Hoe stel ik RetailVista zo in dat er financiele journalen via een integratie naar Afas verstuurd kunnen worden?

Dit document beschrijft de eenmalige inrichting van RetailVista zodat er een integratie bestaat tussen RetailVista ERP en Afas.

Licenties

Om gebruik te kunnen maken van een integratie moet een licentie 'Financiele exports' aanwezig zijn. Verderzijn licenties nodig voor de te koppelen module, zoals kasverantwoording, facturering en/of voorraad transacties.

Configuratie

Om te kunnen communiceren met Afas is een 'token' belangrijk. Dit token is een soort autorisatie waarmee RetailVista als gebruiker inlogt op Afas om gegevens op te halen en te versturen. Elke omgeving van Afas heeft eigen administraties en dus ook eigen tokens. De meeste Afas klanten hebben slechts één omgeving. Binnen een omgeving bestaan gebruikers die meerdere administraties (afhankelijk van rechten) kunnen openen. Een token wordt uiteindelijk gekoppeld aan een gebruiker en daarmee zijn tokens dus geschikt om verbinding te maken met verschillende administraties.

> Op dit moment is nog niet duidelijk hoe je aangeeft in welke administratie een request terecht komt. Eventueel support ticket indienen bij Afas!

Het maken van een token begint met het aanmaken van een 'App Connector'. Start hiervoor Afas Profit op en ga Algemeen, Beheer, App Connector. Maak een nieuwe connector aan en noem die bijvoorbeeld 'RetailVista ERP'. Geef bij 'Gebruikersgroep' de groep van gebruikers aan die toegang krijgen tot deze App Connector. Dit moet eventueel overlegd worden met de klant waarbij gevraagd moet worden hoe de beveiliging is ingericht.

Klik op 'Voltooien' waarna de App Connector aangemaakt wordt. Standaard wordt een AppConnector bij de aanmaak geblokkeerd. Ga naar Algemeen en haal het vinkje weg bij 'Geblokkeerd'.

Ga nu naar 'Gebruikerstoken' en voeg tenminste 1 gebruiker toe die rechten krijgt om gegevens te muteren. In feite wordt dit de gebruiker zoals RetailVista inlogt om gegevens op te vragen en te muteren. Om die reden is het aan te raden uiteindelijk een fictieve 'RetailVista' gebruiker aan te maken en die gebruiker de nodige rechten te geven binnen Afas. Dan is later ook goed terug te zien welke gegevens door RetailVista aangemaakt en/of gemuteerd zijn. In onderstaand voorbeeld wordt 'Charlotte' als gebruiker toegevoegd aan de RetailVista ERP AppConnector.

Na het klikken op 'Volgende' wordt in onderstaand scherm het gegenereerde 'token' getoond. Let op: Dit token wordt slechts éénmalig zichtbaar gemaakt en wel op dit punt. Copieer het token in bijvoorbeeld 'Kladblok' omdat het later nodig is dit token op te geven in RetailVista ERP. Mocht dit niet gebeuren, dan moet de gebruiker verwijderd worden uit de AppConnector en opnieuw worden aangemaakt. Er zal dan uiteraard ook een nieuw token ontstaan!

Ga daarna naar 'UpdateConnectoren' en voeg de connector 'Financiele mutaties' toe. Deze is te vinden met connector-ID 'FiEntries'. Met deze connector is het voor RetailVista mogelijk om financiele mutaties toe te voegen aan Afas.

Door deze stappen uit te voeren bestaat een correcte RetailVista ERP AppConnector in Profit en kan de stap naar RetailVista worden gemaakt.

Maak nu in RetailVista een nieuwe authenticatie provider aan. Geef als URL de link naar de Afas REST services. Het formaat daarvan is waarschijnlijk https://<ID>.rest.afas.online/ProfitRestServices/connectors maar zal door Afas moeten worden verstrekt. Vervang <ID> door het aansluitnummer van uw administratie wat Afas heeft verstrekt. Geef in het 'Custom Parameters' veld de API token uit Afas die eerder aangemaakt is bij het toekennen van een gebruiker aan de AppConnector. Alle communicatie met Profit zal onder deze gebruiker plaats gaan vinden. De gebruikersnaam en wachtwoord blijven leeg.

