Introductie

De Pack & Ship website is een aparte website naast RetailVista die ontwikkeld is voor logistieke orderverwerkers in een magazijn om de afhandeling van geraapte orders zo eenvoudig en efficiënt mogelijk te laten verlopen. Van een verkooporder onstaan één of meerdere verkooporder reserveringen en het is de bedoeling dat de artikelen van een reservering verzameld worden. Op reserveringen worden in deze website een serie controles uitgevoerd, waarna de reservering kan worden aangemeld bij een pakketdienst voor afhalen of verzending. Hierna wordt de reservering verwerkt als omzet en wordt de voorraad definitief verlaagd. De website is ontwikkeld voor gebruiker zonder toetsenbord en is geoptimaliseerd voor gebruik met behulp van een touchscreen. De Pack & Ship website is in hoge mate instelbaar hoe deze moet werken, in deze help worden alle mogelijkheden beschreven.

Van elke verzamelde verkooporder reservering wordt door de Pack&Ship website een pakketdienst track&trace etiket geprint. Dit geldt dus niet alleen voor bezorgingen via een pakketdienst (zoals DHL, Post NL etc) maar ook voor eigen bezorgingen en ook voor afhaal van reserveringen. RetailVista heeft voor eigen bezorging en afhalen een interne 'pakketdienst' die RetailVista track&trace etiketten print met een eigen interne track&trace barcode. Door de Pack&Ship website te gebruiken kan dus niet meer voorkomen dat er reserveringen ergens rondslingeren waarvan niet bekend is bij welke bestelling die horen, voor welke klant die zijn etc. Elk reservering pakket is altijd voorzien van een track&trace etiket.

Deze website begint op het moment dat een orderpicker klaar is het het verzamelen van reserveringen in de winkel en/of magazijn en zijn verzamelde artikelen aflevert bij de inpak afdeling. Er zijn twee belangrijke methodes waarop een orderpicker artikelen verzamelt. 

Dragers

De ene methode is het verzamelen van artikelen voor reserveringen in dragers. Met een drager wordt een bak bedoeld waarin alle artikelen voor een reservering gelegd worden. Als een reservering te veel artikelen bevat voor 1 drager dan kunnen een 2e en eventueel aanvullende dragers gebruikt worden. Vaak worden meerdere bakken op een kar gezet waarbij het aantal bakken op een kar overeenkomt met het maximum aantal gelijktijdig te verzamelen reserveringen. Het verzamelen van meerdere reserveringen tegelijkertijd wordt een 'wave' genoemd. Een wave 16 betekent dat er maximaal 16 reserveringen in één run verzameld worden. De omvang van een wave is instelbaar in RetailVista en het is ook mogelijk om een Wave-1 te maken waarbij je dus slechts één reservering tegelijkertijd verzameld.

De bakken die gebruikt worden als drager moeten allemaal een eigen uniek nummer hebben. Ons advies is om te starten met drager nummer 1 en in RetailVista zoveel dragers aan te maken als dat er bakken beschikbaar zijn. Binnen RetailVista adviseren wij om nummer 1 tot en met 999 vrij te houden voor fysieke dragers. Het nummer van een bak moet bij voorkeur als scanbare barcode sticker op de bak vermeld worden. Dat maakt het op de inpak afdeling mogelijk om de drager te scannen waarna RetailVista weet welke reservering artikelen zich in die bak zouden moeten bevinden.

Een reservering kan zich dus in één of meerdere dragers bevinden als het aantal artikelen van een reservering niet past in één drager. Het is ook mogelijk om ad-hoc dragers ter plekke aan te maken tijdens het verzamelen van artikelen. Als een artikel bijvoorbeeld te groot is voor een drager dan kan er voor gekozen worden om een ad-hoc drager aan te maken. Er wordt dan een sticker geprint op een mobiele printer (wifi sticker printer) en die sticker is dan de drager met een uniek drager nummer en een barcode. We noemen dit ad-hoc dragers, ze bestaan slechts tijdelijk en na afhandeling van de verzamelde reservering met de ad-hoc drager sticker wordt die sticker weggegooid en dat drager nummer komt nooit weer in de roulatie.

Artikelen

De andere methode van het verzamelen van reservering is geen gebruik maken van dragers maar in plaats daarvan alle verzamelde artikelen in één winkelwagen plaatsen. Het nadeel van deze methode is dat de inpak afdeling dus allerlei winkelwagens vol met artikelen krijgt en zelf uit moet zoeken welke artikelen bij welke reservering horen. Toch helpt de Pack&Ship website daar zoveel mogelijk bij, zoals in deze help documentatie verder wordt beschreven.

Inpak afdeling

De inpak afdeling ontvangt van de orderpickers dus dragers of winkelwagens met verzamelde artikelen van verkooporder reserveringen. In geval van een winkelwagen helpt de Pack&Ship website om de artikelen in die winkelwagen te koppelen aan openstaande reserveringen. Als bijvoorbeeld een stompkaars verzameld is, wordt gekeken naar de openstaande reserveringen waar een stompkaars in voorkomt en zal de oudste reservering gesuggereerd worden als de te gebruiken reservering. In geval van een drager zal na het scannen van de drager door de Pack&Ship website gezocht worden naar de reservering van die drager en vervolgens helpt de website door de inpak medewerker te informeren of er ook nog andere dragers bij diezelfde reservering horen. Bij zowel het verzamelen van reserveringen via dragers als via een winkelwagen kan het gebeuren dat andere regels van een reservering door een andere afdeling verzameld worden en misschien nog wel onderweg zijn. Het is dus mogelijk dat de website een tweede drager nummer vermeldt die ook hoort bij dezelfde reservering, maar die drager kan zich nog bevinden in het verzamel proces. Hetzelfde geldt voor een winkelwagen met de stompkaars uit het voorbeeld: Als bij een reservering voor een stompkaars ook een hanglamp besteld is, dan is het mogelijk dat die hanglamp van een andere afdeling afkomstig is en door een andere medewerker nog verzameld wordt. 

