Gebruikers interface

Na het inloggen op RetailVista ERP verschijnt het hoofdscherm wat er in grote lijnen als volgt uit zal zien. Elke tegel bevat een module waarvoor een licentie afgesloten is. Er zijn ook kleinere tegels waar niet voor gekozen kan worden. Deze tegels staan voor modules waar geen licentie voor gevonden is.

Werkbalk

Links bovenin bevindt zich een werkbalk met icons om gegevens te onderhouden. Het kan zijn dat het actieve scherm een of meerdere icoontjes niet ondersteund, waardoor ze lichtgrijs gekleurd worden en geen functie hebben. Een voorbeeld daarvan is het startscherm van RetailVista, waar het toevoegen, wijzigen en verwijderen van gegevens niet van toepassing is. Het kan ook zijn dat er rechten zijn toegepast op bepaalde gegevens waardoor een gebruiker bijvoorbeeld een gegeven niet mag toevoegne, wijzigen en/of verwijderen. Ook in dat geval zal het bijbehorende icoontje licht grijs zijn. Door de muis cursor bij het icoontje te houden wordt er dan wel een 'tooltip' getoond waarin vermeld wordt wat de reden is dat het icoontje niet beschikbaar is.

De icoontjes in deze werkbalk hebben de volgende functies:

	Deze icoontjes zijn ook met de toets PgUp en PgDn te bedienen. Deze twee icoontjes zijn bedoeld om het in zoekresultaten scherm naar het volgende of vorige record te springen. In het zoekresultaten scherm is op vrijwel elke kolom te sorteren, waardoor de sortering dus in feite het volgende of vorige gegeven bepaald.
	Dit icoon is ook met de toetscombinatie Ctrl+F te bedienen. Dit icoon brengt het zoekscherm terug. In eerste instantie wordt er terug gegaan naar de zoek resultaten. Door nog een keer de sneltoets (Ctrl+F) te gebruiken worden alle zoekkriteria gewist en kan er een nieuwe zoekopdracht opgegeven worden.
	Deze icoontjes zijn ook met Ctrl+N, Ctrl+E en Ctrl+Delete te bedienen. Deze drie icoontjes zijn bedoeld voor het toevoegen, wijzigen of verwijderen van gegevens.
	Dit icoon is ook met de toetscombinatie Ctrl+H te bedienen. Dit icoon start het help scherm bij de actieve pagina.
	Dit icoon heeft geen bijbehorende toetscombinatie. Met dit icoon kan een rapportage geprint worden die onderdeel uitmaakt van het gegeven wat op dat moment op het scherm getoond wordt.
	Dit icoon is ook met de toetscombinatie Ctrl+Y te starten. Dit icoon start het 'audit' scherm. Van elk gegeven in RetailVista wat gewijzigd wordt, wordt een 'audit' trail gemaakt. Dit is het beste uit te leggen als een logbestand waarin elk gewijzigd gegeven getoond wordt, met zowel de oude als de nieuwe waarde, en informatie over wie de mutatie heeft uitgevoerd en vanaf welk IP adres.
	Dit icoon heeft geen bijbehorende toetscombinatie. Dit icoon ververst de gegevens die op het scherm getoon worden. Deze kunnen immers intussen gewijzigd zijn door een andere gebruiker.

Snel navigatie

Onder de werkbalk bevindt zich de 'snel navigatie'. Door hier een aantal letters van een scherm in te voeren verschijnt een lijst van schermen die voldoet aan deze tekst. In plaats van weten waar een bepaald scherm zich in de menustructuur bevindt, kan via de snel navigatie direct naar een scherm gesprongen worden.

Taken menu's

Onder de snel navigatie bevinden zich een of meerdere taken menu items. Hiermee kunnen bepaalde hulpschermen gestart worden die horen bij het gegeven wat op dat moment op het scherm staat. Denk bijvoorbeeld aan het opvragen van artikel statistiek bij het artikel wat op het scherm getoond wordt.

Omgeving selectie

Onder de taken bevindt zich een 'omgeving' selectie. Er kunnen meerdere omgevingen in RetailVista worden aangemaakt, waarmee letterlijk de omgeving wordt bedoeld waar jij je als gebruiker op dat moment bevindt. Met de omgeving worden vooral de juiste standaard printers alvast gesuggereerd zodat je daar niet elke keer een nieuwe keuze in moet maken. De omgeving keuze komt ook terug in RetailVista Mobile.