Update 6/3/2019: De Custom Parameters moeten vanaf nu worden gevuld met Token=<Afas token>;Administration=<Afas Administratie nummer>. Het is niet beslist nodig bestaande configuraties aan te passen, RetailVista ondersteund de oude notatie vorm met uitsluitend een token waarde. Maar in dat geval wordt geen expliciete administratie code meegestuurd en het lijkt dat Afas dan altijd voor administratie '1' kiest. De mogelijke administraties zijn binnen Afas te kiezen via Algemeen, sectie 'Administratie', 'Openen'. In het scherm wat dan verschijnt worden alle aanwezige administraties getoond en het bijbehorende administratie nummer.

Ga nu in RetailVista naar Instellingen, Financieel en geef onder de tab 'Applicatie' minimaal het type journaal en de authenticatie provider op. Het type journaal wordt 'Afas' en geef bij 'Authenticatie provider' de hierboven aangemaakte Afas authenticatie provider op.

Ga nu binnen Afas Profit naar 'Financieel', Grootboek, Grootboek rekening. Zorg dat de grootboek rekeningen van RetailVista qua nummering overeenkomen met Afas. Als dat niet het geval is, dan zullen er foutmeldingen ontstaan bij het versturen van journalen. Doordat in RetailVista de grootboek code altijd muteerbaar is (ook achteraf) is het zelfs bij eventuele foutmeldingen in het communicatie verslag alsnog mogelijk om de codes aan te passen en opnieuw een verzending uit te voeren.

Hetzelfde geldt voor de dagboeken. Op dit moment kunnen er 2 financiele journalen naar Afas verstuurd worden, een kas journaal uit de kasverantwoording en een factuur journaal uit de facturering. De dagboek codes van Profit zijn te vinden in Profit via 'Financieel', Grootboek, Dagboek. 

De dagboek codes in RetailVista zijn te vinden via Administratie, Dagboek codes. In onderstaand scherm is zichtbaar dat er een dagboek code 'Kas' bestaat met als export code '40'. Code 40 is altijd nog achteraf aan te passen en deze code moet overeen komen met de dagboek code in Profit. Omdat RetailVista ERP bij het maken van financiele mutaties zelf boekstuk nummers genereert, is het belangrijk dat een dagboek code exclusief wordt aangemaakt voor RetailVista ERP. In zo'n dagboek mag dus niet handmatig ook geboekt worden binnen Profit zelf!

Geef deze dagboek code nu ook op bij de instellingen voor het te exporteren journaal. Voor de kasverantwoording is dat te vinden bij Instellingen, Kasverantwoording, tab 'Export' bij de instelling 'Dagboek code'.

Voor facturering is dit te vinden bij 'Facturering', tab 'Export' bij de instelling 'Dagboek code' en bij voorraad transacties bij sectie 'Voorraad', tab 'Journaal'.

Als deze stappen doorlopen zijn kan een eerste test gedaan worden met het versturen van een journaal naar Profit. In dit voorbeeld gaan we uit van een export van het kasverantwoording journaal naar Profit, maar uiteraard kan dit net zo goed een factuur journaal zijn of een voorraad transactie journaal. In deze uitleg wordt er vanuit gegaan dat de journalen al aangemaakt zijn. De uitleg rond het aanmaken hiervan valt buiten de uitleg van deze Afas Profit integratie documentatie.
Ga naar Start, Kasverantwoording en kies voor 'Exporteer journalen'. Geef het te exporteren journaal op, samen met periode en dergelijke, zoals in onderstaand voorbeeld.

Als het verzenden daarvan geslaagd is zal daarvan een melding ontstaan in bovenstaand scherm. Het verslag van de verzending is terug te zien in het journaal zelf. Onderstaand voorbeeld toont een klein deel van dat verslag. Uit dit verslag is af te leiden wat de eventuele problemen geweest zijn als de verzending niet succesvol verlopen is.

Bovenstaand verslag toont een succesvolle verzending aan waarbij Profit aan de transacties journaal nummer 43311 heeft toegekend. Deze mutaties zijn nu terug te vinden in Profit via Financieel, Grootboek, Financiele mutaties. Door in de kolom 'Nr. Journaalpost' dat nummer in te voeren, zijn de financiele mutaties weer op te vragen.

Met deze stappen is de integratie tussen RetailVista ERP en Profit afgerond.