Uitgaande RetailVista email komt niet aan, wordt als spam gezien

Dit document beschrijft de verzending van uitgaande RetailVista emails. Let op: Dit document gaat in het bijzonder over RetailVista en niet over RetailLink. Deze laatste heeft een heel andere manier van email afhandeling. 

Vanuit RetailVista kunnen emails verstuurd worden. De meeste email worden verstuurd vanuit de taakplanner (vooral de 'bulk' emails), sommige emails worden direct verstuurd vanuit de frontoffice, backoffice en enkele andere servers. Alle uitgaande emails worden uiteindelijk verstuurd door de ams1-gensrv1, de 82.201.9.82 server.

De uitgaande emails worden door deze server direct afgeleverd bij de bestemming. Er wordt dus niet verstuurd door een antispam / antivirus omgeving. Alle uitgaande RetailVista emails hebben als afzender het domein @retailvista.net.

Antispam maatregelen

Om er voor te zorgen dat ontvangende partijen deze berichten niet als spam classificeren, wordt er gebruik gemaakt van SPF en DMARC technieken die meer uitsluitsel geven bij de ontvangen partij over de legitimiteit van de berichten. De correcte werking van de SPF en DMARC instellingen kan getest worden via bijvoorbeeld https://mxtoolbox.com door daar het domein 'retailvista.net' in te vullen

Logging

Zoals in de inleiding aangegeven wordt alle uitgaande email verstuurd via de ams1-genserv1 server. In de \Windows\Logfiles folder wordt alle uitgaande bericht verkeer gelogd. Als een email niet aankomt bij een klant/bestemming, dan kan in de logfile getraceerd worden wat er met een bericht gebeurd is.

Onderstaande regel toont hoe de aflevering van een bericht misgegaan is, omdat de ontvangende partij deze actief geweigerd heeft. In de weigering heeft deze ontvangende partij de moeite genomen om aan te geven waarom het bericht geweigerd is, namelijk 'Blocked using hostedmeail.com'. Ze vermelden ook een URL waar meer info getoond wordt over de bewuste blokkade.

2019-07-11 12:00:45 64.98.36.4 OutboundConnectionResponse SMTPSVC1 AMS1-GENSRV1 - 25 - - 554+5.7.1+Service+unavailable;+Client+host+[82.201.9.82]+blocked+using+urbl.hostedemail.com;+Listed+in+Abusix+Mail+Intelligence,+see+https://abusix.ai/search?q=82.201.9.82 0 0 171 0 562 SMTP - - - -

https://www.abusix.ai/search?q=82.201.9.82

De achtergrond van deze blokkering was het niet volledig ingericht hebben van een combinatie van Reserve DNS, SPF en DMARC. Op de bewuste website abusix.ai kon het afzender IP adres 82.201.9.82 ge-deblokkeerd worden, waarbij uiteraarde de combinatie van DNS, SPF en DMARC instellngen eerst correct gemaakt werden.

Blacklisting

Het is mogelijk dat een versturde email server op een blacklist komt te staan. Bij correct systeembeheer is die kans niet groot, maar als een email server op die lijst komt te staan, zullen vele ontvangers de mail van die server gaan afkeuren als 'spam'.

Op de website https://mxtoolbox.com/blacklists.aspx kan het IP adres 82.201.9.82 of de domein naam ams1.smtp.retailvista.net getest worden. Als de server bij één of meerdere anti-spam hosts bekend is, dan er contact opgenomen moeten worden met de supportdesk van NedFox om dit te gaan verhelpen. Belangrijk is hier om op te merken dat natuurlijk niet alle individuele mailservers wereldwijd hier op aangesloten zijn. Een server als abusix.ai uit het vorige voorbeeld is niet aangesloten bij deze blacklist hosts. Het raadplegen van deze blacklist geeft dus alleen een eerste (weliswaar betrouwbare) indruk, maar geeft geen 100% uitsluiting dat er op individueel server niveau geen problemen zijn. Het uitpluizen van de logfiles geeft uiteindelijk definitieve duidelijkheid.

Buffering

De ams1-gensrv1 mailserver