Wat is de gewenste voorbereiding voor koppeling met financiele software?
  • 05 Mar 2024
  • 9 Minuten te lezen
  • Bijdragers
  • Donker
    Licht
  • Pdf

Wat is de gewenste voorbereiding voor koppeling met financiele software?

  • Donker
    Licht
  • Pdf

Samenvatting van het artikel

<span class="fr-marker" data-id="0" data-type="true" style="display: none; line-height: 0;"></span><span class="fr-marker" data-id="0" data-type="false" style="display: none; line-height: 0;"></span>

Dit document geeft een introductie op de koppeling tussen RetailVista en de verschillende financiële systemen. In dit document wordt een overzicht gegeven van van de technische en functionele impact en op de rolverdeling tussen NedFox of reseller, RetailVista gebruiker en de accountant.

Wat wordt er gekoppeld?

RetailVista biedt op dit moment koppelingen op gebied van kas en facturering. Via de kas export worden de kassa systemen gekoppeld. De facturering wordt gebruikt voor de leveringen op rekening aan debiteuren, maar ook voor registratie van eigen gebruik en derving. Voorraad opboekingen en voorraad correcties worden op dit moment niet gekoppeld. De koppeling is eenzijdig: er worden journaalbestanden aangeboden die in een financieel pakket kunnen worden geïmporteerd. Er is geen import van bijvoorbeeld ontvangen factuur betalingen en debiteuren.

Roadmap

Op de roadmap voor RetailVista staat het aanbieden van voorraad opboekingen. Deze zullen afkomstig zijn uit de module 'Inkoopfactuur controle'. Deze module is relatief nieuw en bij bewezen stabiliteit en voldoende toepassing zal de export gerealiseerd worden.

Verder staan er volwaardige integraties op de planning met Multivers en met Twinfield. Deze integraties zorgen er voor dat het niet meer nodig is om handmatig bestanden te exporteren en te importeren. Ook worden een aantal gegevens dan teruggelezen bijvoorbeeld debiteuren en ontvangen betalingen op facturen.

Ondersteunde financiële systemen

RetailVista biedt op dit moment koppelingen aan naar Multivers, Exact Globe, Exact Online, AccountView en King. Er zijn separate documenten beschikbaar over de exacte inrichting per financieel systeem waarin ook de voor- en nadelen beschreven zijn van een dergelijke koppeling. Het ene financiële pakket biedt soms meer of betere mogelijkheden als een ander, in deze implementatie documenten worden die aandachtspunten vermeld.

Bovenstaande export formaten worden in veel gevallen ook in andere financiële systemen ondersteund buiten de hierboven genoemde. Daardoor is RetailVista vaak ook koppelbaar aan niet genoemde financiële systemen, waarbij er qua inrichting bijvoorbeeld gekozen wordt voor het AccountView (CSV) of Exact Online (CSV) export formaat.

Licenties

Om RetailVista te kunnen koppelen aan een financieel systeem is de licentie 'Export financieel'  vereist. Deze licentie maakt het mogelijk om aan alle genoemde financiële applicaties te koppelen. Er hoeft dus vooraf niet een keuze gemaakt te worden bij het bestellen van deze licentie aan welke software er gekoppeld gaat worden.

Implementatie

Het koppelen van een retail omgeving aan een financiële administratie vergt in het opzetten de nodige inspanning. Er zullen misschien nieuwe grootboeken moeten worden aangemaakt in de financiële administratie en/of in RetailVista. En er zal een koppeling gelegd moeten worden tussen de kassagroepen en omzetsoorten in RetailVista en de grootboeken administratie.

Verder moeten er de nodige zaken in RetailVista worden ingesteld, zoals met welk systeem gekoppeld wordt, of de omzet in- of ex BTW moet worden aangeboden etc etc. Hiervoor is dit quickscan document ontwikkeld die door de accountant moet worden ingevuld. Met die informatie kan NedFox of een reseller de integratie efficiënt inrichten en opstarten.

