Hoe werken collecties in RetailVista?

RetailVista heeft ondersteuning voor 'collecties'. Dit lijkt op artikel 'sets' maar het grote verschil is dat collecties zich bevinden aan de inkoop kant terwijl sets aan de verkoop kant worden samengesteld.

Sets zijn combinaties van artikelen die worden verkocht aan consumenten, collecties zijn combinaties van artikelen die worden ingekocht bij leveranciers. Dit komt niet in elke branche voor maar binnen tuincentra zijn collectie veel voorkomend. Het gaat hier over ‘potterie’ collecties, maar het kan ook gaan over verkoop displays in een winkel met daarin verschillende artikelen (waarbij het display besteld wordt). Binnen RetailVista worden dat soort combinaties van artikelen ‘Collecties’ genoemd. Onderdelen van een collectie zijn vaak niet apart bestelbaar. Bij potterie bestel je een ‘nest’ van potten, de potten zijn los niet bestelbaar.  Neem onderstaand voorbeeld van potterie:

Het collectie artikel wat hierbij hoort en waar alle potten naar verwijzen is een ‘Nest potterie’ met collectie identificatie barcode 8700000000100. Bij het bestellen van artikelen moet dus uitsluitend het collectie artikel artikel worden besteld. Bij de artikel ontvangst zal de leverancier datzelfde artikel terugmelden als levering en zal RetailVista die regel exploderen naar de onderliggende potterie artikelen.

Om dit werkend te krijgen is het belangrijk om de artikel en inkoopgegevens correct aan te maken. Er volgt nu eerst een voorbeeld van het hoofd artikel ‘Nest potterie’. Een dergelijk artikel moet aangemaakt worden met type artikel type ‘Collectie’.

Belangrijk is ook om aan te geven dat het artikel niet-voorraadhoudend is. In een retail omgeving aan consumenten worden potterie nesten niet op voorraad gehouden, maar de potten in die nesten. De waarde van een nest mag dus ook geen onderdeel worden van de totale voorraadwaarde en er is geen noodzaak om vast te leggen hoeveel nesten er op voorraad zijn.

Maak hierna een inkoopgegeven aan en geef als inkoop status ‘Leverbaar’. Het ‘nest’ is immers een bestelbaar inkoop artikel. Het hangt nu af van hoe bij de leverancier artikelen besteld worden. Bij veel leveranciers wordt op basis van de verkoop barcode besteld, dezelfde barcode als bij de kassa. Bij een enkele leverancier worden bestellingen gedaan op basis van een inkoop barcode die dan afwijkt van de kassa verkoop barcode. Bij ‘Inkoopeenheid barcode’ kan dus een barcode worden opgegeven, de 8700000000100 uit het voorbeeld. Zou een leverancier via de verkoop kassa barcode bestellingen accepteren, dan wordt de verkoop barcode 8700000000100. Het kan overigens geen kwaad om de inkoop barcode in dat geval tóch te vermelden in de inkoopgegevens.

Wel is het erg belangrijk om in het tabblad ‘Geavanceerd’ bij ‘Collectie identificatie’ de barcode van het collectie artikel te vermelden. Uiteindelijk worden inkoopgegevens gekoppeld op deze barcode.

Maak nu een ‘Pot 10cm’ als nieuw artikel aan. Dit is een volledig normaal artikel, niets bijzonders over te melden. Hierna moet een inkoopgegeven worden aangemaakt en daarbij is belangrijk om als inkoop status te kiezen voor ‘Collectie’. Een collectie inkoopgegeven betekent dat het artikel niet ‘los’ bestelbaar is, wat bij potterie ook niet het geval is.

De barcode van de pot zal zeer waarschijnlijk opnieuw de verkoop kassa barcode worden. Hij mag ook als inkoop barcode opgegeven worden maar dat heeft weinig functie, hooguit ter verduidelijking.

Ga nu naar het tabblad ‘Geavanceerd’ en geef bij ‘Collectie barcode’ de barcode op van het inkoopgegeven waar dit inkoopgegeven onderdeel van is. In het voorbeeld dus de collectie barcode van het ‘nest potterie’ artikel, de 8700000000100. Daarnaast kan het aantal stuks opgegeven worden wat je van dit artikel gaat ontvangen als je die besteld in een nest. In het voorbeeld werd uitgegaan van 5 potten van 10 cm als onderdeel van een nest.

Na het opslaan van deze inkoop informatie kan dezelfde procedure gevolgd worden voor de potten van 15 en 20 cm. Als die allemaal aangemaakt zijn ontstaat onderstaande afbeelding bij het ‘nest’ artikel:

Op elke artikel omschrijving is te klikken waarna die pot verschijnt. En bij elke afzonderlijke pot is onderstaande schermafbeelding zichtbaar. Met die info kan je zien in welke collecties het artikel voorkomt. Een pot kan soms immers in verschillende nesten besteld worden. Ook hier is door te klikken op de artikel omschrijving naar het collectie hoofd artikel.

Door deze beide weergaves (vanuit het collectie artikel en vanuit de onderdelen) is direct zichtbaar dat de collecties op de juiste manier aangemaakt zijn: RetailVista herkent de koppeling tussen deze inkoop gegevens.

