Hoe werkt de RetailVista integratie met EffectConnect?

RetailVista kent vanaf de voorjaar 2023 update een integratie met EffectConnect. Dit document beschrijft de eenmalige instellingen en een aantal opmerkingen bij deze integratie.

Om gebruik te maken van de integratie met EffectConnect is het nodig om deze als webshop toe te voegen. Hiervoor is een webshop CAL nodig en de 'integratie EffectConnect' licentie. Verder is voor de verwerking van orders de licentie 'Verkooporders Plus' benodigd. 

Onderstaand schermafdruk toont de belangrijke instellingen voor een succesvolle integratie met EffectConnect. De ApiKey en ApiSecret verschijnen binnen de EffectConnect website als een API token aangemaakt wordt. Het lijkt overigens wel belangrijk te zijn om na het aanmaken van een API token deze toe te kennen aan een of meerdere verkoop kanalen binnen EffectConnect, anders zullen er geen orders van die kanalen ontvangen worden. De supportdesk van EffectConnect kan hier ongetwijfeld mee helpen.

PaymentTypeCode=<value>

Deze instelling zorgt er voor dat alle betalingen van EffectConnect orders altijd op de type aanbetaling met deze code terecht komt. Als deze instelling niet opgegeven is, dan wordt als aanbetaling type gezocht naar de code 'IDeal'. In het order bericht van EffectConnect wordt gezocht naar één of meer orderregels met de status 'Paid'. Van elke van deze order regels wordt een betaal regel in het order bericht aangemaakt waarbij als type betaling de waarde van deze instelling wordt gebruikt.

TransportTypeCode=<value>

Deze instelling zorgt er voor dat alle orders van Magento als transport type de transport type met deze code toegewezen krijgen.

De instelling 'TransportTypeCode' geeft het type bezorging aan wat moet worden toegekend aan orders afkomstig uit EffectConnect. Er is dus geen ondersteuning binnen het EffectConnect platform zodat consumenten zelf hun bezorgwijze kunnen kiezen, alle orders komen op een vaste type transport terecht. Het is mogelijk om meerdere 'TransportTypeCode' instellingen op te voeren.

De syntax is dan 'TransportTypeCode=<Country code>,<Transport type code>.

Een voorbeeld is TransportTypeCode=NL,Bez. Dit zorgt er voor dat bestellingen met een bezorgland met code 'NL' als type transport voor code 'Bez' gebruikt wordt. Deze functionaliteit is erg handig als er met een pakketdienst integratie gewerkt wordt, waarbij elk land zijn eigen pakketdienst instellingen nodig heeft.

Een voorbeeld hiervan is SendCloud waar in het geval van aflevering in bijvoorbeeld Belgie geen Nederlandse carriers gekozen mogen kunnen worden.

FeesBarcode=<value>

EffectConnect ondersteund het toevoegen van bepaalde 'fee' (toeslag/handlingkosten) regels aan orderberichten. Deze regels krijgen vanuit EffectConnect geen barcode toegekend, maar een barcode is essentieel voor RetailVista omdat deze regels als 'artikel' regels aan de order toegevoegd worden.

Met deze instelling kan de barcode opgegeven worden van het artikel wat moet worden toegepast bij de ontvangst van fee regels. Het bedrag horend bij een fee is en blijft aangeleverd door EffectConnect.

De integratie met EffectConnect ondersteunt het ophalen van bestellingen, en het versturen van artikelen en track & trace codes bij reserveringen. In bovenstaand tabblad 'Orders' en 'Export' kan ingesteld worden of dat gewenst is.

Verder is het belangrijk om een taakplanning te maken voor het versturen van data naar webshops en ontvangen van orders van webshops (voor zover die niet al aanwezig is).

Voor het kunnen ontvangen van orders van EffectConnect is het zeer gewenst om te weten uit welk achterliggende systeem de orders afkomstig zijn. Binnen EffectConnect worden dat 'kanalen' genoemd.

Voor RetailVista is dat een nieuwe entiteit die toegevoegd is. Deze entiteit wordt automatisch gevuld met kanalen die voorkomen in orderberichten. Als er dus een nieuw kanaal wordt toegevoegd aan EffectConnect en daar ontstaan orders van, dan zal dat kanaal automatisch verschijnen binnen RetailVista. Bij elke verkooporder is behalve een webshop aanduiding ook een verkoop kanaal zichtbaar. Uiteraard kan daar ook op gezocht worden.

Mutaties van RetailVista (het versturen van artikelen en het versturen van track & trace codes bij reserveringen) worden door EffectConnect 'asynchroon' verwerkt. Dit houdt in dat dergelijke mutaties in een soort wachtrij geplaatst worden.

Bij het versturen van deze mutaties voert RetailVIsta na 1 minuut een controle uit of de mutatie inmiddels verwerkt is door EffectConnect. Als dat (nog) niet het geval is, dan wordt na 5 minuten nogmaals opgevraagd of het inmiddels wel verwerkt is, en na 10 minuten nogmaals. Als na 3 pogingen een mutatie nog niet verwerkt is, dan wordt de mutatie als mislukt beschouwd. Voor artikelen heeft dat weinig gevolgen.