Rolverdeling

Onderstaand overzicht toont de verschillende werkzaamheden in het proces van koppelen van RetailVista aan een financiële administratie.

Uitreiken configuratie document aan accountant

NedFox of reseller

Invullen configuratie document en retour NedFox of reseller

Accountant

Aanmaken grootboeken

NedFox of reseller

Aanmaken grootboek koppelingen

NedFox of reseller

Configureren RetailVista financial export

NedFox of reseller

Configureren kasverantwoording

NedFox of reseller

Maken test export kasverantwoording

NedFox of reseller

Maken test export facturering

NedFox of reseller

Importeren test export kasverantwoording in financiële administratie

Accountant

Importeren test export facturering

Accountant

Dagelijks gebruik kasverantwoording

RetailVista gebruiker

Dagelijks gebruik kasverantwoording journalen

RetailVista gebruiker

Configuratie

Om het instellen van RetailVista snel en effectief uit te kunnen voeren is onderstaande informatie benodigd. Deze info zal door de accountant verschaft moeten worden. De gewenste configuratie items zijn afhankelijk van de financiële administratie waar mee gekoppeld wordt en worden in bijbehorend document vermeld.

Algemeen:

De financiële koppelingen in RetailVista voorzien op dit moment in een koppeling van de kas mutaties en een koppeling van facturering. Met kas mutaties worden de contante verkopen via de kassa bedoeld. Voorraad mutaties en inkoopfacturen maken bijvoorbeeld nog geen deel uit van een financiële koppeling. Geef hieronder aan welke van de beschikbare koppelingen geactiveerd moeten worden.

Gewenste koppelingen

O Kas mutaties

O Facturering

 

Hoe vindt de kas opmaak plaats, is dat per gebruiker (kassa medewerker) of per POS terminal/werkplek. In geval van opmaak per medewerker heeft elke medewerker een eigen lade.

Kas opmaak

O Per gebruiker

O Per POS terminal

 

Welke financiële applicatie wordt er gebruikt. Wij ondersteunen standaard onderstaande applicaties, maar sommige exporten lenen zich ook goed voor andere financiële administraties.

Applicatie

O Multivers

O Exact Globe

O Exact Online

O AccountView

O King

O Twinfield

 

RetailVista exporteert verkoop journalen met de omzet exclusief BTW per kassagroep en de BTW component getotaliseerd per BTW tarief. Sommige financiële applicatie willen de omzet per kassagroep inclusief BTW ontvangen en splitsen zelf de BTW daarna uit. Hoe moet de omzet per kassagroep in een journaal worden aangeleverd, inclusief of exclusief BTW

Omzet verkopen aanlevering in journaal

O Inclusief BTW

O Exclusief BTW (standaard)

 

Als de omzet per kassagroep ex BTW worden aangeleverd, mag de BTW dan op 1 grootboek per BTW tarief worden aangeleverd, of moet de BTW in een BTW grootboek per kassagroep gescheiden worden aangeleverd. Dat laatste vraagt aanzienlijk meer tijd in het opstarten van de kasverantwoording export.

BTW grootboek per kassagroep kunnen instellen

O Ja

O Nee (Standaard)

Als hier ‘Ja’ gekozen wordt, dan moet rapportage xxx worden geprint en ingevuld.

Niet alle financiële administraties en niet alle imports werken met een grootboek voor BTW. Soms moet BTW door middel van een code worden ingelezen. Geef hieronder de gebruikte codes voor BTW aan zoals die in het financieel pakket voorkomen (voor zover BTW tarief van toepassing).

BTW Laag

 

 

BTW Midden

 

 

BTW Hoog

 

 

BTW Geen/0%

 

 

Bij gebruik van Exact moet omzet per vestiging op een relatie nummer geboekt worden. Wat is het relatienummer waarop de omzet van deze vestiging geboekt moet worden (alleen in geval van Exact koppeling)

Relatienummer

 

 

Kasverschillen zijn de verschillen die ontstaan tussen het getelde bedrag in een kassa lade en het bedrag wat er in de lade had moeten zitten.

