Importeren van verkoopfacturen uit RetailVista naar Accountview

Dit document beschrijft de import van verkoopfacturen uit RetailVista naar Accountview op basis van een speciaal voor Accountview gerealiseerde Csv (komma gescheiden) bestands export.

Inleiding

Vanaf RetailVista versie 2.218 kunnen verkoopfacturen worden geëxporteerd naar Accountview. Daarvoor wordt een CSV (Komma gescheiden) bestand aangemaakt. Binnen Accountview is een aanvullende licentie nodig om CSV bestanden te kunnen importeren. Het gaat hier om de licentie ‘Mutatie import’. In latere instantie bestaat de mogelijkheid dat RetailVista ook stambestanden gaat exporteren (debiteuren) zodat in dat geval ook de licentie ‘Stamgegevens import’ nodig zal zijn. Op dit moment worden echter uitsluitend de mutaties geëxporteerd. Deze licenties kunnen aangevraagd worden bij de leverancier van uw Accountview software.

RetailVista instellingen

Om gebruik te kunnen maken van de export mogelijkheid uit RetailVista moeten eerst een aantal instellingen in RetailVista worden gemaakt.

1. Controleer of er een artikel ‘Aanbetaling’ bestaat in artikel onderhoud. Maak dit artikel eventueel  aan als het nog niet bestaat. De BTW daarop is V (Vrijgesteld, anders 0%). Geef in het tabblad ‘Verkoop’ aan bij ‘Omzet artikel’ dat het geen omzet artikel is.

2. Bepaal voor elke kassagroep uit RetailVista op welk grootboek in de financiële administratie de omzet terecht moet komen en op welke grootboeken de BTW (Hoog, Laag, Nul en Vrijgesteld) geboekt moeten worden. Maak al deze grootboeken aan in RetailVista met hetzelfde grootboeknummer als Exact. Het onderhoud van grootboeken is te vinden via Administratie, Grootboeken.

3. Maak een grootboek aan van het type Verlies en Winst’ met als omschrijving ‘Onbekende omzet’. Overleg met de klant de te gebruiken grootboekcode.

4. Maak een grootboek aan van het type ‘Balans’ met als omschrijving ‘Onbekend BTW’. Overleg ook hier met de klant de te gebruiken grootboekcode.

5. Controleer of de BTW codes uit RetailVista gelijk lopen met Accountview.

6. Controleer of de betalingconditie codes uit RetailVista gelijk lopen met Accountview.

7. Controleer via Administratie, Grootboek koppelingen of alle grootboek koppelingen voor een omzetsoort en BTW beschikbaar zijn.

8. Ga naar Extra, Instellingen, sectie ‘Financieel’. Selecteer bij ‘Nieuwe omzet’ het eerder aangemaakte grootboek en doe hetzelfde bij ‘BTW bij nieuwe omzet’.

9. Selecteer in het tabblad ‘Export’ als type journaal ‘AccountViewCsv’. Bij het veld ‘Boekstuk facturering’ moet het eerstvolgende vrije boekstuk nummer binnen Accountview voor verkoopfacturen worden opgegeven. Geef bij ‘dagboek facturering’ de code van het dagboek waarin de RetailVista facturen moeten worden ingelezen.

10. Controleer of het debiteurenbestand van RetailVista gelijkt loopt qua nummering met de debiteuren in Exact. Via Start, Relaties kan een debiteur aangemaakt en gemuteerd worden. Het veld ‘Terugmeldingscode’ bevat het nummer wat gebruik wordt voor de koppeling naar AccountView.  Als een debiteurnummer van RetailVista niet voorkomt in AccountView, kan het bestand niet worden ingelezen.

11. Controleer of de financiële code van elke betalingsconditie gelijk loopt met de betalingscondities in AccountView.

12. Het is aan te raden om een apart verkoopfacturen dagboek aan te maken waarin alle facturen uit RetailVista worden geïmporteerd. Dit maakt het eenvoudiger om een import te verwijderen uit AccountView als blijkt dat die import niet naar verwachting verlopen is. Dat wordt lastiger als er ook direct in AccountView ingevoerde gegevens tussen staan.

