Werkwijze inkooporders

Deze handleiding beschrijft het inkooporder proces.

-> Start -> Inkooporders -> Inkooporder onderhoud

Hier kunnen 2 dingen gebeuren. Optie 1, u krijgt het zoekscherm te zien (dit is om inkooporders te vinden die al in het systeem zitten), of optie 2, afhankelijk van uw eigen instelling krijgt u een leeg venster te zien, waarin u met de "+" in de werkbalk een nieuwe inkooporder kunt toevoegen.

Als het lege scherm verschijnt, klikt u op het "Zoeken" icoon om inkooporders te kunnen zoeken.

Klik op "Zoek" om inkooporders te zoeken. Als er geen filters worden geselecteerd, worden alle inkooporders weergegeven.

Automatische en handmatige inkooporders

In het bovenstaande scherm, waarin de inkooporders worden weergegeven, ziet u twee soorten inkooporders; automatische inkooporders en handmatige inkooporders. Dit is zichtbaar in de kolom "Omschrijving" (Automatische inkooporder of Inkooporder) 

• Automatische inkooporders: Deze worden aangemaakt wanneer u inkooporders genereert in "Artikel onderhoud" of in module "Inkooporders" of als u artikelen besteld via een handterminal (RetailVista Mobile). Raadpleeg de handleiding Bestel artikel voor meer informatie over het aanmaken van automatische inkooporders via RetailVista Mobile.
• Handmatige inkooporders: Dit zijn inkooporders die u zelf aanmaakt in de module "Inkooporders".

Zowel automatisch als handmatig aangemaakte inkooporders kunt u achteraf wijzigen in de module "Inkooporders". 

Inkooporder onderhoud

De informatie van een inkooporder is verdeeld over een aantal tabbladen.

Tabblad "Algemeen":

Transport: In de instellingen van de module “Inkooporders” kunt u aangeven wat de standaard transport type voor een inkooporder moet zijn. Definieer transport types via -> Administratie -> Transport types

Specificeer standaard transport type via -> Extra -> Instellingen -> Sectie: Inkooporders -> Tabblad "Algemeen".

Classificatie: In dit veld kunt u een classificatie voor de inkooporder opgeven. Dit is een onderverdeling van de inkooporders, die u zelf kunt maken. Via Administratie -> Inkooporder classificaties kunt u de classificaties aanmaken.

U kunt bijvoorbeeld classificaties aanmaken om inkooporders toe te wijzen aan verschillende afdelingen van uw bedrijf.

• Order referentie: Hier kunt u optioneel een referentienummer invoeren. Over het algemeen wordt het ordernummer van de inkooporder als standaard referentienummer gebruikt.
• Status: De status van de inkooporder is in eerste instantie “Nieuw”. Nadat u alle gegevens van de inkooporder heeft ingevuld, moet u de status wijzigen in "Ingave compleet".
• Verwachte afleverdatum: De verwachte leverdatum van de inkooporder.
• Verstuurd datum, tijd: RetailVista vult dit veld met de datum waarop de inkooporder definitief wordt gemaakt. Deze datum wordt beschouwd als de datum waarop de inkooporder naar de leverancier wordt verzonden.
• Export datum: RetailVista vult dit veld met de datum waarop de inkooporder is geëxporteerd. Voor inkooporders die via EDI worden verzonden, wordt in dit veld de datum van verzending van de bestelling via EDI vermeld.
• Elektronische bestelling: Dit veld bevat een vinkje als de geselecteerde leverancier inkooporders via EDI kan ontvangen. U weet dan dat u de bestelling via EDI kunt versturen. Op de kop van de inkooporder staat in dat geval ook duidelijk vermeld dat de inkooporder een EDI inkooporder is.
• Automatische inkooporder: RetailVista markeert dit veld wanneer de inkooporder automatisch wordt aangemaakt. In principe verwijder je het vinkje niet. Wanneer u het vinkje verwijdert, is het niet meer mogelijk om artikelen aan deze inkooporder toe te voegen vanuit de module “Artikel onderhoud”, "Inkooporders" of via de handterminal (RetailVista Mobile). Raadpleeg de handleiding Bestel artikel voor meer informatie over het aanmaken van automatische inkooporders via RetailVista Mobile.
• Vervallen: U kunt dit veld aanvinken als er bijvoorbeeld nog artikelen in backorder staan, maar u weet dat deze niet meer geleverd worden. Dan kunt u de inkooporder als vervallen markeren. 
• Kortingsbedrag: Indien van toepassing kunt u een totale kortingswaarde toepassen op de inkooporder.

Tabblad "Condities":

Op dit tabblad ziet u de condities die van toepassing zijn op deze inkooporder. Deze condities worden opgehaald uit de leveranciersinformatie (-> Start -> Relaties -> Leverancier onderhoud). Wanneer er meerdere condities van een leverancier zijn ingevoerd, dan wordt er gekozen voor de conditie met de startdatum die vanuit het verleden het dichtst bij deze dag ligt. Toekomstige inkoopcondities worden nooit opgehaald.