Gebruikersrol

Onder de omgeving bevindt zich de gebruikersrol. Met een gebruikers rol kunnen bepaalde menu items zichtbaar of onzichtbaar gemaakt worden. Door het toevoegen van een gebruikersrol en daarna bepaalde menu items aan en uit te zetten, worden die items bewaard binnen de geselecteerde gebruikersrol. Andere gebruikers kunnen diezelfde rol ook kiezen, zodat er minder menu items overblijven.

Zodra een gebruikersrol aangemaakt of geselecteerd is, kan door middel van het 'wijzigen' icoontje (zie hierboven, het 'pen' icoon) het actieve scherm aangepast worden. Zodra een gebruikersrol in wijzig mode komt, dan wordt op de kop van elk menublok een aanvink vakje zichtbaar waarmee het hele menublok onzichtbaar of weer zichtbaar gemaakt kan worden.

En per menublok is het mogelijk om menu items aan en uit te zetten. Hieronder is daarvan een voorbeeld beschikbaar.

Vestiging keuze

De laatste selectie na de gebruikersrol is de vestiging keuze. RetailVista ondersteunt meerdere vestigingen binnen 1 bedrijf. Een vestiging kan het beste uitgelegd worden als een fysiek adres waar een winkel (vestiging) zich bevindt. Door een andere vestiging te kiezen worden andere gegevens getoond en wordt bij aanmaak van een nieuw gegeven deze vestiging toegepast. Denk hierbij aan het tonen van statistische informatie, daar wordt de statistiek getoond van de actieve vestiging. En bij het aanmaken van bijvoorbeeld een inkooporder wordt die standaard aangemaakt op de actieve vestiging.

Boven in het scherm bevinden zich horizontaal 4 knoppen.

Met de 'start' knop wordt altijd en overal terug gesprongen naar de start / begin pagina van RetailVista.

Met de 'administratie' knop wordt een overzicht zichtbaar van alle hulptabellen van RetailVista. Denk hierbij aan merken, kassagroepen, type relaties etc. Deze hulptabellen moeten bij de start van RetailVista eenmalig gevuld worden. Er zijn zeer veel hulptabellen beschikbaar, maar het hangt natuurlijk af van welke modules gebruikt worden en welke hulptabellen dan relevant zijn. Een consultant van RetailVista zal u hier bij de opstart mee helpen. Als u als retailer valt onder een organisatie dan kan het ook zijn dat het grootste deel van al deze hulptabellen door de organisatie al eenmalig gevuld is.

Met de 'extra' knop wordt gesprongen naar een submenu met onder andere de systeem instellingen van RetailVista. De systeem instellingen bepalen voor een heel belangrijk deel hoe RetailVista werkt, aangezien de werkwijze van de ene retailer lang niet altijd dezelfde is als die van een ander. De kracht van RetailVista is dat het in hoge maten instelbaar is hoe een retailer wil werken met RetailVista. Veel systeem instellingen bevatten standaard waardes, maar een implementatie consultant kan hier verdere ondersteuning op leveren.

Met de 'help' knop verschijnt een submenu met help gerelateerde items. Dat is onder andere de link naar deze documentatie omgeving, maar bijvoorbeeld ook informatie over de versie en de status van RetailVista en koppelingen naar andere applicaties en systemen van NedFox zoals de supportdesk.

Gebruiker info

Rechts naast bovengenoemde 4 horizontale help knoppen bevindt zich het RetailVista logo met daaronder de login naam van de actieve gebruiker, in dit voorbeeld 'm'. Elke RetailVista gebruiker krijgt een uniek nummer toegekend in onze centrale klant registratie, voor deze gebruiker is het unieke nummer U1033 gebruikt.

Door op de gebruiker login naam te klikken wordt het onderhoud (dialoog) scherm van de ingelogde gebruiker zichtbaar. Een voorbeeld daarvan wordt hieronder getoond. In dit scherm kan een gebruiker zijn eigen gegevens onderhouden, evenals bijvoorbeeld het wijzigen van het bestaande wachtwoord, instellen van 2FA autorisatie etc.  