Grootboek kasverschillen

 

 

Kluisverschillen zijn de verschillen die ontstaan tussen het getelde bedrag in de (soms fictieve) kluis en het bedrag wat er in de kluis had moeten zitten.

Grootboek kluisverschillen

 

 

Kas mutaties zijn de verhogingen of verlagingen van het uitstaande kasgeld. Als een lade ’s ochtends start met 100 euro en eind van de dag bijvoorbeeld 500 euro bevat (en niet afgeroomd wordt) dan ontstaat er een kas mutatie van 400 euro.

Grootboek kasmutatie

 

 

Kluis mutaties zijn de verhogingen of verlagingen van het uitstaande kluisgeld. Als in de kluis ’s ochtends een bedrag zit van 1000 euro en eind van de dag bevat de kluis vanwege afromingen een bedrag van 1800 euro, dan ontstaat er een kluis mutatie van 800 euro.

Grootboek kluismutatie

 

 

Als klanten facturen aan kas betalen dan is dat een balans post. Deze betalingen worden door RetailVista aangeboden op de hierna op te geven grootboek rekening.

Grootboek betaalde facturen aan kas

 

 

Als klanten aanbetalingen doen aan kas, dan is dat een balanspost. Deze betalingen worden door RetailVista aangeboden op de hierna op te geven grootboekrekening. Bij het later afhalen van artikelen wordt een zelfde negatieve boeking op dit grootboek gemaakt.

Grootboek aanbetalingen

 

 

Het geld wat uit de kluis naar de bank gestort wordt, of omgekeerd storting van bijvoorbeeld wisselgeld in de kluis wordt geregistreerd op onderstaand grootboek.

Grootboek kluis naar bank

 

 

Als er overdag geld uit kas gehaald wordt voor bijvoorbeeld betaling van lunch, dan wordt dat geregistreerd als een betaling uit kas. Deze betaling wordt op onderstaand grootboek vastgelegd.

Grootboek kas opname

 

 

RetailVista kan een journaal bestand per dag, week, maand of op verzoek maken. Als er bijvoorbeeld op 25 maart een journaal gevraagd wordt terwijl de maand nog niet om is, dan ontstaat er geen journaal. Pas als een op te geven periode om is, dan ontstaat het journaal. Door te kiezen voor ‘Op verzoek’ kan er op elk moment een journaal gemaakt worden.

Journaal per periode

O Dag

O Week

O Maand

O Op verzoek

 

De omzet en BTW regels kunnen gecomprimeerd worden naar de laatste datum van de journaal periode. De afzonderlijke dag verkopen vallen dan in feite weg.

Comprimeren omzet en BTW naar einde journaal datum

O Ja

O Nee (Standaard)

 

De optelling van alle journaal regels in het journaal bestand levert de kas mutatie op. Sommige financiële applicaties berekenen deze journaal mutatie zelf, andere financiële applicaties willen deze kas mutatie als extra regel in het journaal bestand mee geleverd krijgen. In de eerste situatie zal het journaal uit zichzelf niet in balans zijn, in de laatste situatie is een journaal altijd in balans.

Kasmutatie regel aan journaal toevoegen

O Ja (Standaard)

O Nee

 

Niet-contante betalingen (EFT betalingen) kunnen worden gecomprimeerd per POS terminal. Verschillende kaart types zoals bijvoorbeeld Maestro, Visa etc kunnen dan worden samengevoegd tot 1 EFT betalingsregel per POS terminal.

Comprimeren niet-contante betalingen

O Ja

O Nee (Standaard)

 

Sommige financiële applicaties bepalen zelf het + of – teken bij een grootboek mutatie, afhankelijk van de debet of credit instelling van het grootboek. In dat geval moet RetailVista de mutaties zonder teken aanleveren.

