Hoe werkt het importeren van voorraad via een Excel bestand in RetailVista?

Dit document beschrijft hoe een Excel bestand met voorraad informatie kan worden geimporteerd in RetailVista. Via een Excel bestand kan zowel de voorraadstand worden ingelezen als voorraad instellingen zoals minimum en maximum voorraad parameters.

De gegevens die gemuteerd kunnen worden zijn:

- Bestelmethode

- Voorraadadministratie j/n (Gebruik een 1 of een 0 voor respectievelijk wel en geen voorraad administratie voeren op artikel)

- Berekende bestelmoment voorraad (Minimum/Veiligheidsvoorraad)

- Berekende gewenste voorraad (Maximum voorraad)

- Gebruik handmatige voorraad waarden

- Limiteer minimum voorraad

- Limiteer maximum voorraad

- Handmatige minimum voorraad

- Handmatige maximum voorraad

- Actuele voorraad

Met uitzondering van de actuele voorraad zijn alle bovenstaande gegevens terug te vinden in onderstaand 'Beschikbaarheid vestiging' scherm. De import werkt op de vestiging die linksonder in RetailVista geselecteerd is.

De Excel voorraad import is op te starten via Start, Voorraad, Importeer voorraad Excel bestand.

De gewenste bestelmethode kan in het voorloop scherm aangegeven worden en is van toepassing op het volledige te importeren bestand. Voor verschillende bestelmethoden dienen de artikelen dus in losse bestanden per bestelmethode geïmporteerd te worden. Als er geen bestelmethode opgegeven wordt, dan wordt die niet aangepast bij gevonden artikelen.

Omdat het met deze import ook mogelijk is om de voorraad van een artikel in te lezen is opgave van de voorraad peildatum mogelijk. Standaard wordt de systeemdatum gebruikt, maar door een andere datum op te geven is het mogelijk om bijvoorbeeld de voorraadstand in te lezen van enkele dagen geleden. RetailVista maakt dan een voorraad correctie per opgegeven peildatum en verkopen na die peildatum worden dan correct van de voorraad afgetrokken.

In het scherm wat volgt na het klikken op 'Volgende' moeten de voorraad velden van RetailVista gekoppeld worden aan Excel kolommen. Het is verplicht om de barcode te koppelen en tenminste 1 voorraad gegeven of de voorraad zelf. Alle resterende gegevens zijn optioneel.

De instelling van de Excel kolommen wijkt iets af van andere Excel imports in RetailVista waarmee mutaties geïmporteerd kunnen worden. Bij een reguliere Excel import per kolom aangegeven naar welk veld de kolom geïmporteerd moet worden. In de voorraad import worden juist de velden getoond en moet aangegeven worden welke kolom daarbij hoort. Dit heeft als reden en als voordeel dat een Excel kolom naar meerdere velden ingelezen kan worden.

Om het koppelen van velden aan kolommen te vereenvoudigen wordt de inhoud van de 1e Excel regel getoond in de veld koppelingen listbox. Als in het Excel bestand in de eerste regel de kolom omschrijving genoteerd is, dan wordt deze omschrijving getoond achter de kolomnaam (A,B,C etc.). Als er geen omschrijving opgegeven wordt dan is alleen de kolom naam getoond.

Als het veld 'gebruik handmatige min/max voorraad' niet gekoppeld wordt met een kolom, dan geeft RetailVista dit veld zelf een waarde als er een handmatige minimum en/of maximum voorraad gebruikt wordt. Het veld wordt als 'Ja' gemarkeerd als er een waarde is gevonden in de Excel sheet voor hamdmatige minimum en/of maximum voorraad. Zijn de opgegeven handmatige minimum en maximum voorraadvelden beide leeg, dan wordt 'gebruik handmatige min/max voorraad' automatisch uitgezet.

Als in het Excel een veld leeg is, dan wordt het gekoppelde gegeven ook leeg gemaakt. Dit maakt het bijvoorbeeld mogelijk om alle bestaande handmatige minimum en maximum voorraad gegevens leeg te maken waarbij tevens automatisch de 'gebruik handmatige min/max voorraad' uitgezet wordt (zie vorige alinea).

Door opnieuw op 'Volgende' te klikken wordt gevraagd of er een test import gestart moet worden. Door een test te doen kan gecontroleerd worden of de import zonder fouten zou verlopen. Er wordt dan echter niets verwerkt. Door de import zonder test te starten worden de gegevens echt overgenomen in de voorraad en/of voorraad instellingen.