Welke handelingen moeten worden uitgevoerd om een kassa in Tsjechie aangesloten te krijgen op de belastingdienst?

Dit document bevat een uitleg over de installatie van een RetailVista POS omgeving in Tsjechië. De regelgeving is daar bijzonder omdat elke verkoop moet worden aangemeld bij de belastingdienst.

Deze documentatie is nog in ontwikkeling en zal aangevuld worden met ervaring en informatie die de komende tijd opgedaan wordt.

Inleiding

Elke transactie van RetailVista POS die plaatsvindt op een kassa die valt onder de Tsjechische fiscale wetgeving moet zijn data versturen naar de Tsjechische belastingdienst. In antwoord op die verzending volgt een FIK nummer welke onderaan de kassabon geprint wordt.

Deze communicatie vindt plaats tijdens het afsluiten van een transactie en mag binnen RetailVista POS maximaal 10 seconden duren. Om te kunnen communiceren met de belastingdienst moet de winkel zelf een certificaat aanvragen. Hierover volgt meer info in een aantal afzonderlijke paragrafen over certificaten.

Als de belastingdienst om welke reden dan ook onbereikbaar is of fouten geeft, dan zal de transactie direct of na maximaal 10 seconden alsnog afgesloten worden. De transactie zal dan naar de server gestuurd worden, die nogmaals zal proberen om deze aan te melden. Mislukt die aanmelding ook, dan zal de transactie als 'afgekeurd' opgeslagen worden. Bij het printen van de einde-dag telling zullen alle afgekeurde transacties van de afgelopen 30 dagen nogmaals verwerkt worden, waarna de aanmelding bij de belastingdienst hopelijk wel goed gaat.

Certificaat informatie

Elke BTW betalende partij heeft een dergelijk aansluitnummer nodig. Dit gaat om een X509 certificaat met de bestandsextensie 'p12'. Het lijkt er op dat de bestandsnaam van het certificaat overeen zal komen met het BTW identificatie nummer van de onderneming.

Dit certificaat moet geïnstalleerd worden op elke PC waar RetailVista POS ook op geïnstalleerd is. Elke POS omgeving heeft dat certificaat nodig.

Omdat het nodig kan zijn dat transacties vanaf de server verwerkt worden, zullen de certificaten ook in RetailVista opgeslagen moeten worden. > TODO uitwerken hoe

Productie omgeving certificaat

De belastingdienst geeft aan belasting betalers 'productie' certificaten uit. Nadat een degelijk certificaat ontvangen is van de belastingdienst moet deze geïnstalleerd worden.

Bij een certificaat hoort ook een certificaat van de uitgevende instantie (root instantie). Het is op dit moment nog niet bekend of die voor productie certificaten ook afzonderlijk geinstalleerd moet worden. In veel situaties is het root certificaat op Internet al bekend en is afzonderlijke installatie niet nodig. De documentatie zal op dit onderdeel bijgewerkt worden als daar meer duidelijkheid over is.

Test (playground) omgeving certificaat

Voor test doeleinden kan gebruik gemaakt worden van een test certificaat. Deze test omgeving wordt een playground genoemd. De transacties die met een test certificaat naar de playground gestuurd worden, worden niet als productie informatie geregistreerd waarmee een winkel dus niet voldoet aan zijn belastingplicht. Het is dus belangrijk om geen test certificaten bij een winkel te installeren of op een productie server van RetailVista.

Als bijlage bij deze QA bevindt zich een zipfile 'EET_CA1_Playground_1.zip'. Deze bevat zowel een root certificaat (EET_CA1_Playground-ca.crt) als een test certificaat (EET_CA1_Playground-CZ1212121218.p12). Deze certificaten moeten achter elkaar geinstalleerd worden. Daarbij is de volgorde belangrijk: eerst het root certificaat, dan het test certificaat.

Certificaat installatie

Installatie vindt plaats door het dubbelklikken op een certificaat bestand en daarna te kiezen voor 'Certificaat installeren'.

Geef in het wachtwoord veld het wachtwoord op wat ontvangen is van de Tsjechische belastingdienst, samen met het certificaat.

Het is heel belangrijk om bij de installatie van het certificaat aan te geven dat deze 'exporteerbaar' is. Als dat niet opgegeven wordt, dan zal het certificaat niet gebruikt kunnen worden door RetailVista POS.

Nadat het certificaat geïnstalleerd is (en eventueel het root certificaat) kan deze opgezocht worden ter controle in het certificaat beheer van Windows. Start daartoe mmc.exe en kies in het bestand menu voor 'module toevoegen/verwijderen' en kies in de lijst van beschikbare modules voor 'Certificaten'. Kies in het volgende scherm voor 'Mijn gebruikersaccount'. De module 'Certifaten' wordt nu onderdeel van de management console.

Zoek het geinstalleerde certificaat nu op onder 'Persoonlijk'. Het test certificaat 'CZ1212121218.p12' is terug te vinden in onderstaand scherm.

Door het certificaat te openen moet onderstaand scherm verschijnen. Daarin is zichtbaar wat de doeleinden van het certificaat is. Als daar een melding staat dat het gebruik van het certificaat niet vast te stellen is, dan is dat meestal omdat het root certificaat dan ontbreekt. Dat is dan ook duidelijk zichtbaar in het tabblad 'Certificeringspad'. Installeer in dat geval alsnog het root CA certificaat (.cer bestand) en installeer daarna opnieuw het .p12 certificaat.

