Hoe werkt interfiliaal bestellingen?

Interfiliaal communicatie

Via RetailLink is het mogelijk om artikelen te bestellen bij andere vestigingen. Dit werkt het beste in de situatie van 1 bedrijf met meerdere vestigingen, maar het is ook mogelijk om bij andere bedrijven (van RetailVista) artikelen te bestellen. De mogelijkheid is zelfs aanwezig om artikelen bij andere bedrijven te bestellen die geen RetailVista gebruiken, omdat het interfiliaal verkeer werkt op basis van standaard EDI berichten.

Voorwaarden

Om gebruik te kunnen maken van interfiliaal verkeer moet een vestiging eerst aangesloten zijn op RetailLink. Er is separate documentatie beschikbaar hoe dit aangesloten moet worden. Vanaf dat moment kunnen met een aantal extra handelingen interfiliaal orders gemaakt worden.

Algemene opzet

Om artikelen interfiliaal te bestellen, wordt een andere vestiging in feite een leverancier. Dit houdt in dat op de winkel die artikelen besteld een inkooporder wordt aangemaakt, gericht aan de leverancier welke de andere vestiging voorstelt. Op die andere vestiging komt de inkooporder binnen als verkooporder en kan deze worden geleverd.

Die levering vindt plaats via een reservering en wordt vervolgens contant of (vaak) op rekening geleverd aan de vestiging die de bestelling gedaan heeft. Er volgt dan een digitaal pakbon bericht, gevolg door een digitaal factuurbericht en een papieren factuur (mits er op rekening geleverd wordt).

Op de vestiging die de bestelling gedaan heeft kan de digitale pakbon met één handeling opgeboekt worden, en kan het factuur bericht gebruikt worden om snel een eenvoudig een factuur controle uit te voeren.

Interfiliaal onder hetzelfde bedrijf

Wanneer in RetailVista van meerdere vestigingen gebruik gemaakt wordt onder hetzelfde bedrijf, dan werkt interfiliaal verkeer het meest optimaal. Daar zijn twee redenen voor:

1. De voorraad van de andere vestigingen kan direct bekeken worden, waardoor het order proces vooraf al weet of een artikel wel geleverd kan worden.
2. Alle artikelen die besteld worden vallen onder hetzelfde bedrijf en er is dus geen risico dat een bepaalde barcode door de ontvangen partij niet herkend wordt.
3. Het bestellen bij een andere vestiging is simpel qua gebruikersinterface omdat uit een beperkt aantal vestigingen direct een keuze gemaakt kan worden. Dat in tegenstelling tot het bestellen bij andere bedrijven, dan moet dat andere bedrijf als leverancier aangemaakt worden en moet bij het bestellen die leverancier opgezocht worden.

Interfiliaal bij andere bedrijven of niet-RetailVista gebruikers

Het is met interfiliaal communicatie ook mogelijk om bij andere bedrijven te bestellen, of zelfs bedrijven die niet met RetailVista werken. Mits die laatste EDI ondersteunen ontvangen zij orderberichten en kunnen ze overgaan tot levering. 

Toevoegen van een interfiliaal

Elke vestiging waar bestellingen gedaan moeten kunnen worden, moet worden opgevoerd als leverancier binnen RetailVista. Het doet er niet toe of het gaat om een eigen vestiging onder hetzelfde bedrijf, of een vestiging van een ander bedrijf. Uiteraard moet die vestiging ook EDI orderberichten kunnen ontvangen. Als dat een RetailVista gebruiker is, dan zal deze waarschijnlijk aangesloten zijn op RetailLink. Mocht dat nog niet het geval zijn, zorg dan eerst dat die aansluiting een feit is. Maak de vesting aan als leverancier en geef bij EDI aansluitnummer het nummer op van de vestiging zoals die in het EDI netwerk bekend is. Dit moet een geldig en bij GS1 bekend uniek aansluitnummer zijn, tenzij er totaal niet met het X400 EDI netwerk gecommuniceerd wordt (dus volledig intern systeem).

Maak nu de vestiging aan als leverancier binnen de RetailLink administratie omgeving. Het mail type en bijbehorend X400 adres hangt af van hoe deze ‘leverancier’ bereikbaar is. Als de vestiging ook door RetailLink afgehandeld wordt, dan zal er helemaal geen mail gestuurd gaan worden maar wordt het bericht direct in het postvak van de leverancier geplaatst. De controle door RetailLink of een leverancier op RetailLink zelf aangesloten is, vindt plaats door middel van het aansluitnummer. Als dat nummer ook toegekend is aan een vestiging van RetailLink, dan worden bericht dus direct in het postvak van die vestiging geplaatst.

In onderstaand voorbeeld van de bestemmings-vestiging is dat het geval: aansluitnummer 9900000000042 bestaat bij vestiging ‘Dev/33 vestiging 2’ en wordt dus direct geplaatst in het postvak van die vestiging.

Bestelling plaatsen

Nu de leverancier bekend is in RetailVista en ook bekend is in RetailLink is het mogelijk om artikelen te bestellen bij die leverancier. Omdat er geen inkoopgegevens bekend zullen zijn, worden artikelen altijd op basis van stuks besteld. Kies bij een artikel voor ‘Interfiliaal’ bestellen en selecteer de leverancier waar de bestelling geplaatst moet worden. Vanuit de standaard instellingen uit RetailVista worden de gegevens zoals verpakking en dergelijke automatisch geregeld.