Dialoog schermen

Een dialoog scherm zoals hierboven ligt als het ware bovenop een bestaand scherm. Zodra een dialoog scherm getoond wordt is het niet meer mogelijk om buiten dat dialoog scherm te klikken. Het dialoogscherm zal eerst gesloten moeten worden door middel van het rode 'x' icoon rechts bovenin. Het is wel mogelijk om een dialoogscherm nog te verplaatsen door de muis vast te klikken in de blauwe titelbalk en dan het dialoogscherm mee te schuiven naar de gewenste plek. Standaard wordt een dialoogscherm gecentreerd in het midden van het scherm getoond.

In vrijwel elk dialoogscherm bevinden zich onderin een aantal iconen. Of alle iconen zichtbaar zijn hangt wel af van de specifieke werking van het scherm en ook kan het zijn dat een icoon lichtgrijs is omdat de ingelogde gebruiker geen rechten heeft, of omdat die actie niet mogelijk is met de data die getoond wordt. Een voorbeeld van een actie die niet mogelijk is, is het muteren van een factuur die volledig definitief is. Vanuit fiscaal oogpunt mag zo'n factuur niet meer gemuteerd worden. De onderstaande beschrijving van iconen is in feite dezelfde als de iconen zoals die linksboven in de werkbalk getoond worden.

	Wijzigen van het gegeven wat getoond wordt.
	Verwijderen van het gegeven wat getoond wordt.
	Annuleren of terugdraaien van de actie die gedaan wordt.
	Tonen van de audit trail met mutatie geschiedenis van het gegeven wat getoond wordt.
	Verversen van het gegeven wat getoond wordt
	Opstarten van de help pagina die hoort bij deze dialoog pagina

Tabbladen

Overal waar tabbladen gebruikt wordt, zijn deze aan en uit te zetten. Deze informatie wordt bewaard bij de ingelogde gebruiker en kan onderdeel zijn van een optioneel gekozen gebruikersrol. Door tabbladen uit te zetten kan het overzicht verbeteren, maar is natuurlijk wel afhankelijk van of alle informatie uit dat tabblad wel of niet relevant is. Een voorbeeld daarvan is het tabblad 'modisch' in artikel onderhoud. Als een bedrijf niets doet met modische artikelen (kleuren en maten) dan kan het zinvol zijn om een dergelijk tabblad uit te zetten.

Zoekschermen

Elk zoekscherm bevat 3 knoppen, zoeken, wissen en annuleren.

De knop 'Zoeken' start de zoekopdracht met de opgegeven selectie kriteria. Over het algemeen zijn zoekschermen in RetailVista zo ingericht dat er alleen relevante zoek resultaten verschijnen. We bedoelen hiermee dat we bij verkooporders standaard alleen de openstaande verkooporders tonen. En bij artikelen tonen we standaard alleen de niet-vervallen artikelen. Van dit gedrag is af te wijken door de juiste selectie kriteria toe te passen.

De knop 'Wissen' maakt alle opgegeven selectie kriteria leeg, in alle aanwezige tabbladen. In feite worden alle selectie kriteria terug gezet naar de standaard waarden zoals bij het opnieuw starten van een zoekscherm. Aan deze knop is de toetscombinatie 'Ctrl+F' gekoppeld.

De laatste knop 'Annuleren' zorgt eenvoudig voor het verbergen van het zoekscherm. De opgegeven selectie kriteria gaan dus niet verloren en wordt weer zichtbaar zodra het zoekscherm opnieuw gestart wordt (vanuit de werkbalk of Ctrl+F). 

In elk zoekscherm bestaat een aanvink vakje 'Starten met zoekscherm'. Dit houdt in dat bij het starten van een module (bijvoorbeeld 'Artikel onderhoud') direct een zoekscherm gestart wordt. Als deze optie niet actief is, dan moet het zoekscherm in zo'n geval zelf gestart worden door middel van Ctrl+F.

Nadat de selectie kriteria opgegeven zijn kan met 'Enter' gestart worden met zoeken, of door de 'zoeken' knop aan te klikken. Er wordt door RetailVista dan gezocht of er gegevens te vinden zijn die voldoen aan de opgegeven selectie kriteria. Als dat het geval is, dan worden deze resultaten getoond in een lijst (grid). Als er slechts 1 resultaat gevonden wordt, dan wordt dat resultaat ook direct gekozen waardoor het zoekscherm verborgen wordt. In het andere geval moet uit de lijst van gevonden zoekresultaten een keuze gemaakt worden welk gegeven in detail getoond moet worden. Onderin het zoekresultaten scherm bevinden zich de hierna volgende 3 knoppen.