Debet/credit teken meesturen kas journaal

O Ja (Standaard)

O Nee

 

Debet/credit teken meesturen factuur journaal

O Ja (Standaard)

O Nee

 

Financiële software wil wel eens ander aankijken tegen + of – bedragen. Het is maar net welk standpunt er ingenomen wordt, vanuit de bank of vanuit de ondernemer. Omzet uit RetailVista wordt standaard positief aangeboden terwijl betalingen negatief worden aangeboden. RetailVista kan die teken aanduiding echter omgedraaid aanleveren.

Omdraaien debet/credit teken kas journaal

O Ja

O Nee (Standaard)

 

Omdraaien debet/credit teken factuur journaal

O Ja

O Nee (Standaard)

 

RetailVista koppelt standaard de contante en op rekening verkopen uitsluitend op basis van de combinatie van BTW tarief en kassagroep omzet/geen omzet. Als nog een verdere uitsplitsing gewenst is, dan is dat mogelijk. Verdere uitsplitsingen werken op de omzet soorten. Zo kan bijvoorbeeld alle hoveniers werk gescheiden worden aangeboden aan de financiële administratie. Een dergelijke uitsplitsing heeft niet onze voorkeur, omdat dergelijk gedetailleerde rapportages evengoed uit RetailVista zelf opgevraagd kunnen worden. Bovendien wordt de koppeling aanzienlijk complexer en duurder omdat het koppeling op omzetsoort vrij bewerkelijk is.

Uitsplitsing op omzetsoorten gewenst

O Ja

O Nee (Standaard)

Bij ‘Ja’ keuze moet er per omzetsoort grootboeken aangegeven gaan worden.

Verkochte giftkaarten worden standaard per type giftkaart op een eigen grootboek code geregistreerd. Het is mogelijk om van een zelfde type giftkaart meerdere varianten te maken, bijvoorbeeld de type ‘Fleurop’  giftkaart in een 10 en 25 euro artikel variant. Er bestaan dan 2 artikelen in RetailVista. Is het gewenst om de verkoop van giftkaarten per individueel artikel te gaan registreren in plaats van per type giftkaart?

Registratie verkochte giftkaarten per artikel

O Ja

O Nee (Standaard)

Bij ‘Ja’ moet er per giftkaart artikel een grootboek aangegeven gaan worden.

Naast bovenstaande  instellingen is het belangrijk dat de grootboek nummers voor kassagroepen, BTW tarieven, betaalwijzen en eventuele giftkaarten afgestemd worden. Hiervoor is het nodig dat onderstaande rapportages uit RetailVista geprint worden. Geef bij elke rapportage per regel de te gebruiken grootboek code op.

Omzet en BTW grootboeken per kassagroep, BTW tarief. Als bij de eerdere vraag ‘BTW grootboek per kassagroep kunnen instellen’ voor ‘Ja’  gekozen is dan onderstaande rapportage printen:

Grootboeken per omzetsoort, BTW tarief en kassagroep

Print rapportage 165

Als bij de eerdere vraag ‘BTW grootboek per kassagroep kunnen instellen’  voor ‘Nee’ gekozen is dan onderstaande rapportage printen:

Onderhoud kassagroepen

Print rapportage 164

Onderhoud BTW tarieven

Print rapportage 163

Elke niet-contante betaalwijze moet worden voorzien van een grootboek met uitzondering van de betaalwijzen van het type ‘Op rekening’.

Onderhoud betaalwijzen

Print rapportage162

De verkopen van giftkaarten worden niet als omzet gerekend maar als balans post. Elk type giftkaart kan op een afzonderlijke grootboekrekening geboekt worden. Geef per type giftkaart de te gebruiken grootboek rekening op.

Onderhoud type giftkaarten

Print rapportage 166

 

 


Was dit artikel nuttig?

Changing your password will log you out immediately. Use the new password to log back in.
First name must have atleast 2 characters. Numbers and special characters are not allowed.
Last name must have atleast 1 characters. Numbers and special characters are not allowed.
Enter a valid email
Enter a valid password
Your profile has been successfully updated.