Tuinmeubilair als collecties

Tuinmeubilair is in een aantal gevallen uitstekend te vergelijken met potterie. Tuinsets kunnen al collectie worden beschouwd als ze besteld worden in vaste combinaties van een aantal bank delen en een of meerdere tafel delen. Een retailer besteld dan alleen het collectie artikel. Als de onderdelen van tuinsets allemaal separaat besteld worden, dan is er geen sprake van collecties en kan je dit hoofdstuk overslaan. En als de onderdelen van een tuinset onlosmakelijk bij de tuinset blijven, dan is er ook geen noodzaak om gebruik te maken van collecties.

In de verdere uitleg in dit hoofdstuk wordt gebruik gemaakt van onderstaand voorbeeld.

De tuinset is het collectie artikel en heeft als collectie identificatie barcode 8700000000100.

Bij ontvangst van de tuinset zullen de afzonderlijke artikel onderdelen op voorraad geboekt worden. Op het tuinset collectie artikel 8700000000100 zelf is geen voorraad administratie actief.

Door de onderdelen apart op voorraad te registreren zullen bij verkoop van de tuinset de onderdelen weer afzonderlijk verzameld moeten worden. Op een verkooporder wordt het tuinset collectie artikel geexplodeerd naar de gekoppelde onderdelen artikelen.

Bij het inventariseren van de voorraad moeten de onderdelen allemaal geteld worden.

Tafel met poten

Het zal vaak voorkomen de poten bij een tafel van een tuinset collectie artikel niet afzonderlijk op voorraad gaan en ook niet een eigen kassa barcode hebben. De poten horen bij de tafel, alleen zitten deze wel in een aparte doos. In dit soort situaties is het advies om de tafel en de poten van een opvallende sticker met het getal ‘2’ te markeren. Dan is voor de orderpicker duidelijk dat als hij/zij een tafel pakt, dat die tafel uit 2 dozen bestaat. De kassa barcode moet dan op slechts één van de twee dozen vermeld worden zodat de orderpicker slechts één barcode kan scannen.

Een zelfde verhaal geldt natuurlijk voor verschillende delen van een bank, bijvoorbeeld een twee hoek gedeeltes en één middendeel. Daar wordt op elk deel dan een opvallende sticker ‘3’ geplakt en slechts één van de delen mag voorzien zijn van een kassa barcode.

Zie voor meer informatie over sticker codering van dit soort artikelen ook de ‘Voorraad’ documentatie.

Collectie in collectie

De opzet van collecties maakt het ook mogelijk om een collectie in een collectie te maken. Voorbeelden hiervan zijn bijvoorbeeld een display met mieren lokdoosjes die op zijn beurt weer bestelbaar is in een pallet met 8 displays.

De werking daarvan is niet moeilijk: door het de inkoop info van het 'hoofd' collectie artikel weer een barcode en aantal op te geven bij 'Collectie onderdeel data' wordt een doorverwijzing naar de volgende bovenliggende collectie gemaakt. 

Als laatste bestaat er bij de collectie onderdeel info ook nog een veld 'Collectie in collectie barcode'. Dit veld kan optioneel gebruikt worden bij dit soort collectie in een collectie. Bij dergelijke constructies is het functioneel mogelijk dat een collectie hoofd artikel op zijn beurt weer onderdeel is van bijvoorbeeld 2 of meer daarboven liggende collectie hoofd artikelen. Op het laagste niveau is het dan mogelijk om aan te geven van welke van de 2 'hoofd hoofd' artikelen het collectie onderdeel deel uitmaakt.

Onderstaand is een toelichting op deze functionaliteit:

Mierenlokdoos 250 gr > Mieren display

8x Mieren display > Pallet mieren bestrijding

3x Mieren display > Kuub krat diverse bestrijdingsmiddelen

De vraag die hierbij te stellen is: Stel dat er een 'Mieren lokdoos 250gr' besteld wordt.

Dat leidt automatisch tot het bestellen van een mieren display, collectie onderdelen zijn immers niet bestelbaar.

Het mieren display is echter ook niet bestelbaar, want dat is op zijn beurt ook weer een collectie onderdeel.

De vraag ontstaat nu of de pallet besteld moet worden of het kuub krat. De 'Collectie in collectie barcode' is hierbij doorslaggevend. Als die verwijst naar de pallet, dan wordt die besteld. En zou die verwijzen naar het kuub krat, dan wordt die besteld.

Veelgestelde vragen over collecties

Vraag: Moet de collectie identificatie barcode van een collectie artikel hetzelfde zijn als de kassa barcode?
Antwoord: Nee, dat is absoluut niet noodzakelijk. De collectie identificatie barcode van het collectie artikel zit bij de inkoopgegevens en heeft niets te maken met de kassa barcode voor de verkoop van het artikel. De barcode mag natuurlijk wel hetzelfde zijn, maar het is geen verplichting.

Vraag: Hoe regel ik in artikel onderhoud de vastlegging van verkoop van tuinsets?
Antwoord: Zie de documentatie over ‘Set artikelen’.