Inventarisatie

***********Alleen te gebruiken na opleiding NedFox************

Algemeen proces beschrijving

In grote lijnen bestaat het inventariseren uit de volgende stappen:

• Voorraad tellen
• Getelde voorraad toevoegen aan de inventarisatie
• Inventarisatie rapportages
• Inventarisatie verwerken
• Voorraad op nul stellen
• Onverwerkte pakbonnen verwerken

Na het verwerken van de inventarisatie klopt de voorraad van de getelde artikelen. Door artikelen op nul te stellen, die in de inventarisatie periode niet geteld zijn, zorgen we ervoor dat ook deze voorraden gecorrigeerd worden.

Tijdens de inventarisatie worden de ontvangsten / goederen-in niet geboekt en gaan de inkomende goederen niet de winkel in. Deze pakbonnen worden apart bewaard voor latere verwerking. Als de inkomende goederen de winkel wel binnenkomen, moeten deze goederen in de inventarisatie worden opgenomen. 

Inventarisatie

 ->Start -> Voorraad -> Inventarisatie onderhoud

De inventarisatie kan op verschillende manieren worden gevuld:

• Een artikellijst naar de inventarisatie exporteren
• Toevoegen van een enkel artikel aan een inventarisatie
• Met behulp van een mobiele scanner (RetailEverywhere)
• Met behulp van RetailVista Mobile

Inventarisatie rapportages

Voordat de inventarisatie wordt verwerkt, kunnen er nog rapportages worden afgedrukt. Het is aan te raden om rapportages ook op te slaan in Excel. Mocht er onverhoopt iets misgaan, kan NedFox op basis van het Excel de inventarisatie opnieuw inlezen. Dit geldt met name voor rapport 69 – Inventarisaties gedetailleerd.

->Start -> Voorraad -> Inventarisatie rapportages

Deze rapportages zijn alleen te raadplegen zolang de inventarisatie nog niet verwerkt is.

In Artikel statistiek kunt u de oorsprong (inventarisatie) ook terugvinden.

Voorraad op nul stellen

Nadat de inventarisatie is verwerkt kan het zijn dat er zich in RetailVista nog artikelen bevinden met een voorraadstand ongelijk aan 0, welke niet zijn geteld in de tel periode.

We kunnen deze artikelen vinden in voorraad rapportage 82.

->Start -> Voorraad -> 82 – Niet geïnventariseerde artikelen in periode

Voer hier de telperiode in en dat er geen inventarisatie heeft plaatsgevonden op deze artikelen. Voorraad wordt hier ingesteld ongelijk aan 0, zodat alleen de artikelen met een voorraad worden getoond. Artikelen met een voorraad 0, wil u immers niet op 0 stellen, omdat deze al goed staan.

Het is verder ook mogelijk om meerdere filters mee te geven, zodat dit bijvoorbeeld per artikelgroep bekeken kan worden. Indien er verder geen filters worden aangegeven, wordt alles getoond wat er in die desbetreffende periode niet geinventariseerd is.

Klik op “Printen” om het rapport te tonen. Als alles akkoord is en er niets vergeten te tellen is, kunnen we gaan nulstellen.

We zien dat er 177 artikelen niet geïnventariseerd zijn. Deze gaan we op nulstellen.

->Start -> Voorraad -> Voorraad op nul instellen 

Let op!! Nulsteldatum: Dit is de datum waarop de artikelen nulgesteld worden. Dit is altijd één dag na de laatste teldatum, zodat alle artikelen worden meegenomen. In werkelijk is de nulsteldatum altijd een datum met tijdstip 00:00:00. In dit voorbeeld is de nulsteldatum 22-11-2021, want de inventarisatieperiode is 07-11-2021 tot en met 21-11-2021.

De periode wordt opgegeven waarin de inventarisatie is uitgevoerd, zodat de voorraad mutaties in deze periode niet nul gesteld worden. Hiervoor staat het vinkje altijd aangevinkt “Niet op 0 stellen indien voorraadcorrectie gevonden in periode”. Van alle artikelen waar een voorraad correctie op is geweest (handmatig of via inventarisatie) zal het nulstellen daarom ook genegeerd worden.

Het gaat in zijn totaliteit om voorraadcorrecties, dit kunnen handmatige voorraad correcties zijn of de inventarisatie zelf. Klik op “Volgende” om verder te gaan. Onderstaande melding verschijnt nu:

De nulsteldatum bevindt zich na de inventarisatieperiode. Klik hier op “Ja”.

Op tabblad voorraad wordt hier ingesteld dat de voorraad ongelijk aan 0 moet zijn, zodat alleen de artikelen met een voorraad worden nulgesteld. Artikelen met een voorraad 0, wil u immers niet op 0 stellen, omdat deze al goed staan.

Klik op “Volgende” om verder te gaan.

We zien hier dat het om 177 artikelen gaat. Dat komt overeen met het aantal in rapport 82. De nulstelling is goed ingevuld.

Klik op “Volgende” om verder te gaan.

Klik op “Download verslag” om te bekijken of de nulstelling goed is gegaan.

We zien hier dat er 177 artikelen op nul gesteld zijn.

In de artikel statistiek kunnen we nu zien dat een artikel op nulgesteld is.

Op tabblad “Voorraadmutaties” zien we voor dit artikel een mutatie van -2 met als bron “Voorraad 0”. Met de voorraad nulstelling is dit artikel op 0 gekomen. Dit betekent dat voor dit artikel er 2 op voorraad heeft gestaan en er nu 2 zijn afgeboekt om het totaal op 0 te kunnen stellen.

We zien hier ook de mutatiedatum en tijd: 22-11-2021 00:00:00. Dit is de nulsteldatum.

In gedeeltes inventariseren

In deze handleiding zijn we ervan uit gegaan dat alle artikelen van de winkel en/of magazijn worden geteld, verwerkt en het overige op nul gesteld wordt.

Het is ook mogelijk om per voorkeursleverancier, merk, artikelcategorie of kassagroep etc. te verwerken door bij het verwerken van de inventarisatie filters op te geven. Aan de werkwijze veranderd er dan verder niets. Over het algemeen is dit wel een stuk lastiger, dan alles in één keer te verwerken. Het moet immers wel zeker zijn dat alles van deze voorkeursleverancier, merk, artikelcategorie of kassagroep etc. ook daadwerkelijk geteld is.