Digitaal factureren instellen

In deze handleiding wordt beschreven hoe u digitaal factureren instelt, zodat u facturen automatisch naar debiteuren kunt sturen. Facturen worden per e-mail verzonden vanuit RetailVista. Digitale facturen hebben dezelfde layout als de afgedrukte facturen. Wanneer u normaal voorbedrukt papier gebruikt voor facturen, wordt het logo en de adresgegevens niet gebruikt bij digitale facturatie. In dat geval kunt u een aparte factuurlayout maken voor digitale facturatie.

 Debiteur

-> Start -> Relaties -> Debiteuren onderhoud

 Hier kunt u de debiteur opzoeken. Als u meer zoekopties wilt, kunt u rechts in het scherm "Zoeken" gebruiken.

Dubbelklik op de regel om de debiteur te openen en klik op het tabblad "Digitaal". Gebruik het icoon voor "Bewerken".

Digitale factuur: Stel dit in op "Email", zodat de facturen per e-mail worden verzonden
Email adres: Om een emailadres te kunnen selecteren, moet dit emailadres zijn ingevoerd via -> Start -> Relaties -> Relatie onderhoud
Email CC: Vul indien nodig een emailadres in
Email BCC: Vul indien nodig een emailadres in
Toeslag artikel: Om extra kosten, zoals extra administratiekosten, in rekening te brengen

Klik op tabblad "Layouts" om hier de factuur layout te kiezen. Het kan zijn dat er voor digitale facturen een andere layout wordt toegepast dan voor uw andere facturen..

Na het klikken op het icoon voor "Opslaan" is de digitale facturatie ingesteld.

Bij het aanmaken van een factuur wordt vastgelegd of de factuur digitaal moet worden verwerkt. De manier waarop de factuur wordt verwerkt is zichtbaar bij "Digitale verwerking".

Het enige verschil met de papieren factuur  is dat er geen eindfacturen kunnen worden afgedrukt. Na het printen en goedkeuren van de conceptfactuur wordt de factuur automatisch verzonden en wordt de status op 'Definitief en geprint' gezet.

Digitaal facturen automatisch verzenden

Als u wilt dat digitale facturen automatisch worden verzonden, kunt u het proces van digitale facturering inplannen via de taakplanner.

-> Extra -> Taak planner

Met het groene "+" symbool kun je een nieuwe taak toevoegen.

Taaktype: "Verstuur facturen"
Gebruiker: Gebruiker die de facturatie uitvoert
Omschrijving: Vul de omschrijving in, zodat duidelijk is waar de taak planning voor gemaakt is
Emailsjabloon: u kunt een emailsjabloon gebruiken
Resultaat ontvangers: wanneer u een emailadres invult, ontvangt dit emailadres de taakrapporten
Uitvoering gedrag: 1 Taak tegelijk
Actief vanaf en Actief tot/met: Activeringsperiode
Planning interval: Kies het gewenste interval. Dit kan dagelijks, wekelijks, per uur etc zijn
Uitvoeringstijd: Hoe laat moeten de facturen verstuurd worden 

Layout definitieve factuur

 -> Extra -> Instellingen -> Sectie: Taken -> Tabblad Rapportages

Hier stel je in welke layout de definitieve digitale factuur moet krijgen.

Gegevens afzender

-> Extra -> Instellingen -> Sectie: Taken -> Tabblad Taakplanner

Hier vind je onder andere het email adres en de naam waaruit de mails worden verzonden.