Bij de eerstvolgende verzending worden de artikelen opnieuw allemaal verstuurd, in de praktijk zal dat 24 uur later zijn. Bij track & trace code verzending zullen deze bij de volgende webshop export taakplanning opnieuw verstuurd worden. Na 3 mislukte pogingen om van een reservering track & trace codes te verzenden zullen deze als 'mislukt' worden beschouwd en wordt er voor die reservering geen nieuwe poging meer ondernomen.

Voor het terugsturen van track & trace codes wil EffectConnect weten wat de bijbehorende 'carrier' is. Alleen de track & trace code zelf zegt niet genoeg. Als informatie naar EffectConnect wordt in dit geval de code van de pakketdienst uit RetailVista gebruikt, en als er behalve een pakketdienst ook een pakketdienst carrier gebruikt is, dan wordt die code ook toegevoegd waarbij een punt als scheidingsteken wordt gebruikt. Het is essentieel om alle voorkomende codes eenmalig te mappen in de EffectConnect website. De supportdesk van EffectConnect kan daar mee helpen.

Bij de realisatie van de EffectConnect integratie zijn een aantal nadelen naar voren gekomen:

- Er is geen betaal referentie beschikbaar van de PSP, de payment service provider.

Doordat die info niet voorhanden is, is het automatiseren van terugbetalingen vanuit retouren niet mogelijk.

- Een bestelling met meerdere stuks van hetzelfde artikel leidt bij EC tot 1 stuk per regel. Dus als je ergens 3 van besteld, krijg je 3 regels.

 In de toekomst moet worden gekeken of het noodzakelijk is om dergelijke regels in RetailVista samen te voegen tot 1 regel. Anders wordt het heel vervelend bij orderpicking. Alleen bestaat hierbij het probleem dat terugmelding van de lever status per regel dan niet meer mogelijk is: elke regel krijgt een eigen melding ID vanuit EffectConnect en daar moet op teruggemeld worden.  Samenvoegen leidt tot verlies van dat soort data, tenzij zou blijken dat die ID's hetzelfde zijn voor verschillende regels met hetzelfde artikel.

- Er is een mogelijke issue bij een hoog order volume omdat de API van EffectConnect geen paging ondersteund.

Dit houdt in dat bij elk verzoek om orders sinds de vorige synchronisatie er problemen kunnen ontstaan als het aantal orders dan heel hoog is. Als de totale omvang van de response te groot wordt voor HTTP dan crasht de verwerking.

- EffectConnect verplicht bij elke artikel synchronisatie om alle artikelen aan te leveren.

Niet slechts de mutaties, maar alles. Dat vraagt vrij veel resources en om die reden is het niet mogelijk om vaker als 1x per 24 uur de artikelen te updaten. Dit is opgelost doordat er bij elke synchronisatie gekeken wordt of er op diezelfde dag al eerder een synchronisatie naar de EffectConnect webshop heeft plaatsgevonden.

Als dat nog niet zo is, dan worden alle webshop artikelen verzameld en verstuurd. Als er al wel eerder op diezelfde dag een synchronisatie heeft plaatsgevonden, dan worden alleen de voorraad en prijzen verstuurd. Het zal er in de praktijk op neer komen dat de eerste export na 0:00 's nachts resulteert in een volledige artikel verzending, waarna de overige exports diezelfde dag alleen nog voorraad en prijzen versturen.

Als er overdag artikelen toegevoegd worden aan de EffectConnect webshop, dan worden die na 0:00 's nachts zichtbaar. Eventuele voorraad en prijzen van overdag toegevoegde artikelen worden al wel elke interval verstuurd en EffectConnect zal die regels afkeuren omdat de artikelen zelf (nog) niet bekend zijn. Dat laatste levert bij EffectConnect technisch geen problemen op, afgezien van een waarschuwingsmelding in het verwerkingsverslag.

- Een bezorgwijze die een klant kiest komt niet door in EffectConnect.

EffectConnect stelt dat market places dergelijke keuzes niet bieden (avond bezorging etcetera). Misschien is dat op dit moment inderdaad niet mogelijk, maar ze voorzien er technisch nu ook niet in.  In de configuratie van RetailVista moet bij EffectConnect om die reden een vaste bezorgmethode ingesteld worden. Verder is EffectConnect om deze reden vooral geschreven om te koppelen met Marketplaces en niet met individuele webshops zoals bv ShopWare, Woocommerce etc.

- EffectConnect ondersteund alleen URL's voor afbeeldingen.

RetailVista heeft op dit moment geen URL's beschikbaar, alleen de afbeeldingen zelf. Om die reden worden op dit moment nog geen afbeeldingen mee gestuurd naar EffectConnect. Er komt een aanpassing in RetailVIsta voor een integratie met een CDN, een Content Delivery Network.waarschijnlijk met Sirv (http://sirv.com). Afbeeldingen van RetailVIsta worden dan bij Sirv aangemeld waarna de Url van Sirv wordt doorgestuurd naar EffectConnect. Het houdt wel in dat als klanten afbeeldingen vanuit RetailVista mee willen laten sturen naar EffectConnect, dan is een additionele licentie bij een CDN verplicht.

- Alleen Ean13 barcodes worden toegestaan.

Het gaat om exact 13 karakters. Minder wordt afgekeurd, zoals gebruik van fictieve barcodes, Ean8 barcoden en dergelijke.