De financiële koppelingen in RetailVista voorzien op dit moment in een koppeling van de kas mutaties en een koppeling van facturering. Met kas mutaties worden de contante verkopen via de kassa bedoeld. Voorraad mutaties en inkoopfacturen maken bijvoorbeeld nog geen deel uit van een financiële koppeling. Geef hieronder aan welke van de beschikbare koppelingen geactiveerd moeten worden.

Hoe vindt de kas opmaak plaats, is dat per gebruiker (kassa medewerker) of per POS terminal/werkplek. In geval van opmaak per medewerker heeft elke medewerker een eigen lade.

Welke financiële applicatie wordt er gebruikt. Wij ondersteunen standaard onderstaande applicaties, maar sommige exporten lenen zich ook goed voor andere financiële administraties.

RetailVista exporteert verkoop journalen met de omzet exclusief BTW per kassagroep en de BTW component getotaliseerd per BTW tarief. Sommige financiële applicatie willen de omzet per kassagroep inclusief BTW ontvangen en splitsen zelf de BTW daarna uit. Hoe moet de omzet per kassagroep in een journaal worden aangeleverd, inclusief of exclusief BTW

Als de omzet per kassagroep ex BTW worden aangeleverd, mag de BTW dan op 1 grootboek per BTW tarief worden aangeleverd, of moet de BTW in een BTW grootboek per kassagroep gescheiden worden aangeleverd. Dat laatste vraagt aanzienlijk meer tijd in het opstarten van de kasverantwoording export.

Niet alle financiële administraties en niet alle imports werken met een grootboek voor BTW. Soms moet BTW door middel van een code worden ingelezen. Geef hieronder de gebruikte codes voor BTW aan zoals die in het financieel pakket voorkomen (voor zover BTW tarief van toepassing).

Bij gebruik van Exact moet omzet per vestiging op een relatie nummer geboekt worden. Wat is het relatienummer waarop de omzet van deze vestiging geboekt moet worden (alleen in geval van Exact koppeling)

Kasverschillen zijn de verschillen die ontstaan tussen het getelde bedrag in een kassa lade en het bedrag wat er in de lade had moeten zitten.

Kluisverschillen zijn de verschillen die ontstaan tussen het getelde bedrag in de (soms fictieve) kluis en het bedrag wat er in de kluis had moeten zitten.

Kas mutaties zijn de verhogingen of verlagingen van het uitstaande kasgeld. Als een lade ’s ochtends start met 100 euro en eind van de dag bijvoorbeeld 500 euro bevat (en niet afgeroomd wordt) dan ontstaat er een kas mutatie van 400 euro.

Kluis mutaties zijn de verhogingen of verlagingen van het uitstaande kluisgeld. Als in de kluis ’s ochtends een bedrag zit van 1000 euro en eind van de dag bevat de kluis vanwege afromingen een bedrag van 1800 euro, dan ontstaat er een kluis mutatie van 800 euro.

Als klanten facturen aan kas betalen dan is dat een balans post. Deze betalingen worden door RetailVista aangeboden op de hierna op te geven grootboek rekening.

Als klanten aanbetalingen doen aan kas, dan is dat een balanspost. Deze betalingen worden door RetailVista aangeboden op de hierna op te geven grootboekrekening. Bij het later afhalen van artikelen wordt een zelfde negatieve boeking op dit grootboek gemaakt.

Het geld wat uit de kluis naar de bank gestort wordt, of omgekeerd storting van bijvoorbeeld wisselgeld in de kluis wordt geregistreerd op onderstaand grootboek.

Als er overdag geld uit kas gehaald wordt voor bijvoorbeeld betaling van lunch, dan wordt dat geregistreerd als een betaling uit kas. Deze betaling wordt op onderstaand grootboek vastgelegd.

RetailVista kan een journaal bestand per dag, week, maand of op verzoek maken. Als er bijvoorbeeld op 25 maart een journaal gevraagd wordt terwijl de maand nog niet om is, dan ontstaat er geen journaal. Pas als een op te geven periode om is, dan ontstaat het journaal. Door te kiezen voor ‘Op verzoek’ kan er op elk moment een journaal gemaakt worden.

De omzet en BTW regels kunnen gecomprimeerd worden naar de laatste datum van de journaal periode. De afzonderlijke dag verkopen vallen dan in feite weg.

De optelling van alle journaal regels in het journaal bestand levert de kas mutatie op. Sommige financiële applicaties berekenen deze journaal mutatie zelf, andere financiële applicaties willen deze kas mutatie als extra regel in het journaal bestand mee geleverd krijgen. In de eerste situatie zal het journaal uit zichzelf niet in balans zijn, in de laatste situatie is een journaal altijd in balans.

Niet-contante betalingen (EFT betalingen) kunnen worden gecomprimeerd per POS terminal. Verschillende kaart types zoals bijvoorbeeld Maestro, Visa etc kunnen dan worden samengevoegd tot 1 EFT betalingsregel per POS terminal.

Sommige financiële applicaties bepalen zelf het + of – teken bij een grootboek mutatie, afhankelijk van de debet of credit instelling van het grootboek. In dat geval moet RetailVista de mutaties zonder teken aanleveren.

Financiële software wil wel eens ander aankijken tegen + of – bedragen. Het is maar net welk standpunt er ingenomen wordt, vanuit de bank of vanuit de ondernemer. Omzet uit RetailVista wordt standaard positief aangeboden terwijl betalingen negatief worden aangeboden. RetailVista kan die teken aanduiding echter omgedraaid aanleveren.

RetailVista koppelt standaard de contante en op rekening verkopen uitsluitend op basis van de combinatie van BTW tarief en kassagroep omzet/geen omzet. Als nog een verdere uitsplitsing gewenst is, dan is dat mogelijk. Verdere uitsplitsingen werken op de omzet soorten. Zo kan bijvoorbeeld alle hoveniers werk gescheiden worden aangeboden aan de financiële administratie. Een dergelijke uitsplitsing heeft niet onze voorkeur, omdat dergelijk gedetailleerde rapportages evengoed uit RetailVista zelf opgevraagd kunnen worden. Bovendien wordt de koppeling aanzienlijk complexer en duurder omdat het koppeling op omzetsoort vrij bewerkelijk is.

Verkochte giftkaarten worden standaard per type giftkaart op een eigen grootboek code geregistreerd. Het is mogelijk om van een zelfde type giftkaart meerdere varianten te maken, bijvoorbeeld de type ‘Fleurop’  giftkaart in een 10 en 25 euro artikel variant. Er bestaan dan 2 artikelen in RetailVista. Is het gewenst om de verkoop van giftkaarten per individueel artikel te gaan registreren in plaats van per type giftkaart?

Omzet en BTW grootboeken per kassagroep, BTW tarief. Als bij de eerdere vraag ‘BTW grootboek per kassagroep kunnen instellen’ voor ‘Ja’  gekozen is dan onderstaande rapportage printen:

Als bij de eerdere vraag ‘BTW grootboek per kassagroep kunnen instellen’  voor ‘Nee’ gekozen is dan onderstaande rapportage printen:

Elke niet-contante betaalwijze moet worden voorzien van een grootboek met uitzondering van de betaalwijzen van het type ‘Op rekening’.

De verkopen van giftkaarten worden niet als omzet gerekend maar als balans post. Elk type giftkaart kan op een afzonderlijke grootboekrekening geboekt worden. Geef per type giftkaart de te gebruiken grootboek rekening op.