uitgebreid naar inkooporders voor de afdeling van het te bestellen artikel. De afdeling van een artikel wordt toegekend via de artikelcategorie.

Als een inkooporder voor die afdeling niet gevonden wordt, dan wordt een inkooporder voor die afdeling aangemaakt.

Per inkoopprijs groep

Het is mogelijk om inkooporders voor specifieke inkoopprijs groepen te maken. Denk hierbij aan container inkoop. In artikel onderhoud kunnen extra inkoopgegevens met een specifieke inkoopprijs groep worden aangemaakt, bijvoorbeeld ‘Container inkoopprijzen 2026’. Door bij het bestellen van artikelen aan te geven dat er van een bepaalde inkoopprijs groep gebruik moet worden gemaakt, zal bij het zoeken naar inkooporders ook gezocht worden naar inkooporders van die inkoopprijs groep. Als zo’n inkooporder niet gevonden wordt, dan wordt een inkooporder met die inkoopprijs groep aangemaakt. Vanaf dat moment worden dan ook de inkoopgegevens gebruikt die horen bij die inkoopprijs groep.

Met hoge prioriteit

Door een bestel regel te markeren met ‘Hoge prioriteit’ wordt de zoek opdracht naar inkooporders van de gewenste leverancier uitgebreid naar orders met hoge prioriteit. Als zo’n inkooporder niet gevonden wordt, dan wordt een inkooporder met hoge prioriteit aangemaakt.

Vanuit min/max voorraad

In plaats van stuk voor stuk artikelen te bestellen is het ook mogelijk om inkooporders te laten genereren. Er moet dan gebruik gemaakt worden van de optimale voorraad instellingen. RetailVista biedt de mogelijkheid tot gebruik van een voorraad automaat waarmee de meest ideale voorraad (min/max) automatisch berekend wordt. In onderstaand scherm voorbeeld is te zien dat er een minimale voorraad berekend is van 5 en een maximum voorraad van 8. Meer informatie over de voorraad automaat is te vinden in de proces documentatie over ‘Voorraad’.

Het bestellen vanuit de min/max voorraad via genereren inkooporders kan handmatig maar ook geautomatiseerd via een dagelijkse taakplanning.

Vanuit verkooporders

In verkooporders worden de bestelling behoeftes van consumenten vastgelegd. Deze klant behoefte kan bij onvoldoende voorraad automatisch worden omgezet naar inkooporders. Afhankelijk van instellingen kunnen dat ‘hoge prioriteit’ inkooporders zijn, of wordt de klantbehoefte toegevoegd aan ‘normale’ inkooporders. Meer informatie over verkooporders is te vinden in de proces documentatie ‘Verkooporders’.

Inkooporder condities

Bij het aanmaken van een inkooporder worden allerlei condities overgenomen uit de leverancier gegevens. Denk hierbij aan de franco orderwaarde, maar ook kortingen, kleine orderwaarde etc.

In het tabblad ‘Condities’ in leverancier onderhoud zijn de verschillende condities instelbaar. Condities hebben altijd een ingangsdatum, een datum vanaf welk moment de conditie geldt. Dit maakt het mogelijk om vanaf een bepaalde datum de waarde van een conditie te laten wijzigen. Denk bijvoorbeeld aan de franco orderwaarde die vanaf 1 januari volgend jaar hoger of lager kan worden. Bij het opvragen van condities worden de condities opgevraagd die gelden per ‘vandaag’.

De condities worden ‘gecopieerd’ (overgenomen) naar de inkooporder. Daardoor is het geen probleem om achteraf leverancier condities te wijzigen, de reeds bestaande inkooporders worden er niet door aangepast. Anderzijds betekent het ook dat een foutieve franco orderwaarde in sommige gevallen niet alleen bij de leverancier gecorrigeerd moet worden, maar ook bij de openstaande inkooporder(s).