Inventariseren binnen RetailVista & RetailVista Mobile X

Inventariseren

In grote lijnen bestaat het inventariseren uit de volgende stappen.

Alles tellen en toevoegen aan de inventarisatie hierna de inventarisatie verwerken.

Alle artikelen die geteld zijn zouden nu moeten kloppen.

Door de artikelen op nul te stellen die in de inventarisatie periode niet geteld zijn zorgen we ervoor dat ook deze voorraden gecorrigeerd worden. 

Inventarisatie

De inventarisatie (Start -> Voorraad -> Inventarisatie) kan op meerdere manieren gevuld worden, nml. door het :

• Toevoegen van een enkel artikel aan een inventarisatie
• Gebruik te maken van een mobiele scanner ( RetailVista Mobile X)

Deze worden hieronder toegelicht.

Toevoegen van een enkel artikel aan een inventarisatie

Het toevoegen van een enkel artikel zal alleen in uitzonderlijke situaties voorkomen, maar is mogelijk door in de inventarisatie (Start -> Voorraad -> Inventarisatie) op toevoegen te klikken.

Inventariseren m.b.v. RetailVista Mobile

Door op de scanner in RetailVista Mobile X te kiezen voor de module inventariseren kunnen heel eenvoudig artikelen worden gescand en aantal worden opgegeven. 

Op het moment dat een artikel in de inventarisatie geplaatst wordt krijgt deze een teldatum en een tijd.

Wanneer hetzelfde artikel op deze dag ook nog wordt verkocht ontstaat er een kleine ruis in de telling.

De verkopen van het artikel vanaf een dag na de teldatum worden uiteindelijk bij het verwerken van de inventarisatie verrekend.

Voorbeeld: Artikel x wordt op 09/01/2023 geteld met een aantal van 7 stuks.

Op 11/01/2023 wordt 1 stuk van dit artikel verkocht en op 12/01/2023 2 stuks.

Uiteindelijk bij het verwerken van de inventarisatie zal de eindvoorraad 4 stuks zijn.

Inventarisatie rapportages

 Voordat de inventarisatie verwerkt word kunnen er nog een aantal interessante rapportages worden afgedrukt.

LET OP: deze rapportages zijn alleen te raadplegen zolang de inventarisatie niet verwerkt is.

Inventarisatie verwerken

Wanneer alle artikelen in de winkel geteld zijn kan de inventarisatie verwerkt worden door in de inventarisatie te kiezen voor “verwerk inventarisatie”.  

Alles kan in één keer verwerkt worden of er kan een filter worden opgegeven.

Voorraad op nul instellen

Nadat de inventarisatie is verwerkt kan het zijn dat er zich in RetailVista nog artikelen bevinden met een voorraadstand ongelijk aan 0, welke niet zijn geteld in de tel periode.

Deze artikelen kunnen via Start -> Voorraad -> Voorraad op nul instellen op nul gesteld worden.

Hier is het belangrijk de nulstelling datum goed in de gaten te houden, dit is de datum waarop de artikelen op nul gesteld worden. Dit moet dus een datum zijn van na de laatste teldatum het liefst een één dag erna.

Ook moet de periode opgegeven worden waarin de inventarisatie is uitgevoerd om ervoor te zorgen dat voorraad mutaties in deze periode niet op nul gesteld worden.
Voorbeeld:

In de periode 01/01/2023 t/m 15/01/2023 is geïnventariseerd, dan zou bij het nul stellen de onderstaande gegevens ingevoerd kunnen worden.

Dit zorgt ervoor dat alle voorraadmutaties tussen 01/01/2023 en 15/01/2023 niet op nul gesteld worden. De nul stel datum van 16/01/2023 ligt één dan na de laatste teldatum.

LET OP: Het gaat hier dus om voorraadcorrecties en niet alleen inventarisaties in de opgegeven periode. Van alle artikelen waar een voorraad correctie op is geweest (handmatig of via inventarisatie) zal het nulstellen genegeerd worden.

Ontvangsten tijdens Inventarisatieperiode

Ontvangsten worden niet meegenomen in het inventarisatie proces, dus tijdens de inventarisatie periode mag er niets opgeboekt worden.

Ontvangsten tijdens het inventariseren moeten of worden ontvangen na de inventarisatie periode of worden meegeteld tijden de inventarisatie.

In gedeeltes inventariseren

Bovenstaande gaat ervan uit dat alles wordt geteld, verwerkt en het overige op nul gesteld word.

Het is ook mogelijk om per voorkeursleverancier, merk, artikelcategorie of kassagroep etc. te verwerken door bij het verwerken van de inventarisatie filters op te geven.

Aan de werkwijze veranderd dan verder niets. Over het algemeen is dit wel een stuk lastiger dan alles in één keer te verwerken. Het moet immers wel zeker zijn dat alles van deze voorkeursleverancier, merk, artikelcategorie of kassagroep etc. ook daadwerkelijk geteld is.