Hoe start ik een integratie met Exact Online?

Om gebruik te kunnen maken van ExactOnline is het noodzakelijk om eenmalig een koppeling te leggen tussen RetailVista en ExactOnline. Deze QA beschrijft hoe dat in zijn werk gaat. Om gebruik te kunnen maken van Exact is het nodig om een account bij Exact te hebben. Dat kan via een demo/trial of productie versie, of in geval van software leveranciers door middel van een partner account.

Voorwaarden

Om gebruik te kunnen maken van een Exact Online integratie moeten de juiste licenties binnen RetailVista ERP beschikbaar zijn. Verder is het vanuit Exact Online verplicht gesteld dat RetailVista ERP over het publieke Internet bereikbaar moet zijn, en dat de bereikbaarheid beveiligd is door middel van een SSL certificaat. Voor RetailVista winkels die gebruik maken van de hosting door NedFox is dit uiteraard volledig en goed geregeld. Bij een on-premise (eigen) installatie kan dit een beperking zijn.

Bedrijf

Vanwege technische redenen is het bij gebruik van een Exact Online integratie vanuit RetailVista verplicht om gebruik te maken van een nieuwe feature in de RetailVista 2024 update, een 'bedrijf' alias. Via 'Extra', 'Bedrijven' kan een URL tag worden bedacht die vóór de bestaande RetailVista URL wordt toegevoegd. In onderstaand voorbeeld is 'testbedrijf' als tag opgegeven. De RetailVista URL wordt dan bijvoorbeeld https://testbedrijf.retailvista.net, eventueel nog gevolg door een / teken met een instantie aanduiding waar u altijd op werkt.

Als er vanaf nu van de nieuwe URL gebruik gemaakt wordt, dan is het niet meer nodig (en niet meer mogelijk) om in de inlog pagina een bedrijf nummer op te geven.

Connector

Binnen RetailVista moet een connector aangemaakt worden om te kunnen communiceren met ExactOnline. Deze is te vinden in het menu 'Extra' of via 'Snel zoeken'. Voeg een connector toe waarna onderstaand scherm verschijnt:

Laat het scherm even open staan, belangrijk voor nu is om het nummer te onthouden welke RetailVista gesuggereerd heeft voor deze aan te maken connector.

Applicatie

Er wordt momenteel nog gewerkt aan het registreren van de RetailVista ExactOnline integratie als standaard app. Op dat moment is een registratie van de app zoals hieronder waarschijnlijk niet meer nodig, of zal anders verlopen.

Als eerste moet RetailVista binnen Exact als applicatie worden geregistreerd. Dit gaat via de App store van Exact. Er is een algemene inlog pagina voor allerlei verschillende onderdelen van de Exact organisatie. Deze pagina is te bereiken via https://www.exact.com/nl/login en kies daar voor een login op de app store. Hierna wordt een pagina getoond met productie en test- apps. Maak een keuze om de app als test of productie app te registreren.

Voeg een app toe en geef die als naam 'RetailVista ERP'. Gebruik als URL https://testbedrijf.retailvista.net/oauth.ashx?provider=25 waarbij 25 het nummer is van de connector zoals die eerder is aangemaakt als connector binnen RetailVista. Accepteer de voorwaarden en sla de applicatie op.

Hierna zal de app verschijnen zoals hieronder en is door Exact Online een client ID en een client Secret aangemaakt. Via de 'kopieer' icoontjes achter die velden kan de inhoud worden overgenomen.

Connector

Ga nu binnen RetailVista terug naar de eerder aangemaakte connector en daar de aangemaakte client ID, client secret token en callback URL over zoals die in Exact zijn aangemaakt en uitgegeven.

Sla de connector gegevens nu op en heropen het connector scherm. De knop 'oAuth' login is nu beschikbaar, druk hierop. Hierdoor zal een nieuwe browser pagina worden geopend om in te loggen op Exact Online. Als dat niet gebeurd, dan is de kans groot dat een popup geblokkeerd wordt. De melding hiervan en hoe dit op te lossen is hangt een beetje af van de gebruikte browser. In Chrome is rechts boven deze tekst zichtbaar en door er op te klikken kan aangegeven worden dat het toch toegestaan is dat RetailVista een popup opent.

De login pagina die hierna verschijnt van Exact ziet er uit zoals hieronder weergegeven. Login nu in met de Exact gebruikersnaam en wachtwoord.

Na een succesvolle login zal Exact Online verbinding zoeken met RetailVista en een zogenaamde 'applicatie code' verstrekken. Deze wordt in RetailVista opgeslagen als API token bij de eerder aangemaakte connector.

Na afloop van deze authenticatie worden vanuit RetailVista nog een aantal extra tokens aangevraagd bij Exact Online, waarna de hele integratie een feit is. Vanaf dit moment kan RetailVista geautomatiseerd communiceren met Exact Online. De verdere inrichting rond het maken en versturen van journalen wordt in andere QA's besproken en is niet Exact Online specifiek binnen deze QA.

Als er in bovenstaand proces een melding verschijnt zoals hieronder, dan komt de callback URL zoals opgegeven in de app registratie niet overeen met de opgegeven callback URL in de RetailVista connector. Controleer deze dan en zorg dat ze gelijk aan elkaar zijn.

Tokens levensduur

De aangemaakte tokens in de laatste stap hebben een levensduur van maximaal 30 dagen. In het uitzonderlijke geval dat er 30 dagen lang niet met Exact Online gecommuniceerd is, worden deze tokens door ExactOnline ongeldig verklaard. Vanaf dat moment bestaat de enige oplossing om dat te herstellen uit het volledig opnieuw doorlopen van de hiervoor beschreven integratie procedure. Uiteraard bestaat de connector dan al. Om het proces te starten is het dan voldoende (en verplicht) om het API token veld leeg te maken, de mutatie in de connector op te slaan en daarna opnieuw de oAuth authenticatie procedure te starten.