De knop 'Verversen' zorgt voor het nogmaals uitvoeren van dezelfde eerder gemaakte selectie kriteria en vraagt opnieuw de gegevens op die daarvan voldoen. Het kan immers zijn dat op een andere plek die gegevens inmiddels gewijzigd zijn. 

De knop 'Wijzig kriteria' zorgt voor het terug springen naar het tabblad 'Algemeen' waarbij de eerder opgegeven selectie kriteria aangepast kunnen worden. De kriteria worden dus niet gewist, ze blijven allemaal staan zoals opgegeven.

De knop 'Opnieuw' zoeken zorgt net als 'Wijzig kriteria' voor het terug springen naar het tabblad 'Algemeen' maar met als verschil ten opzichte van 'wijzig kriteria' dat nu wel alle selectie kriteria leeg gemaakt worden. Het zoekscherm gaat dus eigenlijk terug naar de uitgangs situatie toen dit scherm voor het eerst gestart werd. Aan deze knop is de toetscombinatie Ctrl+F (zoeken) gekoppeld. De kracht van de RetailVista zoekschermen is dat het mogelijk is vanuit een gegevens pagina terug te kunnen gaan naar de eerdere zoekresultaten, door de Ctrl+F toetscombinatie te gebruiken. De eerste keer Ctrl+F zorgt er voor dat er teruggegaan wordt naar de zoekresultaten. Door nu in de zoekresultaten nog een keer Ctrl+F te gebruiken worden alle opgegeven selectie kriteria gereset, worden de zoekresultaten verwijderd en wordt het algemene selectie kriteria tabblad weer actief. Twee maal Ctrl+F achter elkaar zorgt er dus voor dat je direct de volgende nieuwe zoek opdracht kan formuleren. Anderzijds is het voordeel van het laten bestaan van de zoekresultaten dat je door middel van de eerder besproken werkbalk icoontjes < en > vanuit een gegevens pagina automatisch naar het volgende of vorige gegeven kunt springen, omdat in de achtergrond naar het volgende of vorige zoekresultaat gegaan wordt.

Zoekresultaten kolommen

De zoekresulaten worden getoond in een lijst (grid). Op vrijwel elke kolom titel is te klikken waardoor de zoekresultaten gesorteerd worden op die kolom. Ook is het mogelijk om kolommen te verplaatsen van links naar rechts of omgekeerd en door tussen de kolommen met de muis te klikken (en vast te houden) kan een kolom breder of smaller gemaakt worden. De laatste mogelijkheid in de zoekresultaten is het selecteren van kolommen. 

Zoekresultaten sjablonen

Rechts bovenin bevindt zich een tandwiel icoon. Door daarop te klikken wordt een sjablonen scherm zichtbaar. Een sjabloon bepaalt in feite welke kolommen getoond worden en in welke volgorde en breedte. Door van sjabloon te wisselen kunnen de zoekresultaten er anders uitzien. Er kunnen voor elke zoekpagina een of meer sjablonen worden gemaakt.

Door te klikken op 'Sjabloon definitie' kan het geselecteerde sjabloon worden gewijzigd, of kan in het scherm wat daarna volgt een nieuw sjabloon worden aangemaakt. Hieronder wordt een voorbeeld getoond van zo'n pagina.

Met het 'wijzigen' icoontje kan een bestaand sjabloon worden gemuteerd. Voor elk sjabloon kunnen kolommen en tooltips worden opgegeven. De kolommen zijn letterlijk de kolommen die worden getoond in de zoekresultaten. Onderstaand scherm wordt zichtbaar als een sjabloon gemuteerd wordt. In het tabblad 'algemeen' kan een herkenbare naam voor het sjabloon worden opgegeven, en kan aangegeven worden welke gebruikers dit sjabloon mogen zien. Dat kan alleen 'gebruiker' zijn, dan is het in feite een prive sjabloon wat alleen de huidige gebruiker zelf kan zien en gebruiken. Het is ook mogelijk om als niveau te kiezen voor vestiging of bedrijf. 

In het tabblad 'Grid kolommen' kunnen de kolommen worden gekozen die getoond worden in het zoekresultaat. In het onderstaande scherm is dat zichbaar waarbij aan de linkerzijde alle beschikbare kolommen getoond worden, en rechts de geselecteerde (de te tonen) kolommen. Via de rechter iconen met een pijl omhoog en omlaag kan de volgorde van de te tonen kolommen worden verschoven.