AccountView import definitie

Om bestanden te kunnen importeren moet eerst eenmalig een import definitie worden gemaakt zodat AccountView CSV bestanden kan importeren. Het werkt handig om alvast een export bestand beschikbaar te hebben om op basis van dat bestand de definitie aan te maken. Download een demo export bestand via http://support.nedfox.net/go/binaries/av.zip. Pak dit ZIP bestand uit in een tijdelijke locatie. In onderstaande schermen wordt uitgegaan van x:\av.csv

Ga nu in AccountView naar Bestand, Administraties. Ga vervolgens naar Document, Importeren, Import definitie aanmaken, Mutaties. Onderstaand scherm verschijnt waarin een omschrijving aan de definitie gegeven moet worden. Belangrijk is om hier te kiezen voor ‘Definitie aan menu toevoegen’. Dat zorgt er voor dat de definitie bewaard blijft en later eenvoudig opnieuw toegepast kan worden.

 Kies in het volgende scherm voor ‘Importeren in Dagboekbladzijden’.

Kies in het volgende scherm als gegevenstype voor ‘Tekstbestanden met kolom scheidingstekens’ en geef aan waar het (demo) exportbestand uit RetailVista te vinden is.

Klik vervolgens op de knop ‘Structuur’ om de inhoud van het bestand op het scherm afgebeeld te krijgen. Erg belangrijk is om in onderstaand de scherm de breedte van een aantal kolommen aan te passen. AccountView berekent eerst de breedte op basis van het meest brede gegeven in een bepaalde kolom. In de praktijk kunnen bepaalde waardes echter groter gaan uitvallen waardoor er (zonder aanpassing) gegevens verloren kunnen vallen of incompleet zijn.

In het eerste ‘structuur’ scherm wat getoond wordt kunnen algemene zaken worden ingesteld zodat regelscheidingstekens, veldscheidingstekens. In dit scherm hoeft niets aangepast te worden, de instellingen staan standaard al goed voor de RetailVista exports.

In het volgende scherm kan per kolom de maximale breedte worden aangegeven. Door op een kolom te klikken verschijnen boven in het scherm de gegevens van die kolom. De volgende correcties moeten in ieder geval worden uitgevoerd:

Kolom 1 (Field_1): Regelnummer, breedte aanpassen naar 4

Kolom 3 (Field_3): Periode, breedte aanpassen naar 2

Kolom 5 (Field_5): Omschrijving, breedte aanpassen naar 60

Kolom 6 (Field_6): Debiteurnummer, breedte aanpassen naar 20

Kolom 8 (Field_8): Totaal factuurbedrag inclusief BTW, aanpassen naar 10

Kolom 13 (Field_13): Code betalingsconditie, aanpassen naar 2

Sluit na deze correcties dit scherm door ‘Voltooien’ en klik in het wizard scherm wat weer verschijnt op ‘Volgende’ om naar onderstaand scherm te gaan. Klik daar op ‘Wijzigen’ om een import selectie aan te maken.

Onderstaand filter scherm verschijnt waarin aangegeven kan worden dat alleen bepaalde regels uit het CSV export bestand ingelezen moeten worden. Omdat in dit gedeelte alleen de ‘dagboek bladzijden’ ingelezen worden is het belangrijk dat er een filter gemaakt wordt die hier voor zorgt. In het CSV export bestand is de eerste kolom gevuld met een regelnummer wat per factuur oploopt vanaf 0. De factuur ‘kop’ regel is altijd regel 0 en er moet dus een filter gemaakt worden op FIELD_1 == 0. Onderstaand scherm toont hoe dat filter er uit ziet. Let op: Het is erg belangrijk om na het instellen van het filter op de knop ’Toevoegen’ te klikken. Dat zorgt er voor dat het filter verschijnt in het bovenste tekst-vlak. Als er direct op ‘Ok’ geklikt wordt, dan wordt het filter NIET toegevoegd!

Sluit het scherm af door te klikken op ‘Ok’ en ga in het wizard scherm naar de volgende pagina waar de koppeling tussen de velden in het CSV export bestand en de AccountView velden gemaakt moet worden. Klik op ‘Wijzigen’ om de veldkoppeling te starten.

Onderstaande afbeelding toont de velden zoals die gekoppeld moeten worden. Door een veld van link naar rechts te ‘slepen’ wordt er een permanente verbinding gelegd.

