Hoe kan ik een koppeling maken met Twinfield voor kasverantwoording?

Dit document beschrijft hoe een koppeling gelegd kan worden tussen RetailVista en de financiele applicatie 'Twinfield' om de kasverantwoording te exporteren. Let op: Het maken van een koppeling met financiele software is niet altijd eenvoudige en in veel situaties wordt aangeraden om hiervoor een consultant te benaderen. Deze kan dan samen met de accountant en de ondernemer een plan maken op welke manier een koppeling gewenst is. Vooral de diversiteit en inrichting van financiële administraties maakt dat RetailVista veel instelmogelijkheden kent, maar zorgt wel voor enige complexiteit in het maken van een juiste koppeling. Er is een separaat intake document QA253 beschikbaar waarin de voorbereidingen beschreven worden om snel te komen tot een werkende koppeling.

Om naar Twinfield te kunnen koppelen zijn vooraf een gebruikersnaam, wachtwoord, omgevingscode en officecode noodzakelijk. Verder is een licentie 'financiële exports' nodig om een koppeling te kunnen leggen.

De volgende instellingen moeten nu worden gemaakt, uitgaande van een 'standaard' koppeling met Twinfield zonder veel speciale wensen.

• Ga naar Extra, Instellingen, sectie 'Financieel', tab 'Applicatie'.
• Kies als type journaal voor 'TwinfieldIntegration'.
• Ga nu naar de sectie 'Financieel', tab 'Twinfield'.
• Stel daar de gebruikersnaam, wachtwoord, omgevingscode en kantoor code in. Ook kunnen email adressen opgegeven worden waarheen het verslag van elke Twinfield sessie kan worden verstuurd. Als een sessie goed verloopt krijgt de email de prioriteit 'Normaal', bij een foutief sessie krijgt deze de prioriteit 'Hoog'. Met een eventueel email filter kunnen de normale email berichten dan eenvoudig automatisch worden verplaatst naar een aparte folder terwijl de berichten die een actie vragen achterblijven in het 'Postvak In'.
• Ga naar de sectie 'Kasverantwoording', tab 'Export'.
• Geef als boekstuk kasverantwoording '1' op. Het boekstuk is voor RetailVista een verplicht veld maar wordt naar Twinfield toe niet gebruikt.
• Selecteer de juiste 'Contante verkoop dagboek code'.
• Kies bij 'Kasverantwoording journaal interval' voor 'Dag'.
• Kies bij 'Comprimeer journaal' voor 'Dag'. Dit zorgt er voor dat de journaalposten binnen een journaal per dag worden gecomprimeerd.
• Kies bij 'Auto exporteren kasverantwoording journalen' voor 'Ja'

• De instelling 'Datum toevoegen aan export aan export journaal omschrijving veld' wordt vaak op 'Ja' ingesteld omdat dat het afletteren van het journaal binnen Twinfield aanzienlijk makkerlijker maakt.
• Kasverantwoording omzet export inclusief BTW kan het beste op 'Nee' ingesteld worden. Een standaard Twinfield administratie verwacht verkoopjournaal informatie exclusief BTW. Kasverantwoording exporteer BTW wordt op 'Ja' ingesteld zodat naast de omzet exclusief BTW ook de BTW bedragen aangeleverd worden. Twinfield kan de BTW ook zelf berekenen uit de omzet exclusief BTW, maar voor de beste aansluiting is het beter om de BTW ook mee te exporteren vanuit RetailVista.
• De instelling 'Kasmutatie ook exporteren' moet op 'Ja' ingesteld worden. Twinfield kan zelf niet berekenen wat de kasmutatie is op basis van een financieel journaal.
• Kasverantwoording journaal debet/credit teken moet op  'Nee' ingesteld worden. Twinfield kan zelf bepalen op basis van de meegestuurde debet/credit indicatie wat het teken is bij bedragen.

• Ga nu naar Start, Kasverantwoording en kies voor 'Initialiseer kasverantwoording'. Dit zorgt ervoor dat RetailVista automatisch alle benodigde grootboeken aanmaakt en de instellingen voor de kasverantwoording aanmaakt.
• Ga nu naar Administratie, Grootboeken. Controleer bij elk grootboek of de export code daarvan overeenkomt met het gewenste grootboek in Twinfield.

Alle handelingen om een koppeling met Twinfield te maken zijn nu uitgevoerd. Raadpleeg nu document QA 255 om een journaal te exporteren naar Twinfield.

Een groot voordeel van de manier waarop Twinfield opgezet is, is dat de mogelijkheid bestaat om journalen te importeren zonder dat deze direct in de uiteindelijke administratie terecht komen. Een door RetailVista aangeboden journaal kan binnen Twinfield bekeken worden en vervolgens erwijderd of verwerkt worden.