Hoe kan ik BTW vrijgestelde webshop orders leveren

Een webshop order kan een order kan op een aantal manieren BTW vrijgesteld geleverd worden:

- Er wordt geleverd aan een debiteur met een geldig BTW nummer in een ander EU land (intracommunautaire levering)
- Er wordt geleverd aan een niet EU land
- Er is sprake van een lokale uitzondering (bv. vrijstelling voor buitenlandse ambassadeurs)

Het is ook mogelijk om in het webshop orderbericht aan te geven dat een een order BTW vrijgesteld moet worden . Tijdens de verwerking van het orderbericht worden dan wel de bovenstaande voorwaarden getoetst.

Als het gaat om een levering naar een ander land binnen de EU dan is het bij BTW vrijgestelde orders verplicht om ook een BTW nummer mee te sturen. Of een land binnen de EU valt is terug te vinden in het onderhoud van landen. Een land als Zwitserland en Engeland liggen geografisch wel in de EU, maar vallen daar niet onder. We adviseren overigens met klem om de EU indicatie bij landen niet te muteren, tenzij die echt niet correct is, bijvoorbeeld voor een land welke inmiddels toegetreden is tot de EU.

RetailVista controleert daarna of er al een debiteur bestaat voor dit BTW nummer. Als dat het geval is dan wordt deze toegepast, zo niet wordt er één aangemaakt op basis van de aangeleverde gegevens. Dergelijke debiteuren worden standaard altijd aangemaakt als debiteur die contant moeten betalen. Eventueel kan de debiteurenadministratie na de nodige controles besluiten om er een op rekening debiteur van de te maken maar RetailVista zal dat standaard niet doen uit veiligheidsoverweging.

Bij het aanmaken van de debiteur wordt voor EU landen een VIES controle uitgevoerd, dit is een wettelijke verplichting voor EU landen. Als uit deze controle een andere handelsnaam of BTW nummer terugkomt zal er een foutmelding optreden waardoor het bericht afgekeurd wordt. Soms worden er teveel aanvragen bij de VIES omgeving van een lidstaat gedaan, dan treedt er een timeout op. Deze specifieke fout wordt afgevangen om te voorkomen dat de orderstroom stagneert als gevolg van het niet bereikbaar zijn van de VIES omgeving.

Als aan alle bovenstaande voorwaarden voldaan is, dan wordt de verkooporder BTW vrijgesteld gemarkeerd. In het andere geval zal het orderbericht afgekeurd worden, met een duidelijke vermelding van de reden van afkeur.

Voor niet EU landen geldt dat alle orders BTW vrijgesteld geleverd mogen worden, los van het wel of niet beschikbaar zijn van een BTW nummer. Als het afleveradres hoort bij een land dat niet gekenmerkt is als EU land in RetailVista dan wordt dit toegestaan. Voor dit soort zendingen is het daarnaast belangrijk dat het artikel bestand wordt voorzien van zogenaamde HS codes (https://www.kvk.nl/en/international/what-are-hs-codes-and-how-do-you-find-the-right-one/).

SendCloud douane documenten

Als een zending naar een niet-EU land wordt gestuurd, dan genereert SendCloud hiervoor aanvullende verzending documenten. Deze moeten deels nog verder afgehandeld worden binnen de SendCloud website. Voor zover wij correct geinformeerd zijn geldt dit niet als er gebruik gemaakt wordt van DPD. In dat geval is het niet nodig om achteraf in de SendCloud website nog verdere gegevens aan te vullen. Maar voor andere verzend partijen schijnt dat wel nodig te zijn.

Onze info op dit gebied is beperkt, maar als je als klant met ons je ervaring wilt delen dan kunnen wij onze documentatie op dit onderdeel verder verbeteren.

HS codes

De HS code is een nieuwe eigenschap op artikelniveau. Het is belangrijk om voor alle artikelen die via de webshop aangeboden worden een HS code op te voeren. Deze code wordt meegestuurd in het bericht naar SendCloud zodat douanes wereldwijd weten wat voor goederen in het pakket aanwezig zijn. 

Helaas is het op dit moment zo dat SendCloud geen ondersteuning biedt voor MultiCollo zendingen icm HS codes. Zendingen met meerdere colli buiten de EU zullen dus altijd als afzonderlijke zendingen moeten worden aangeboden.