ViridiCode: van Floriday-aankoop tot verkoop

Met ViridiCode krijgt elke partij planten die binnenkomt een eigen 2D-barcode. Bij het scannen van die barcode weet RetailVista uit welke ontvangst de plant komt. De verkoop krijgt zo de inkoopprijs van die partij mee, en RetailVista houdt per ontvangstregel bij hoeveel ervan is verkocht. Dit artikel beschrijft het proces van de aankoop via Floriday tot de verkoop in de kassa. De eenmalige inrichting staat in Hoe moet RetailVista ingericht worden zodat de ViridiCode gebruikt kan worden? en de bepaling van de verkoopprijs in Hoe werkt het verkoopprijs systeem van ViridiCode?.

Begrippen

Het proces in het kort

1. De taakplanner haalt elke dag de VBN-codes op en maakt er artikelen van.
2. Floriday stuurt na elke aankoop of levering een bericht. RetailVista haalt de berichten elk kwartier op.
3. Na het inkopen worden de berichten omgezet naar EDI pakbonnen.
4. Een EDI pakbon wordt verwerkt tot een artikel ontvangst.
5. Het artikel ontvangst scenario bepaalt per ontvangstregel de verkoopprijs.
6. De etiketten worden geprint vanuit de ontvangst. Daarbij krijgt elke ontvangstregel zijn ViridiCode.
7. De kassa verkoopt de plant met de verkoopprijs en de inkoopprijs van de partij.

1. VBN-codes en artikelen

Twee taken in de taakplanner zorgen voor de artikelen:

Een artikel dat uit een standby artikel ontstaat, is een kopie van het artikel in de instelling 'Tijdelijk standby artikel'. Daarbij geldt:

• omschrijving, artikelcategorie en classificaties komen van het standby artikel;
• het BTW tarief komt uit de instelling 'Standby artikel aanmaken met BTW code';
• 'Meerdere prijzen toegestaan' staat aan, zodat elke partij een eigen verkoopprijs kan hebben;
• 'Track & trace administratie' staat aan, zodat er ViridiCode-etiketten voor geprint kunnen worden.

In artikel onderhoud staat bij 'Standby artikel' uit welk standby artikel het artikel komt. Bij een VBN-code hoort precies één artikel.

2. Berichten uit Floriday

Floriday stuurt de berichten naar RetailLink, de EDI-dienst van NedFox. De taak 'Importeer RetailLink berichten' haalt ze elk kwartier op; via 'EDI taken' › 'Ophalen nieuwe RetailLink berichten' kan dat ook direct. De berichten staan daarna in 'EDI taken' › 'Inkomende berichten'; de kolom 'Type' toont of het een 'Clockt bericht' of een 'Levering bericht' is.

Bij binnenkomst koppelt RetailVista elk bericht aan een leverancier: de leverancier waarvan het 'GS1 EDI leverancier aansluitnummer' overeenkomt met de afzender van het bericht. Klokberichten komen zo bij de leverancier die voor de klokaankopen is ingericht.

Klok- en leveringsberichten worden niet automatisch verwerkt. Dat gebeurt in de volgende stap.

3. Berichten omzetten naar EDI pakbonnen

Het omzetten gebeurt in het scherm 'Ontvangen EDI pakbonnen', te openen via het menu-item 'Importeer EDI pakbon bericht' bij de ontvangen artikelen. In de zijbalk van dat scherm staan 'Importeer Clockt' en 'Importeer DelMsg'.

Klokberichten

1. Klik op 'Importeer Clockt'.
2. Kies de 'Vestiging' en de 'Leverancier' van de klokaankopen.
3. Klik op 'Uitvoeren'.

Alle klokberichten van die vestiging en leverancier die nog niet verwerkt zijn, worden samen één EDI pakbon. De klokberichten zelf worden op verwerkt gezet. Doe dit als de aankopen van de dag klaar zijn: wat later nog binnenkomt, wordt bij de volgende keer een nieuwe pakbon.

Elke aankoop wordt een regel op de pakbon. Is dezelfde VBN-code twee keer gekocht, dan ontstaan twee regels en dus twee partijen. Het aantal is het aantal stuks per eenheid maal het aantal gekochte eenheden; de inkoopprijs per stuk is de klokprijs. Klokberichten bevatten geen verkoopprijs.

Na afloop meldt RetailVista hoeveel berichten zijn verwerkt. Een bericht dat niet gelezen kan worden, blijft onverwerkt staan; de reden staat in de log van dat bericht in 'Inkomende berichten'.

Leveringsberichten

1. Klik op 'Importeer DelMsg'.
2. Kies de 'Vestiging'. 'Leverancier' kan leeg blijven.
3. Klik op 'Uitvoeren'.

Per kweker ontstaat één EDI pakbon. RetailVista leest de kweker uit het bericht (de producent op de eerste regel, of anders de afzender) en zoekt de leverancier waarvan de 'GS1 code' daarmee overeenkomt. Staat er een karnummer in het bericht, dan komt dat als container bij de ontvangst.

