Hoe stel ik een externe SMTP server in zodat RetailVista uitgaande emails via die server gaat versturen?

Vanaf de voorjaar 2022 update van RetailVista is het mogelijk gemaakt dat RetailVista gebruik maakt van een aan te geven SMTP server. Door deze aanpassing ontstaat de mogelijkheid om uitgaande mail via een eigen mail server te versturen. Het is dan toegestaan om met een eigen domein naam toevoeging te werken als 'from' adres. Normaalweg is dat niet toegestaan omdat de emails vanaf een RetailVista SMTP server worden verstuurd. De domein toevoeging moet dan @retailvista.net zijn. Door te sturen via een eigen mail server vervalt die verplichting en is de kans dat de ontvangende partij de email dan als spam beschouwd kleiner.

Om de verzending via een eigen SMTP mail server mogelijk te maken is een nieuwe entiteit 'Uitgaande emails' toegevoegd aan RetailVista. Alle te versturen emails worden daarin geplaatst en vervolgens worden de emails uit deze wachtrij stuk voor stuk verstuurd. Afhankelijk van de logging instellingen bij de SMTP server configuratie in RetailVista wordt de SMTP log opgeslagen bij elke verstuurde email. Daardoor is ook achteraf terug te lezen of en hoe een verzending heeft plaatsgevonden.

 Op dit moment worden alleen de uitgaande facturen verstuurd via deze nieuwe route. Op termijn zal alle uitgaande emails op deze manier verstuurd worden, denk dan bijvoorbeeld aan aankoop bevestigingen, wachtwoord herstel emails etcetera.

De volgende eenmalige instellingen moeten worden aangebracht:

1 - Maak een SMTP server definitie aan in RetailVista via 'SMTP servers'.

Onderstaand voorbeeld is voor de aanmaak van een SMTP server die bereikbaar is op de hostnaam 'smtp.testdomein.nl'. Qua authenticatie wordt er in dit voorbeeld gekozen voor 'Automatisch' en wordt een gebruikersnaam en wachtwoord gestuurd naar deze SMTP server bij het versturen van emails. De authenticatie en SSL instellingen zijn per SMTP server verschillend. Een klant die van deze functionaliteit gebruik wil maken zal deze informatie moeten opvragen bij de provider waar de SMTP server zich bevindt. Door in eerste instantie eventueel te kiezen voor uitgebreide logging is achteraf bij verzending van een email goed te zien of de authenticatie succesvol was of niet. Overigens wordt in geval van authenticatie ook vaak een andere TCP poort als 25 gebruikt.

2 - Ga naar instellingen van RetailVista

3 - Selecteer bij 'SMTP Server' de te gebruiken aangemaakte SMTP server

3 - Geef bij 'Taakplanner' een afzender email adres op en eventueel ook een volledige naam (weergave naam)

Bij elke uitgaande email die aangemaakt wordt vanuit RetailVista wordt het 'van' email adres overgenomen uit de instellingen. Een eventuele wijziging achteraf in de instellingen leidt dus voor de reeds bestaande nog te versturen uitgaande emails niet meer tot een wijziging, daar ligt het oude 'van' adres al vast.

Let op: Op een test omgeving zijn standaard beveiligingen actief waarmee voorkomen wordt dat consumenten onbedoeld emails gaan krijgen van die testomgeving. Als een testomgeving wordt geconstateerd, dan worden alleen uitgaande emails doorgelaten voor zover die opgegeven zij in de instelling 'Toegestane non-productie email adressen'.

In de najaar 2022 update van RetailVista zal het niet meer verplicht zijn om een SMTP server te selecteren. Als die niet opgegeven wordt, dan zullen we gebruik maken van de standaard SMTP server zoals die opgegeven is in de config file instelling van de taakplanner. Dit is een bestand op de hosting omgeving van NedFox die al ingericht was vanuit de oude situatie zonder deze nieuwe functionaliteit.