Hoe ga ik dagelijks om met besteladviezen in een interfiliaal omgeving?

Dit document beschrijft het dagelijks gebruik van besteladviezen in een interfiliaal situatie. Besteladviezen wordt bij interfiliaal gebruikt om inkooporders van afzonderlijke vestigingen te combineren naar 1 besteladvies. De afzonderlijke inkooporders worden dan gesloten en via een totaal besteladvies wordt getoond wat de vestigingen eigenlijk willen gaan bestellen.

Zodra een besteladvies wordt verwerkt, dan worden er inkooporders gemaakt op de afzonderlijke vestigingen, of er wordt een totale inkooporder op de hoofdvestiging gemaakt. Dit kan per leverancier verschillen en hangt af van de instelling 'Interfiliaal bestelmethode'. Met deze instelling kan aangegeven worden of er standaard centraal of decentraal besteld wordt. Bij een centrale instelling zal er bij het verwerken van een besteladvies 1 centrale inkooporder gemaakt worden en dan worden er 'Order door leverancier' EDI berichten teruggestuurd naar de vestigingen waarvoor artikelen besteld worden.

Bij een instelling 'Decentraal' worden er bij het verwerken van een besteladvies inkooporders gemaakt op alle afzonderlijke vestigingen.

Uiteraard is het mogelijk om voor specifieke leveranciers af te wijken van deze centraal/decentraal instelling. Bij het onderhoud van een leverancier in het tabblad 'Interfiliaal' kan per vestiging opgegeven worden dat er afgeweken moet worden van de standaard interfiliaal bestelmethode. Als er bijvoorbeeld standaard 'centraal' besteld wordt en er wordt bij een leverancier een afwijkend interfiliaal gegeven toegevoegd voor een bepaalde vestiging, dan worden bestellingen voor die leverancier en vestiging 'decentraal' gemaakt. Dat resulteert dan in een inkooporder op die vestiging zelf.

Het maken van een besteladvies kan worden uitgevoerd door te gaan naar Start, Besteladviezen, Genereer besteladviezen. Het is mogelijk om een besteladvies te maken voor alle leveranciers waar artikelen van nodig zijn, maar het advies is om een besteladvies per leverancier te maken. De reden daarvoor is dat het niet mogelijk is om een gedeelte van een besteladvies te verwerken.

Verder is het belangrijk om te weten dat de gegevens in een besteladvies 'bevroren' zijn. De kengetallen zoals bijvoorbeeld de voorraad van een artikel op een vestiging, de over-voorraad, aantal verkocht etc worden na het genereren van een besteladvies binnen dat advies niet meer bijgewerkt!

Het gemaakte besteladvies kan nu worden geopend. Vervolgens is het mogelijk om per artikel per vestiging het aantal te bestellen stuks aan te passen in de kolom 'Besteld aantal'. Ook de leveranicer is muteerbaar, mits het artikel ook door andere leveranciers leverbaar is (dat kunnen ook interfiliaal leveranciers zijn). Met de Enter toets of met de pijltjes toetsen kan naar een volgende regel worden gesprongen. Zodra de laatste regel bereikt is springt RetailVista automatisch door naar het volgende artikel.

Met de knop 'Verwijder' op bovenstaande regel is het ook mogelijk om een bestellen van dit artikel voor de aangegeven vestiging helemaal te verwijderen. Met de knop 'Nieuwe regel' kunnen er ook nieuwe regels toegevoegd worden, bijvoorbeeld om een artikel (ook) bij een interfiliaal te bestellen of om een eerder verwijderde regel terug te halen.

Als alle te bestellen aantallen correct zijn dan kan uiteindelijk gekozen worden voor het verwerken van het besteladvies. Door deze handelingen ontstaan inkooporders die nog wel verstuurd moeten worden. Het hangt van de in QA310 beschreven instellingen af of er centraal of decentraal besteld wordt en dus op welke vestigingen de inkooporders zullen worden aangemaakt.

In document QA312 worden nog een aantal bijzondere handelingen beschreven die minder vaak gebruikt zullen worden bij besteladviezen, maar zeker wel handig zijn om te weten van het bestaan ervan.