Let op: Een leveringsbericht van een kweker die niet met de juiste 'GS1 code' als leverancier in RetailVista staat, wordt niet omgezet en blijft staan. Vul de GS1 code bij de leverancier in en klik opnieuw op 'Importeer DelMsg'.

4. EDI pakbon verwerken tot artikel ontvangst

'Ontvangen EDI pakbonnen' toont de EDI pakbonnen die nog niet verwerkt zijn. Een dubbelklik opent 'Verwerk EDI pakbon'. Bovenaan staat meteen wat het verwerken zou opleveren, bijvoorbeeld "Verwerking resulteert in 206 regels met status Ok."

1. Kies bij 'Artikel ontvangst nr' een bestaande ontvangst met het vergrootglas, of maak er een aan met het groene plusteken.
2. Controleer de 'Ontvangst datum' (standaard vandaag).
3. Bekijk zo nodig op het tabblad 'Simulatie' per regel wat er gaat gebeuren.
4. Klik op het opslaan-icoon (diskette) linksonder. De pakbon wordt dan verwerkt.

Op het tabblad 'Log' staat per regel wat er is gebeurd. Per regel zoekt RetailVista het artikel via de VBN-code. De inkoopprijs komt uit het bericht.

De ontvangst bepaalt met zijn 'Artikel ontvangst scenario' hoe de verkoopprijzen worden berekend (stap 5). Een ontvangst die via het groene plusteken wordt aangemaakt, krijgt het scenario uit de instelling 'Standaard artikel ontvangst scenario'. Moet een pakbon met een ander scenario worden verwerkt, maak dan eerst in 'Ontvangen artikelen' een ontvangst aan, kies daar het 'Artikel ontvangst scenario' en kies die ontvangst bij stap 1.

5. Verkoopprijs per partij

Bij het verwerken bepaalt het scenario van de ontvangst voor elke regel de verkoopprijs, bijvoorbeeld de vaste verkoopprijs van het artikel of een prijs berekend uit de inkoopprijs en een marge. De verkoopprijs geldt voor die partij; de verkoopprijs van het artikel zelf verandert niet. Zie Hoe werkt het verkoopprijs systeem van ViridiCode?.

6. Etiketten printen

ViridiCode-etiketten worden altijd vanuit de artikel ontvangst geprint, niet vanuit artikel onderhoud of een artikellijst. Open de ontvangst en klik in de zijbalk op 'Thermische etiketten'.

'Toon printer data' laat zien wat er naar de printer gaat, zonder te printen.

Bij het printen krijgt elke regel die nog geen ViridiCode heeft er een. De code bevat onder meer de VBN-code en het tijdstip waarop de regel is aangemaakt, zodat elke regel een eigen code krijgt. Opnieuw printen geeft dezelfde code. De code en het controle getal staan daarna bij de ontvangstregel op het tabblad 'Geavanceerd', bij '2D barcode' en '2D barcode controle getal'.

Heeft de regel een verkoopprijs, dan maakt RetailVista bij de ViridiCode een prijsbarcode met die prijs. De kassa ontvangt de prijsbarcode bij de volgende synchronisatie.

Let op: Controleer de verkoopprijzen voordat de etiketten worden geprint. Wordt de verkoopprijs van een regel later gewijzigd, dan past RetailVista de prijsbarcode aan, maar niet de prijs op de etiketten die al aan de planten hangen. Print de etiketten van die regel dan opnieuw.

7. Verkopen in de kassa

Bij het scannen van een ViridiCode rekent de kassa met de verkoopprijs van de prijsbarcode van die partij. Is voor de partij geen verkoopprijs bekend, dan vraagt de kassa om de prijs.

Bij het verwerken van de kassaverkopen koppelt RetailVista elke verkoopregel met een ViridiCode aan de ontvangstregel met dezelfde code, in dezelfde vestiging. De verkoop krijgt de inkoopprijs van die ontvangstregel als kostprijs, en het verkochte aantal van die ontvangstregel gaat omhoog; een retour verlaagt het weer. De totale voorraad van het artikel werkt zoals altijd.

Tip: Een ViridiCode scannen in 'Snel navigatie' opent de ontvangst met de regel van die partij. In 'Ontvangen artikelen' kan bij '2D barcode' ook op de volledige code of op het controle getal worden gezocht.

Afprijzen per partij

Er zijn twee manieren om één partij goedkoper te maken:

• De verkoopprijs van de ontvangstregel aanpassen. De nieuwe prijs geldt voor alle planten van die partij; print de etiketten daarna opnieuw.
• Een artikelkorting van het type 'Afprijzing' met bij 'Beperken tot barcode' de ViridiCode van de partij; zie Hoe kan ik korting geven op planten met ViridiCode barcodes?.

Een afprijzing zonder barcode geldt voor alle partijen van het artikel.

Derving

Derving en voorraadcorrecties worden per artikel geboekt, niet per partij. Een ViridiCode kan worden gescand om het artikel te vinden. Planten die bij ontvangst al kapot zijn, worden op de ontvangstregel als 'Aantal retour' geboekt.

Problemen oplossen