Hoe werken collecties in RetailVista?

RetailVista heeft ondersteuning voor 'collecties'. Dit lijkt op artikel 'sets' maar het grote verschil is dat collecties zich bevinden aan de inkoop kant terwijl sets aan de verkoop kant worden samengesteld.

Sets zijn combinaties van artikelen die worden verkocht aan consumenten, collecties zijn combinaties van artikelen die worden ingekocht bij leveranciers. Om collecties mogelijk te maken, moeten inkoopgegevens aan elkaar gekoppeld worden. In dit voorbeeld wordt gestart met aanmaken van het 'hoofd' collectie artikel.

Dit is het artikel waar onderliggende collectie onderdelen aan gekoppeld gaan worden. In het tabblad 'Verkoop' in artikel onderhoud moet een dergelijk hoofd collectie artikel worden voorzien van het type 'Collectie'. Daardoor kan bij ontvangst van artikelen wel of geen explosie naar onderliggende artikelen plaats vinden, afhankelijk van de instellingen van RetailVista.

Bij magazijnen die verkopen op bulk niveau (dus geen consument eenheden) wordt voorraad van collectie artikelen bijgehouden op het collectie 'hoofd' artikel, terwijl winkels voorraad bijhouden op de onderliggende artikelen (waarbij het hoofd collectie artikel niet op voorraad gehouden wordt). Winkels trekken collectie artikelen letterlijk uit elkaar om de inhoud afzonderlijk te verkopen. Denk in dit geval aan nesten met potterie.

Onder een collectie artikel moet tenminste één collectie inkoopgegeven aangemaakt worden, waarbij in het tabblad 'Geavanceerd' een barcode wordt toegekend als 'collectie identificatie'.

Dat is de barcode waarmee de gehele collectie gerepresenteerd wordt. In vrijwel alle gevallen is dat gelijk aan de consument verkoop barcode, maar in sommige situaties komt het voor dat leveranciers aparte barcodes gebruiken om een collectie te kunnen verkopen.

Hierna moeten een of meerdere artikelen worden aangemaakt waar de collectie uit bestaat.

Het type van dergelijke artikel is 'standaard'.

Bij de inkoop van dat soort artikelen moet in het tabblad 'Geavanceerd' bij 'Collectie barcode' de barcode opgegeven worden van het hoofd collectie artikel, samen met het aantal van de inkoop die geleverd zal worden bij bestellen van het collectie inkoop gegeven.

Deze barcode is bijzonder belangrijk, het vormt de koppeling tussen de collectie onderdelen inkoop gegevens en de hoofd collectie inkoop informatie.

Als de barcode correct is (lees: overeenkomt met de hoofd collectie barcode) dan wordt in het tabblad 'Collecties' zichtbaar hoe de collecties opgebouwd zijn.

Onderstaand toont dat het artikel 'Display mieren' bestaat uit 3 onderliggende collectie artikelen.

En door te klikken op een van de collectie onderdelen wordt onderstaand tabblad zichtbaar bij dat onderdeel:

In dit scherm kan weer geklikt worden op het collectie 'hoofd' artikel. Het is dus mogelijk om heen en weer te springen door collecties heen. Als er geen info getoond wordt in het tabblad 'Collecties' dan herkent RetailVIsta de gekoppelde barcodes niet.

Collecties in collecties

De opzet van collecties maakt het ook mogelijk om collecties in collecties te maken. Voorbeelden hiervan zijn bijvoorbeeld een display met mieren lokdoosjes die op zijn beurt weer bestelbaar is in een pallet met 8 displays.

De werking daarvan is niet moeilijk: door het de inkoop info van het 'hoofd' collectie artikel weer een barcode en aantal op te geven bij 'Collectie onderdeel data' wordt een doorverwijzing naar de volgende bovenliggende collectie gemaakt. 

Als laatste bestaat er bij de collectie onderdeel info ook nog een veld 'Collectie bovenliggende barcode'. Dit veld kan optioneel gebruikt worden bij collecties in collecties.

Bij dergelijke constructies is het functioneel mogelijk dat een collectie hoofd artikel op zijn beurt weer onderdeel is van bijvoorbeeld 2 of meer daarboven liggende collectie hoofd artikelen. Op het laagste niveau is het dan mogelijk om aan te geven van welke van de 2 'hoofd hoofd' artikelen het collectie onderdeel deel uitmaakt.

Onderstaand is een toelichting op deze functionaliteit:

Mierenlokdoos 250 gr > Mieren display

8x Mieren display > Pallet mieren bestrijding

3x Mieren display > Kuub krat diverse bestrijdingsmiddelen

De vraag die hierbij te stellen is: Stel dat er een 'Mieren lokdoos 250gr' besteld wordt.

Dat leidt automatisch tot het bestellen van een mieren display, collectie onderdelen zijn immers niet bestelbaar.

Het mieren display is echter ook niet bestelbaar, want dat is op zijn beurt ook weer een collectie onderdeel.

De vraag ontstaat nu of de pallet besteld moet worden of het kuub krat. De 'Collectie bovenliggende barcode' is hierbij doorslaggevend. Als die verwijst naar de pallet, dan wordt die besteld. En zou die verwijzen naar het kuub krat, dan wordt die besteld.

Bestelbaarheid

Collectie onderdelen moeten zodanig aangemaakt worden dat ze niet afzonderlijk bestelbaar zijn.

Dit is mogelijk door een inkoop status aan te maken waarbij bij de status aangegeven wordt dat die 'Niet bestelbaar' is. Onderstaand voorbeeld toont een collectie inkoop gegeven waarbij als inkoop status 'Collectie' is gekoppeld.

Deze is achterliggend ingesteld als 'Niet bestelbaar' waardoor het collectie onderdeel niet afzonderlijk te bestellen is.

Het kan natuurlijk voorkomen dat een collectie onderdeel óók los leverbaar is (neem de Mierenlokdoos 250 gr uit dit voorbeeld).

In dat geval moet een 2e inkoopgegeven worden aangemaakt als 'normaal' inkoopgegeven.

Die is dan bestelbaar maar leidt dan (uiteraard) niet tot collectie functionaliteiten.

Voorraad, artikel ontvangst

Winkels verkopen voorraad aan consumenten en die kopen geen displays maar de inhoud van die collecties, bijvoorbeeld de inhoud van een display verpakking.

Om die reden is het belangrijk dat van de inhoud bijgehouden wordt hoeveel stuks er van op voorraad zijn. Zou er óók voorraad bijgehouden worden van het display zelf, dan wordt de voorraad te hoog en daarmee de voorraad waarde. Om die reden wordt In winkels geen voorraad bijgehouden van 'hoofd' collectie artikelen.

Dit houdt in dat bij de ontvangst van een collectie 'hoofd' artikel automatisch de onderliggende artikelen toegevoegd worden aan de ontvangst, waarbij de voorraad verhoogd wordt van die onderliggende artikelen.

De artikelen die automatisch toegevoegd worden, worden bepaald uit de samenstelling van een collectie zoals die in inkoop informatie is opgebouwd. Bij de ontvangst wordt de inkoopprijs van het 'hoofd' collectie artikel naar rato verdeeld over de onderliggende collectie artikelen. Hierbij wordt gelet op de inkoopprijzen van die onderliggende collectie artikelen. De duurste artikelen krijgen het grootste deel van de inkoopprijs toegewezen, dat is de 'naar rato' berekening.