In beide situaties kan de gevonden reservering nog niet verwerkt worden, in afwachting van de andere artikelen. Deze reservering zal dus tijdelijk terzijde moeten worden gelegd.

Reservering controle proces

Nadat een reservering gevonden is worden eerst een serie algemene controles uitgevoerd. Een belangrijke controle is of er voldoende is betaald op een reservering om die uit te kunnen leveren. Als dat niet het geval is, dan zal de Pack&Ship website aanvullend controleren of er rembours pakketdiensten zijn. Rembours betekent dat de betaling aan de bezorger wordt gedaan bij de overhandiging van het pakket (dat kan overigens evengoed de uitgifte van het pakket zijn in geval van afhalen). Als er geen rembours pakketdiensten beschikbaar zijn, dan stagneert het proces hier en zal er samen met de klant een oplossing gezocht moeten worden om de reservering alsnog betaald te krijgen, voordat deze wordt ingepakt voor verzending of afhalen. Ons advies is om rembours wel te gebruiken zodat reserveringen in dit proces wel verder afgehandeld kunnen worden. Als rembours beschikbaar is en op een reservering is nog niet voldoende betaald, dan zal de Pack&Ship website alleen maar de keuze van pakketdiensten toestaan die rembours ondersteunen.

Artikel controle proces

Nadat een reservering gevonden is kan de Pack&Ship website zo ingesteld worden dat de barcodes van alle verzamelde artikelen van een reservering gescand moeten worden. Wij adviseren om deze controle instelling te activeren: het dwingt inpak medewerkers tot een controle van de verzamelde artikelen, zodat je zeker weet dat de juiste artikelen verzameld zijn. Een controle op dit punt voorkomt dat artikelen worden verstuurd of bezorgd waarbij na afloop bij de consument blijkt dat er een verkeerd artikel geleverd is, met alle retour kosten en een ontevreden klant als gevolg. Als alle verwachte artikelen gescand zijn en deze komen overeen met de bestelde artikelen in een reservering, dan zal de Pack&Ship website groen licht geven voor de volgende stap in het inpak proces. Als er een artikel barcode gescand wordt van een artikel die niet voorkomt in de verkooporder reservering, dan zal het artikel afgekeurd worden en zal een logistiek medewerker moeten zorgen dat het correcte artikel onderdeel wordt van de reservering. Het controle proces gaat niet eerder verder als dat alle artikelen en ook het aantal stuks overeenkomen met de reservering.

Reservering incompleet

Het kan bij de controle van artikelen blijken dat een artikel niet verzameld is, bijvoorbeeld omdat het niet gevonden kan worden. Als na een hernieuwde zoekactie het artikel echt niet gevonden kan worden, dan zal een besluit genomen moeten worden om de reservering aan te passen (of nog langer te wachten tot het missende artikel er wel is). Door de reservering aan te passen kan het niet gevonden artikel uit de reservering verwijderd worden en deze zal op de verkooporder dan open blijven staan als nog niet geleverd artikel. De andere artikelen in de reservering komen nu overeen met wat er werkelijk aan artikelen verzameld is en het hierboven beschreven controle proces zal nu groen licht geven tot een volgende stap in het controle proces. Het kan ook voorkomen dat de aantallen van een artikel niet overeenkomen met de aantallen in de reservering, ook hier geldt dat als er te weinig artikelen verzameld zijn, de reservering aangepast moet worden of dat er aanvullende artikelen verzameld moeten worden om te komen tot het gevraagde aantal stuks.

Pakketdienst selecteren

Nadat alle artikelen gecontroleerd zijn kiest de inpak medewerker voor een pakketdienst. Dat kan een partij zijn zoals PostNL, DHL etc. Maar er kan ook gekozen worden voor de RetailVista pakketdienst, als reserveringen afgehaald worden of bezorgd worden via eigen transport. Samen met de keuze van een pakketdienst worden ook het gewensten aantal colli opgegeven. Soms passen de artikelen van een reservering niet in één doos en zijn er meerdere dozen (colli) nodig. Veel pakketdiensten ondersteunen multi-collo zendingen zodat je maar één bedrag betaald voor een verzending, ongeacht het aantal dozen. Er worden dan wel voor elke doos een afzonderlijke sticker geprint. De RetailVista pakketdienst ondersteund ook multi-collo zendingen, ook daar wordt voor elke doos een eigen sticker geprint.

Afsluiten reservering

Als alle controle processen succesvol doorlopen zijn en de reservering is succesvol aangemeld bij een pakketdienst, dan zal de reservering worden afgesloten. DIt proces bestaat uit het maken van omzet van de reservering, de definitieve afboeking van de voorraad en het logistiek sluiten van de reservering. Met deze laatste stap is de afhandeling van een reservering voltooid en kan in de Pack&Ship website aan de volgende reservering worden begonnen.