Bewaar condities bij leverancier: Bovenaan dit tabblad staat deze optie. Markeer dit veld als u inkoopcondities van de leverancier heeft ingevoerd of aangepast, die u wilt bewaren voor latere inkooporders. Staat er een vinkje in dit veld, dan worden de inkoopcondities niet alleen bij deze inkooporder opgeslagen, maar ook behouden als nieuwe condities voor de leverancier, met de huidige datum als ingangsdatum.

Tabblad "Geavanceerd".

Test order: U plaatst alleen een vinkje in dit veld als u de EDI-communicatie met een nieuwe leverancier wilt testen. De leverancier weet dan dat deze order een testorder is en geen echte inkooporder.

Regel bestel type:  Dit veld laat zien hoe u kunt bestellen bij de geselecteerde leverancier:

"Bestelcode", "Consument barcode" of "Inkoopeenheid barcode". Dit is vooral belangrijk voor het EDI-proces, waarbij de “bestelcode” niet wordt gebruikt. De standaardinformatie is gebaseerd op de informatie die is opgegeven in de leveranciersinformatie.

Tabblad "Regels".

Klik op "Toevoegen inkooporder regel" om handmatig nieuwe inkoopregels toe te voegen. U ziet in dit scherm alleen openstaande inkooporder regels. Regels waarvan alle artikelen zijn ontvangen, worden niet weergegeven. 

 Via het zoekfilter aan de rechterkant kun u alle regels tonen, ook de regels die volledig geleverd zijn. 

Door te dubbelklikken op een specifieke regel wordt er informatie van de bestelling over dit artikel over een aantal tabbladen weergegeven.

Tabblad "Algemene info".

Consument eenheden: Dit veld toont het aantal consumenten eenheden dat u wilt bestellen. Met automatische inkooporders stelt RetailVista het aantal eenheden in dit veld voor.

Bestelaantal: Dit veld stelt het aantal te bestellen eenheden voor.

Merk: In dit veld wordt het merk of merk van het bestelde artikel weergegeven. Dit is overgenomen uit artikelinformatie.

Bruto inkoopprijs: De bruto inkoopprijs (of de lijstprijs van de leverancier) van het artikel.

Orderkorting: Het kortingspercentage dat u bij de desbetreffende leverancier krijgt kunt u hier invoeren. Op basis hiervan berekent RetailVista de netto inkoopprijs. Als u heeft geklikt op het "Wijziging" icoon, wordt hier een rekenmachine icoon getoond. Als u daarop klikt, kunt u de afgesproken netto inkoopprijs invullen. RetailVista berekent dan wat de regelkorting zal zijn. Tabblad "Extra informatie".

Origineel aantal consumenteenheden: Hier wordt het oorspronkelijk aantal consumenteneenheden getoond

Vervallen: U kunt de regel op vervallen zetten als het artikel niet meer zal worden geleverd

BTW: De BTW tarieven van het land van de inkooporder worden hier weergegeven. In uitzonderlijke situaties kunt u deze gegevens aanpassen.

Verwachte afleverdatum: Vul de verwachte leverdatum voor dit artikel in. Maar alleen wanneer dit artikel een andere leverdatum moet hebben dan de datum die op de inkooporder zelf staat.

Inkooporder voltooid

Zodra een inkooporder is voltooid, wijzigt u de status van de inkooporder naar "Ingave compleet" (tabblad "Algemeen") en slaat u de wijzigingen op.

Concept en definitieve inkooporder

Na het wijzigen van de status van een inkooporder naar 'Ingave compleet' kunt u een concept inkooporder afdrukken met het icoon voor "Rapportages" op de werkbalk (aan de linker bovenzijde van het scherm). Als alles er goed uitziet, kunt u een definitieve inkooporder afdrukken.

Na het printen van de concept inkooporder, en het sluiten van het scherm, kunt u de order goedkeuren.

De status van de inkooporder is nu gewijzigd in "Ingave gecontroleerd". 

Afhankelijk van uw instellingen kan het nodig zijn om de inkooporder te autoriseren. In deze procedure is Autorisatie uitgeschakeld. Nu kan de definitieve inkooporder worden afgedrukt. 

 Nadat deze is afgedrukt kunt u de status aanpassen naar "Definitief". 

Na goedkeuring krijgt de inkooporder de status “Definitief” en kunt u de order printen, faxen of e-mailen, of via EDI naar de leverancier versturen. 

Autoriseren

In de instellingen voor inkooporders kunt u aangeven of het autoriseren van inkooporders verplicht is. U kunt deze stap ook overslaan in het inkooporder proces.

-> Extra -> Instellingen -> Sectie: Inkooporders -> Tabblad "Algemeen"

Als dat op “Ja” staat, moet u eerst inkooporders goedkeuren met de status “Ingave gecontroleerd”. U kunt inkooporders autoriseren via -> Start -> Inkooporders -> Fiatteer inkooporders..

Vink de te fiatteren inkooporders aan en klik op "Fiatteer geselecteerd inkooporder". Nu kunnen de desbetreffende inkooporders definitief worden gemaakt.