Hoe moet interfiliaal bestellingen ingericht worden zodat het goed werkt voor interfiliaal?

Via de module 'Besteladviezen' kan een besteladvies gegenereerd worden. In een interfiliaal situatie kan RetailVista rekening mee houden met de inkooporders die aanwezig zijn op andere vestigingen. Om gebruik te kunnen maken van deze functionaliteit is een eenmalige correcte inrichting erg belangrijk. Dit document beschrijft de te volgen stappen.

1: Maak een omzetsoort aan met als omschrijving 'Interfiliaal leveringen' en markeer deze omzetsoort als 'Geen omzet'. Door deze niet als omzet te markeren zal de voorraad automaat de verkopen op deze omzetsoort negeren en dus niet meenemen in de berekening van de gewenste optimale voorraad. Verkopen aan andere vestigingen moeten immers niet leiden tot een verhoging van de optimale voorraad, alleen verkopen aan 'echte' klanten moeten leiden tot een optimale voorraad.

2: Maak een kortingsafspraak aan met als omschrijving 'Doorlevering' en vermeld bij de classificaties de verschillende groepen en hun opslagpercentage. Vaak worden interfiliaal leveringen uitgevoerd op basis van de inkoopprijs en een opslagpercentage.

3: Maak van elke vestiging een relatie, leverancier en debiteur. In veel situaties zal de relatie al bestaan, aangezien die bij een correcte implementatie al gekoppeld is aan de vestiging (via vestiging onderhoud). Koppel bij elke relatie de eerder aangemaakte omzetsoort en kortingsafspraak en geef in het tabblad 'EDI' het EDI centrum aansluitnummer en het EDI afnemer aansluitnummer op. De opgegeven EDI aansluitnummers zorgen er voor dat er bij levering op rekening aan een EDI relatie er een EDI pakbon (en eventueel later een EDI factuur) gestuurd wordt. Geef bij elke leverancier aan dat het een interfiliaal leverancier is.

4: Ga naar Extra, Instellingen, sectie Verkooporders. Kies bij 'Automatisch reserveringsberichten maken' op niveau 'Bedrijf' voor 'Ja' en kies 'Afwijking toestaan'. Door deze instelling wordt geregeld dat op alle vestingen standaard automatisch een reservering wordt gemaakt als gevolg van een verkooporder waarbij er voldoende voorraad aanwezig is. Selecteer nu linksonder de hoofdvestiging en kies bij dezelfde instelling het niveau 'Vestiging'. Selecteer vervolgens de waarde 'Nee'. Dit zorgt er voor dat een verkooporder op de hoofdvestiging standaard niet al direct uit voorraad uitgeleverd wordt. (Dus bestellingen van andere vestigingen leggen niet direct aan claim op de voorraad).

5: Ga naar Extra, Vestigingen en geef bij elke vestiging in het tabblad 'Interfiliaal' aan wie de interfiliaal leverancier voor die vestiging is. Over het algemeen zal dat de hoofdvestiging zijn.

6: Ga naar RetailLink en voeg elke vestiging toe als leverancier in RetailLink. Dit zorgt er voor dat RetailLink de bestemming uit een bericht kan terugvinden, feitelijk zijn dat voor RetailLink normaalweg de leveranciers.

Als bovenstaande instellingen gedaan zijn dan kan er gestart worden met het maken van inkooporders per vestiging, gevolgd door het genereren van een totaal besteladvies op het hoofdkantoor. Over dit proces is een apart QA document beschikbaar.