In het tabblad 'Tooltips' kan bepaald worden welke kolommen als tooltip getoond worden. Dit tabblad ziet er vrijwel hetzelfde uit als 'kolommen' en werkt ook op dezelfde manier. Het grote voordeel van tooltips is dat het mogelijk is om heel veel extra gegevens te tonen, zonder dat dat ruimte op het scherm inneemt. Tooltips worden namelijk pas zichtbaar als met de muis op het tooltip icoon gehouden wordt (klikken is niet eens nodig). Het is dus wel belangrijk om gegevens in tooltips te plaatsen die je niet in een keer zichtbaar wilt als kolommen (en waar je dus ook niet op kan sorteren door middel van het klikken op een kolom titel) maar die soms wel prettig zijn om per resultaat regel even snel in te kunnen zien. Een ander voordeel van tooltips is dat 'meer-regelige' tekst velden (zoals vrije tekst informatie blokken) niet als kolom getoond kunnen worden, maar wel als tooltip. Voor een kolom is per gevonden gegeven immers slechts 1 regel 'hoogte' beschikbaar maar voor tooltips is dat niet het geval, daar kunnen voor 1 gegeven wel meerdere regels getoond worden.

Een voorbeeld van een aantal tooltips wordt hieronder weergegeven. Door de muis cursor te plaatsen op het 'ballon' icoon met het uitroep teken er in wordt een tooltip zichtbaar zoals hieronder weergegeven. En door op het kruisje te klikken wordt de tooltip gesloten, maar dat is niet eens strikt noodzakelijk.

Zoekfilter sjablonen

Steeds meer zoekschermen bevatten de mogelijkheid om te werken met 'filter sjablonen'. Dit zijn vooraf ingevulde zoek kriteria met een eigen toe te kennen omschrijving. Het grote voordeel van filter sjablonen is dat het mogelijk is om kant en klare zoekopdrachten te maken. Een voorbeeld hiervan is het zoeken van openstaande verkooporders waar nog gewacht wordt op een overeengekomen aanbetaling voor orders van het transport type 'Bezorgen'. Dit voorbeeld bevat verschillende kriteria die opgegeven moeten worden en niet elke gebruiker heeft evenveel kennis van alle zoekmogelijkheden die schermen bieden. Door vooraf deze kriteria als filter sjablonen aan te maken kunnen eindgebruikers eenvoudigweg een sjabloon kiezen, waarna de juiste data verschijnt.

Door het 'toevoegen' knopje te gebruiken rechts van een filter sjabloon kan een nieuw sjabloon worden aangemaakt. RetailVista vraagt dan het niveau van het sjabloon, waarmee gekozen wordt voor wie het sjabloon zichtbaar is. Dat kan voor het hele bedrijf zijn, of alleen de huidige actieve vestiging, of zelfs alleen de huidige gebruiker. In het laatste geval is het sjabloon in feite een 'prive' sjabloon. Daarnaast krijgt elk sjabloon een eigen unieke omschrijving zodat het later goed herkenbaar is.

Door het sjabloon nu bewaren en dan nogmaals te wijzigen, kunnen allerlei zoekscherm selectie kriteria opgegeven worden. Bewaar het sjabloon daarna opnieuw. Als het sjabloon hierna weer opgevraagd wordt, dan worden de opgegeven selectie kriteria automatisch ingevuld.

Grid filters

In veel schermen maken we gebruik van lijsten om meerdere gegevens te tonen, ook wel grids genoemd. Een voorbeeld daarvan tref je hieronder. Bij vrijwel alle grids tref je rechtsboven een optie 'zoeken'. Als je daarop klikt, dan verschijnt een zoek dialoog waarin je allerlei filters kan leggen op de gegevens die getoond worden. Ons standaard uitgangspunt in RetailVista is om alleen gegevens te tonen die er toe doen. Bij 'merken' zoals in onderstaand voorbeeld houdt dat in dat we standaard geen merken zullen tonen die als 'vervallen' gemarkeerd zijn.

Na het klikken op 'zoeken' verschijnt bij het 'merken' scherm onderstaande dialoog. De inhoud ervan zal verschillen van entiteit tot entiteit. Merken kent hele andere filter selecties als bijvoorbeeld de weergaven van giftkaarten.