Het veld ‘Betalingsconditie’ staat niet standaard in de lijst van te koppelen AccountView velden. Door te klikken op ‘Alle velden tonen’ kan dit veld gevonden worden, de code ervan is ‘DISC_CODE’.

Het veld ‘Periode’ (FIELD_3) moet expliciet op het type ‘Numeriek’ worden ingesteld. Dat kan door dubbel te klikken op de verbindingslijn tussen FIELD_3 en PERIOD. In onderstaand scherm wat dan verschijnt moet gekozen worden voor het type ‘Numeriek’.

Sluit het velden koppeling scherm af en klik in het wizard scherm op ‘Volgende’. De factuur kop regels zijn nu gekoppeld, nu moeten de factuur regels nog worden gekoppeld. Geef opnieuw hetzelfde te importeren demo bestand aan en klik opnieuw op ‘Structuur’.

De volgende correcties moeten in ieder geval worden uitgevoerd:

Kolom 1 (Field_1): Regelnummer, breedte aanpassen naar 4

Kolom 3 (Field_3): Periode, breedte aanpassen naar 2

Kolom 6 (Field_6): Bedrag inclusief BTW, aanpassen naar 10

Kolom 7 (Field_7): BTW code, breedte aanpassen naar 3

Klik hierna op ‘Voltooien’ en klik in het wizard scherm op ‘Volgende’.

Klik in bovenstaand scherm vervolgens op ‘Wijzigen’ om aan te geven welke regels uit het CSV export bestand mogen worden ingelezen. Onderstaand filter scherm verschijnt waarin het dit keer belangrijk is om niet de kop-factuur regels in te lezen maar juist de specificatie factuur regels. Dit zijn alle regels met als regel nummer een waarde groter dan 0. (Regel nummer 0 geeft immers de kop factuur regel aan).

Sluit het selectie scherm door ‘Ok’ en klik in het wizard scherm op ‘Volgende’. Er verschijnt nu een pagina waarin de kolommen uit het CSV bestand moeten worden gekoppeld aan de dagboek regels velden in AccountView. Klik op ‘Wijzigen’ om het kolommen koppel scherm te starten.

In onderstaand scherm wordt aangegeven welke kolommen uit het CSV export bestand gekoppeld moeten worden naar de verschillende AccountView velden. Let op: Standaard worden in de linkerhelft van het scherm de gegevens uit het CSV export bestand van regel 1 weergegeven. Dat is een factuur kopregel en niet een factuur detailregel. Het is dus aan te raden om onderaan op het > knopje te klikken zodat de weergave veranderd naar ‘Regel 2 van xxx’.

Het veld ‘FIELD_6’ moet aangepast worden naar een numeriek veld, waarbij het erg belangrijk is dat het decimaalscheidingsteken in het hierna volgende scherm wordt ingesteld op een ‘.’ (punt) en het duizendscheidingsteken op een ‘,’(komma) teken 

Sluit bovenstaand transformatie eigenschappen scherm af door te klikken op ‘Voltooien’.

In bovenstaand scherm is het mogelijk om op elk ‘vergrootglas’ knopje te klikken om de gegevens te bekijken op dat punt. Vooral het laatste vergroot glas icoontje is nuttig, dat geeft aan hoe de factuur kopregels en detailregels uiteindelijk samengevoegd zullen gaan worden.

Ga naar de volgende pagina in de wizard door nogmaals op ‘Volgende’ te klikken. In deze pagina kan aangegeven hoe de gegevens geïmporteerd moeten worden. Er hoeft niet gewerkt te worden met een tussenbestand, omdat alle regels toch in een separaat verkoop dagboek terecht komen. Vanuit dat dagboek kunnen regels altijd weer verwijderd worden, een van de grote voordelen van AccountView.

Het wel raadzaam om aan te geven dat de bestanden na het importeren hernoemd moeten worden.

In het laatste scherm van de wizard kan het resultaat van een mogelijke import worden bekeken op het scherm en eventueel geprint of opgeslagen worden. 

Exporteren journaal

Als de noodzakelijke voorbereidingen gedaan zijn kan een factuur journaal worden geëxporteerd naar AccountView. Het is daarbij belangrijk dat er wel eerst een journaal gegenereerd is. In deze documentatie wordt er vanuit gegaan dat er een journaal gegenereerd en geprint is en dat deze correct bevonden is.

