Hoe werkt verkooporder acceptatie en hoe kan ik dit instellen

In RetailVista is het vanaf v16.7 mogelijk om verkooporders  door de exposant(en) en de consument te laten goedkeuren voordat deze uitgeleverd wordt. Dit proces noemen we ‘Order fiattering’. De exposanten staan synoniem voor de (voorkeurs)leveranciers van de artikelen die verkocht worden in de order. Het proces is gericht op bedrijven die diverse exposanten huisvesten. Aangezien de exposant het product uiteindelijk verkoopt aan de consument kan een extra goedkeuringsslag gewenst zijn.

Het proces kent twee aanvullende stappen die voltooid moeten worden voordat een order uitgeleverd mag worden:

-Goedkeuring door alle exposanten die goederen verkopen in de order;

-Goedkeuring door de consument op de gehele order.

Met de instellingen ‘Leverancier verkooporder fiattering verplicht’ en ‘Klant verkooporder fiattering verplicht’ onder ‘Extra -> Instellingen -> Verkooporders -> 'Order fiattering' wordt aangegeven of een order door de exposant dan wel de consument moet worden goedgekeurd. Als de order de status ‘ingave compleet ‘ krijgt worden de goedkeuringsregels gegenereerd afhankelijk van de instellingen, deze zijn terug te zien in het onderhoudsscherm van verkooporders. Pas als alle regels goedgekeurd zijn, of er helemaal geen goedkeuring vereist is, kan de order de status ‘Definitief’ krijgen.

Een acceptatie regel kan op diverse manieren goed- of afgekeurd worden:

-Vanuit het onderhoudsscherm welke te openen is in verkooporder -> Tab Fiattering;

-Vanuit een e-mail die geautomatiseerd verstuurd wordt naar alle betrokken partijen.

Op het moment van schrijven is alleen het afhandelen via geautomatiseerde emails volledig ondersteund.

Om deze functionaliteit te gebruiken dient er eerst een zogenaamde ‘Taak planning’ aangemaakt te worden van het type 'Verstuur verkooporder fiattering relatie' of 'Verstuur verkooporder fiattering relatie'.

Deze kan aangemaakt worden vanuit Extra -> 'Taak planner'. In een ‘taak planning’ worden de opgegeven:

-Wanneer en met welke frequentie de e-mail verstuurd wordt;

-Welk e-mail template er gebruikt moet worden;

-Of de planning ingeschakeld is.

In het onderhoudsscherm van een planning is ook de geschiedenis  terug te zien. Per taak worden de specifieke details en de technische log van de uitvoering getoond. Zie QA431 voor een meer gedetailleerde beschrijving van de 'Taak planner'.

De e-mails bevatten twee knoppen waarmee de acceptatie regel goed- of afgekeurd kan worden. Als bijlage wordt een rapportage meegestuurd van de betreffende verkooporder, of de regels die van toepassing zijn voor de exposant. De knoppen zijn een link naar een aparte ingang in RetailVista waarbij het niet nodig is om in te loggen. Deze zogenaamde 'handler' probeert de opgegeven actie toe te passen op de betreffende acceptatie regel. Indien één van de partijen de order niet goedkeurt, wordt de order als vervallen gemarkeerd. Nadat alle partijen de order goedgekeurd hebben krijgt de order automatisch de status ‘Definitief’.