Werkwijze: Onderhoud gebruikers

Wanneer u start met RetailVista ontvangt u van NedFox een gebruikersnaam en wachtwoord voor het Administrator account, dit is een beheerders account. Hiermee kunt u inloggen in RetailVista. U heeft met dit account rechten tot alle functionaliteiten van RetailVista, de kassa en de scanner.

Een gebruiker met beheerdersrechten, bijvoorbeeld het administrator account, kan gebruikersaccounts aanmaken en onderhouden. U vindt het onderdeel Gebruikers in het menu Extra.

Wanneer u dit onderdeel gestart heeft, ziet u een overzicht van alle bestaande gebruikersaccounts.  Wanneer u met de muis een gebruiker aanklikt, dan ziet u onderin het scherm meer informatie over deze gebruiker.

Bovenaan het scherm ziet u staan ‘gefilterd overzicht”. Standaard worden alleen de actieve gebruiker getoond. Op bijvoorbeeld een geblokkeerde gebruiker te tonen kan het zoekveld “toon permanent geblokkeerde gebruiker” op JA gezet worden.

Om een nieuwe gebruiker aan te maken klikt u op het icoontje voor toevoegen of gebruikt hiervoor de toetsencombinatie Alt + N. Nu verschijnt de pop-up voor het aanmaken van een nieuwe gebruiker.

De belangrijke gegevensvelden:

•Toegang beperken tot vestiging: met dit veld geeft u aan of deze gebruiker toegang heeft tot alle vestigingen van uw bedrijf of alleen tot een specifieke vestiging.

Wanneer een medewerker enkel rechten heeft op een bepaalde vestiging kan het voorkomen dat er een melding verschijnt bij het inloggen op RetailVista dat hij geen rechten heeft op die (hoofd-)vestiging. Zoek nu onder Extra -> Vestigingen het vestigingsnummer op van de vestiging waar deze gebruiker enkel rechten voor heeft, bijvoorbeeld 'vestigingsnummer 8'.
Nu kan gebruiker inloggen in RetailVista door als gebruiker op te geven:
Bedrijf: x  (Bedrijfsnummer)
Loginnaam: piet|8  (username piet met vestigingsnummer 8)
Wachtwoord: wachtwoord.

•Email: in dit veld vult u het emailadres van de gebruiker in. RetailVista gebruikt dit emailadres om een wachtwoord naar toe te sturen zodra het account is aangemaakt of wanneer de gebruiker zijn wachtwoord is vergeten en een nieuw wachtwoord opvraagt.

•Gebruikersnaam: in het veld gebruikersnaam vult u in met welke naam de gebruiker gaat inloggen in RetailVista en op de kassa.

•Nieuw wachtwoord: in het veld nieuw wachtwoord vult u het wachtwoord voor de gebruiker in. RetailVista stelt een aantal eisen aan wachtwoorden. Zo moeten ze tenminste 6 tekens lang zijn en minimaal 2 cijfers en 2 letters bevatten. Door op het icoontje te klikken, maakt RetailVista zelf een wachtwoord aan dat aan deze eisen voldoet.

•Afwijkend POS wachtwoord: wanneer u het RetailVista wachtwoord te lang vindt om snel op de kassa in te loggen, dan bestaat de mogelijkheid voor kassagebruikers om speciaal voor de kassa een korter wachtwoord te gebruiken. NedFox adviseert om hier een vier cijferige ‘pin’ code te gebruiken aangezien dit wachtwoord ook op de mobiele handscanners gebruikt moet worden. Deze scanners hebben alleen een numeriek toetsenbord, waardoor opgave van een wachtwoord met letters lastig is.

•Op het tabblad Beveiliging geeft u specifieke informatie aan over de rechten die deze gebruiker moet krijgen.

oBeheerdersrechten: u kunt aangeven of deze gebruikers beheerdersrechten heeft. Dan mag deze gebruiker ook de gebruikersaccounts van andere gebruikers onderhouden.

oPermanent geblokkeerd : wanneer u een vinkje plaatst in het veld “permanent geblokkeerd” dan geeft u aan dat de medewerker  geen toegang meer mag hebben tot uw bedrijfsgegevens, bijvoorbeeld na beëindiging van het dienstverband. RetailVista plaatst zelf een vinkje in dit veld als een gebruiker meer dan 6 keer een verkeerd wachtwoord heeft ingevoerd. Dit wordt gedaan uit beveiligingsoverwegingen. Door het verwijderen van het vinkje geeft u de gebruiker weer toegang tot RetailVista.

oWebsite gebruiker: een vinkje in het veld website gebruiker geeft aan dat de gebruiker toegang moet hebben tot de retailvista website

oPOS gebruiker: een vinkje in het veld “pos gebruiker” geeft aan dat  de gebruiker toegang moet hebben tot de kassa.

oScanner gebruiker: door een vinkje te plaatsen geeft u aan dat de gebruiker gebruik mag maken van RetailEverywhere op de mobiele handscanners.

oForceer wijzigen wachtwoord: door een vinkje in dit veld te plaatsen, moet de gebruiker bij de allereerste keer inloggen meteen zijn wachtwoord aanpassen naar een zelfgekozen wachtwoord, zodat hij de enige is die dit wachtwoord weet.

Met deze instellingen kunt u onderscheid maken tussen gebruikers die wel en niet de kassa mogen bedienen of met RetailVista mogen werken. Deze instellingen zijn voldoende om gebruikers toegang te geven tot  de verschillende applicaties. Wanneer u een meer gedetailleerd onderscheid wilt gaan maken in wat gebruikers precies mogen, dan kunt u dit doen door middel van autorisatie. U kunt dan op het tabblad groep exact definiëren wat een gebruiker mag. Bij de start van het werken met RetailVista staat de autorisatie uit, zodat u dat in een later stadium alsnog kunt doen wanneer u dat wilt.

Wanneer u een nieuwe gebruiker aanmaakt, stuurt RetailVista een emailbericht naar de gebruiker met daarin het bedrijfsnummer, de inlognaam en het wachtwoord waarmee deze gebruiker kan inloggen . Als u niet wilt dat de inloggegevens per email verzonden worden, laat het email adres van de gebruiker dan leeg. U dient het wachtwoord dan te noteren en zelf door te geven aan de nieuwe gebruiker.

Na het inloggen komt de gebruiker terecht in het menu Start. RetailVista onthoudt allerlei voorkeursinstellingen per gebruiker. Een ervan is de taal waarin RetailVista weergegeven wordt, maar er is meer.

Bij elke wijziging in het systeem wordt de gebruiker vermeld die dit heeft uitgevoerd. Ook worden er verschillende instellingen en voorkeuren per gebruiker bijgehouden, denk hierbij bijvoorbeeld aan de kolom selecties (sjablonen). Omdat er op de kassa wordt ingelogd is het ook mogelijk om de naam van de kassamedewerker op de kassabon te vermelden. Deze vermelding kan overigens op verschillende manieren vermeld worden voornaam, achternaam, volledige naam of alleen de gebruikersnaam. Zo is het uiteraard ook makkelijk om te zien wie welke klant heeft geholpen, mocht de klant later nog vragen hebben.