Ga naar Start, Facturering, Exporteer factuur journaal. Pas eventueel de boekingsperiode aan zoals die daar aangegeven wordt en klik op ‘Exporteer factuur journaal’. Er zal nu een bestand worden gedownload die in Exact kan worden ingelezen.

Importeren bestand in AccountView

De eerder aangemaakte ‘facturen’ import definitie is nu beschikbaar via het ‘Mutaties import’ menu van AccountView. Ga naar Bestand, Administraties. Ga daarna naar Document, Importeren, Mutaties en selecteer daar de eerder aangemaakte import definitie ‘RetailVista facturen’.

Hierna verschijnt onderstaand import scherm.

Geef nu de bestandsnaam op van het door RetailVista aangemaakte factuur exportbestand. Als de import definitie nog aangepast moet worden, dan kan dat door vanuit dit scherm op de knop ‘Wijzigen’ te klikken. Druk op ‘Importeren’ waarna in het volgende scherm nogmaals hetzelfde te importeren bestand moet worden aangegeven. Geef het bestand nogmaals op en klik op ‘Importeren’.

In bovenstaand resultaat scherm wat verschijnt na het uitvoeren van de import valt op te maken dat er 1 regel is aangeboden en correct is geïmporteerd. Het betreft hier het aantal geïmporteerde facturen, niet het aantal factuur regels!

Mochten er wel fouten zijn ontstaan tijdens de import, dan kan in ditzelfde scherm een verslag worden geprint waarin duidelijk vermeld staat met welke gegevens AccountView problemen had om te importeren.

Uiteindelijk zijn de ingelezen facturen terug te vinden in het aangegeven dagboek van AccountView. Onderstaand voorbeeld toont de bladzijden van dagboek 650, baliefacturenboek.

Veelgestelde vragen

Vraag: Kan ik een debiteurenbestand exporteren uit RetailVista en importeren in AccountView?
Antwoord: Nee, dit is helaas nog niet mogelijk.

Vraag: Kan een import definitie ook overgenomen worden uit een andere AccountView omgeving of heeft NedFox een standaard definitie beschikbaar?
Antwoord: Helaas biedt AccountView geen veilige mogelijkheid om import definities te importeren.

Vraag: Kan ik met elke AccountView omgeving RetailVista facturen importeren?
Antwoord: Wel voor zover wij weten, mits u de juiste  licentie aanschaft bij AccountView. 

Vraag: Er bestaat geen factuur vervaldatum datum in het export bestand. Waarom ontbreekt dat veld?
Antwoord: AccountView biedt geen mogelijkheid tot import van de vervaldatum. Op basis van de betalingsconditie (die wel meegestuurd wordt in de export) berekent AccountView zelf de vervaldatum (gebaseerd op de factuur aanmaak datum uit het export bestand).

Vraag: Waar kan ik een demo versie van AccountView vinden om te testen?
Antwoord: De verschillende dealers van AcountView geven kosteloos demo versies uit op CD. De beperking van de demo versie is dat tot en met periode 3 geïmporteerd kan worden en dat er grens ligt op het maximum aantal financiele mutaties in één administratie.

Vraag: Is er een voorbeeld export bestand uit RetailVista beschikbaar?
Antwoord: Ja, deze is te downloaden via http://support.nedfox.net/go/binaries/av.zip

Vraag: Hoe kan ik een import definitie verwijderen?
Antwoord: Voor zover wij weten gaat dit wat omslachtig. De enige mogelijkheid die wij hebben kunnen vinden is het starten van de import van een bestand, en van daaruit te klikken op ‘Wijzigen’.

Vraag: Hoe kan ik een import definitie verwijderen?
Antwoord: Voor zover wij weten gaat dit wat omslachtig. De enige mogelijkheid die wij hebben kunnen vinden is het starten van de import van een bestand, en van daaruit te klikken op ‘Wijzigen’ van de definitie in het eerste importscherm. De-selecteer in het ‘Import definitie’ scherm wat dan verschijnt de keuze ‘Definitie aan menu toevoegen’. Klik vervolgens net zo lang op ‘Volgende’ totdat de wizard geheel doorlopen is. Door deze handeling zal de definitie verdwijnen uit het import scherm en is die vanaf dat moment niet langer aanwezig.