Hoe werkt het initieel beschikbaar stellen van een artikel databank?

Dit document beschrijft de initialisatie van een artikel databank die beschikbaar gesteld wordt vanuit een organisatie aan onderliggende bedrijven. Een artikel databank is een aparte aanvoer van artikel informatie, buiten de normale organisatie artikelen om. Bedrijven kunnen zich abonneren op een of meerdere artikel databanken, mits ze daar voldoende licenties voor hebben. Elke artikel databank vereist een databank CAL (Client Access License).

Vanuit bedrijf 2, Administratie, Artikel databanken kan een nieuwe databank aangemaakt worden. Er kan zelf een code opgegeven worden bij aanmaak van een nieuwe databank. Deze code dient dan wel overeen te komen met de file import software.

Bij informatie kan een vrije tekst worden gegeven als toelichting op de databank.

Door het vinkje 'hoofdkantoor databank' te markeren is een voorbereiding op het importeren van een databank op organisatie niveau. Onderliggende bedrijven kunnen zich dan ook niet abonneren op een dergelijke databank, deze wordt eenvoudigweg op organisatie niveau ingelezen en de artikelen zijn dan voor iedereen automatisch beschikbaar.

Met 'Inkoop leverancier mode' kan aangegeven worden welke leverancier er uiteindelijk in de inkoop informatie van een geïmporteerd artikel terecht komt. De volgende keuzes zijn hier mogelijk:

- Gebruik leverancier uit artikel bestand: De leverancier zoals die wordt vermeld in het artikel databank bestand wordt overgenomen naar de inkoop informatie.

- Gebruik hier opgegeven leverancier: De leverancier zoals in dit scherm opgegeven is wordt overgenomen als leverancier bij de inkoop informatie uit het artikel databank bestand.

- Gebruik beide leveranciers: Zowel de leverancier zoals vermeld in het artikel databank bestand als de hier opgegeven leverancier worden overgenomen naar inkoop informatie. Dit zal dus altijd resulteren in het bestaan van 2 inkoopgegevens.

Met 'Voorkeur leverancier mode' kan aangegeven worden hoe de bepaling van de voorkeur leverancier bij een artikel moet plaatsvinden. De volgende keuzes zijn hier mogelijk:

Artikelgegevens zelf worden alleen bijgewerkt indien de mutatie van de voorkeur leverancier komt of de instelling 'Voorkeur leverancier mode' ertoe leidt dat de leverancier voorkeur wordt.

Een aangeleverde verkoopprijs van een leverancier die niet voorkeur is of mag worden zal dus niet bijgewerkt worden. Indien het artikel een actief inkoopgegeven van de DA Retail Groep heeft houdt dat in dat het artikel gegeven door de BOD set wordt beheert. In dat geval worden artikel mutaties niet overgenomen, uitgezonderd de voorkeursleverancier eigenschap.

- Standaard verwerking toepassen: RetailVista kent een vrij uitgebreid algoritme hoe er omgegaan wordt met de bepaling van de voorkeur leverancier. Dit hangt mede af van diverse instellingen en wordt in QA xxx apart beschreven.

- Leverancier uit artikelbestand overnemen: De voorkeurleverancier van een geïmporteerd artikel wordt aangepast naar de leverancier zoals die in het artikel databank bestand bij de inkoop informatie vermeld wordt.

- Omzetten naar hier opgegeven leverancier: De voorkeurleverancier van een geïmporteerd artikel wordt aangepast naar de in dit scherm opgegeven leverancier.

Het laatste ingave veld 'Leverancier' is de leverancier zoals die in de vorige 2 keuzevelden moet worden toegepast. Afhankelijk van bovenstaande keuzes is dit veld wel of niet beschikbaar.

Let op: Als een instelling rondom leverancier of voorkeur leverancier aangepast wordt, dan leidt dat niet tot een mutatie op de al bestaande artikelen. De instellingen worden toegepast op de eerst volgende import verwerking.

Grote wijzigingen zoals een nieuwe bron, dienen te allen tijde op voorhand getest te worden op de daarvoor bedoelde test omgeving(en).