Uiteindelijk moet het certificaat in deze applicatie als geldig worden weergegeven, anders zal RetailVista POS er nooit gebruik van kunnen maken.

Als laatste wordt in dit scherm ook getoond wat de geldigheid van het certificaat is. Certificaten hebben altijd een beperkte geldigheid. RetailVista POS test bij het opstarten ook de geldigheid van het certificaat en zal binnen 60 dagen voor de vervaldatum melding gaan maken dat het certificaat aan vernieuwing toe is.

Logging

Standaard wordt er altijd beperkte data weggeschreven naar de betanden FiscalInterchange in de ProgramData\NedFox\RetailVistaPosV2\Log\ folder. Onderdeel van deze beperkte weergave is de tijdsduur van de communicatie met de belastingdienst en het verkregen FIK resultaat.

De tijdsduur en resultaat info wordt ook in de transactie XML geregistreerd.

Door in de instellingen van RetailVista POS de volledige logging aan te zetten verschijnt er meer informatie in de logfiles.

Instellingen

De instellingen die nodig zijn voor de communicatie met de belastingdienst in Tsjechië kunnen straks per POS terminal in de 'maatwerk instellingen' worden vastgelegd. Dat is een tekstvak in de lokale configuratie van RetailVIsta POS. Het is niet mogelijk om dit centraal te doen via een POS terminal groep, omdat elke POS een eigen ID toegwezen krijgt. Hieronder worden de mogelijke instellingen getoond met een toelichting.

Uit bovenstaande info kan worden herleid dat de totale string voor een test omgeving is:

fi-taxid=CZ1212121218;fi-businesspremisesid=bpid;fi-countrycode=CZ;fi-certpwd=eet;fi-mode=test;

Alle bovenstaande instellingen kunnen ook via de geavanceerde instellingen in RetailVista POS zelf opgegeven worden. Elke gevonden instelling waarde uit geavanceede instellingen gaat boven een eventueel opgegeven waarde bij de POS terminal instellingen. De instellingen moeten in dat geval door middel van een ; teken gescheiden worden. Bijvoorbeeld: fi-taxid=CZ1234;fi-certpwd=123.

De instellingen bij POS terminals komen pas op een later moment in RetailVista, op dit moment zijn de instellingen rondom de fiscale integratie dus uitsluitend via 'Geavanceerde instellingen' in RetailVista POS zelf op te geven.

Testen

Via het test certificaat in de bijlage van deze QA kan getest worden of de communicatie met de testomgeving van de Tsjechische belastingdienst functioneert. Het is niet mogelijk met een test certificaat om bij de productie omgeving te komen. Met het door de klant verkregen productie certificaat kan uitsluitend met de productie omgeving gecommuniceerd worden en is het niet mogelijk om bij de test omgeving te komen.

Veelgestelde vragen

Vraag: Wat betekent een foutcode '4' bij de communicatie met de belastingdienst?
Antwoord: Foutcode 4 betekent dat het bericht door de belastingdienst niet gelezen kan worden. Dit heeft als oorzaak dat de certifcaten niet correct geinstalleerd zijn. Controleer deze QA voor de juiste instellingen en installatie van certificaten.

Vraag: Is er een aanvullende licentie nodig om de fiscale integratie mogelijk te maken?
Antwoord: Nee, deze functionaliteit is standaard onderdeel van RetailVista POS

Vraag: Is de fiscale integratie uit te zetten?
Antwoord: Nee, als op basis van de landcode geconstateerd wordt dat er fiscale integratie vereist is, dan zal die plaatsvinden. 

Vraag: Is er een Tsjechische website met meer informatie?
Antwoord: Ja, dat zijn onder andere:
http://www.etrzby.cz/cs/technicka-specifikace

Vraag: Bij het starten van RetailVista POS verschijnt melding dat een bepaald certificaat niet gevonden kan worden als geinstalleerd certificaat op de PC (bijvoorbeeld certificaat CZ1212121218). Wat betekent deze melding?
Antwoord: Elke vestiging krijgt van de Tsjechische belastingdienst een eigen certificaat. Dat certificaat wordt uitgegeven op het Tsjechische Tax-ID van die vestiging. Bij de eerder genoemde instellinge kan met /fi-taxid worden aangegeven wat dat ID is. Met deze informatie test RetailVista of er een certificaat aanwezig is met diezelfde naam. Deze melding geeft aan dat dat certificaat niet gevonden kan worden. De oplossing bestaat uit het installeren van het correcte verkregen certificaat van de Tsjechische belastingdienst en het correct opgeven van de /fi-Tax-Id instelling. Als deze melding desondanks blijft verschijnen, dan is waarschijnlijk de werkelijke naam van het certificaat niet gelijk aan het nummer wat in de configuratie opgegeven is. Dit is te controleren door in certificaatbeheer het geinstalleerde certificaat terug te zoeken. Die zal onder de werkelijke naam staan van het certificaat en die naam zal dan waarschijnlijk afwijken. Let op: De bestandsnaam van het certificaat zegt dus helemaal niets!