Basis voorraadbeheer

Deze handleiding beschrijft de basisprincipes van voorraadbeheer.

Instellingen voor vrije voorraad

Vrije voorraad kan op verkooporders of op reserveringen worden ingesteld. U kunt in de instellingen bepalen hoe de vrije voorraad in RetailVista wordt bepaald. Afhankelijk van deze instelling verandert de prognose voorraad.

-> Extra -> Instellingen -> Sectie: Voorraad -> Tabblad “Algemeen”

Vrije voorraad berekening:

Selecteer "Gebaseerd op verkooporders", als u de prognose voorraad afhankelijk wilt maken van verkooporders. De voorraad wijzigt dan nadat een verkooporder is ingevoerd.
Selecteer "Gebaseerd op reserveringen", als u de prognose voorraad afhankelijk wilt maken van reserveringen. De voorraad wijzigt dan nadat de verkooporder is gepickt.

Voorraad mutaties

De voorraad wijzigt door verkopen en ontvangen artikelen.

Om dit verder uit te leggen gebruiken we als voorbeeld artikel 203363 - Select Muurpot Decor 22x11cm

Op bovenstaande schermafbeelding kunnen we zien dat de voorraad 10 stuks is.

Voorraadmutatie door verkoop aan de kassa

We verkopen via de kassa 4 stuks van dit artikel. 

Na het afronden van de betaling zie je nu dat de voorraad is gewijzigd in 6 stuks. Verkoop via de kassa leidt automatisch tot minder voorraad. Voorraad 10 – 4 = 6 stuks. 

Aan de andere kant, als er goederen via de kassa worden geretourneerd, zal dit automatisch leiden tot meer voorraad. Via de kassa retourneren wij 3 stuks van dit artikel. Nu zien we dat het aantal is veranderd van 6 stuks naar 9 stuks. Voorraad 6+3 = 9 stuks.

Voorraadmutatie door verkooporders via de kassa

Dit werkt op dezelfde manier met verkooporders.

We hebben een verkooporder met dit artikel toegevoegd met aantal 5. 

We zien nu dat de voorraad nog steeds 9 stuks is, en dus niet veranderd is. Het verschil met verkoop via de kassa is dat klanten via de kassa de voorraad uit uw winkel halen. Bij een verkooporder zal de voorraad niet direct de winkel verlaten. In sommige gevallen is het geen voorraadartikel en moet deze worden ingekocht of moet het artikel nog worden gepickt. Het artikel zal dus de winkel verlaten via een reservering die via de kassa afgehandeld wordt.

De vrije voorraad en prognose voorraad is gewijzigd van 9 stuks naar 4 stuks.

Vrije voorraad: In ons voorbeeld hebben we de instelling van vrije voorraad ingesteld op "Gebaseerd op verkooporders". De vrije voorraad is dus afhankelijk van verkooporders. Het artikel is niet beschikbaar voor andere klanten, omdat het voor deze klant is gereserveerd.
Prognose voorraad: Het artikel wordt in de toekomst geleverd, dus in de toekomst zal deze voorraad niet meer bestaan.

De voorraad van dit artikel wordt 4 stuks, wanneer de reservering via de kassa is betaald. Dit kan door de reservering te scannen of de reservering op de kassa op te halen en deze af te slaan.

Voorraadmutatie via verkooporders door levering op rekening

Op het moment dat de reservering is omgezet in levering op rekening, wijzigt de voorraad.

We hebben een verkooporder toegevoegd voor 2 stuks van dit artikel.

Als we nu naar de voorraad kijken, zien we dat de voorraad nog steeds 4 stuks is.

De vrije voorraad en de prognose voorraad is gewijzigd van 4 stuks naar 2 stuks.

Vrije voorraad: Het artikel is niet beschikbaar voor andere klanten, omdat het voor deze klant is gereserveerd.
Prognose voorraad: Het artikel wordt in de toekomst geleverd, dus in de toekomst zal deze voorraad niet meer bestaan.

Op het moment dat we deze reservering omzetten naar levering op rekening wijzigt de voorraad.

Nu zien we dat de voorraad van 4 stuks naar 2 stuks gewijzigd is.

Voorraadmutatie via inventarisatie

Raadpleeg hiervoor de handleiding Inventarisatie. 

Voorraadmutatie via Muteer voorraad

De voorraad is ook te wijzigen via "Artikel onderhoud". Normaal gesproken wordt de voorraad gestructureerd aangepast. Ingeval van 1 artikel, waarvan de voorraad aangepast moet worden, kan er ook voor gekozen worden om op deze manier de voorraad aan te passen.

Klik aan de linkerkant op "Muteer voorraad".

We passen de voorraad aan naar 14 stuks. 

Na het opslaan, is de voorraad gewijzigd naar 14 stuks. 

Voorraad mutatie via Ontvangen artikelen

Wanneer u artikelen van een leverancier ontvangt, kunt u gebruik maken van de module “Ontvangen artikelen”.

Raadpleeg ook de handleidingen onder Ontvangen artikelen.

De voorraad wijzigt wanneer u handmatig producten toevoegt aan ontvangen artikelen of wanneer er een inkooporderregel is toegevoegd aan ontvangen artikelen.

Statistieken en voorraad

Start -> Statistieken -> Statistieken

Er zijn diverse statistische rapportages beschikbaar om de voorraad per artikel, leverancier en kassagroep te zien.

Rapport 400, 401, 402, 404 en 411 groeperen de voorraad en geven de totalen voor het gekozen rapport.

Raadpleeg ook handleidingen Voorraad rapportages, Lopende inventarisatie controleren en Negatieve voorraadwaarden controleren, d.w.z. voorraad = "-1"

Start -> Statistiek -> Artikel statistieken

Hier kun je statistieken van een product in een bepaalde periode vergelijken. Wanneer u ontdekt dat de voorraad veel hoger of lager is dan u verwacht, kunt u achterhalen wat de oorzaak is. Dan kunt u in de verkooporders, inkooporders en voorraadmutaties kijken waardoor dit voorraadverschil wordt veroorzaakt.

In de tabbladen ziet u onder andere Verkopen, Inkooporders, Verkooporders, Reserveringen, Voorraadmutaties en ontvangsten uit de geselecteerde periode.