Licentie toevoegen via de contractadministratie

Bij een totaal nieuwe klant moet je allereerst kijken of de klantgegevens correct staan in eSocrates bij Administratie > eServices > customers

- Alle contact informatie velden moeten gevuld zijn
- Ook is het belangrijk dat de incassogegevens van de klant bekend zijn

Kijk bij het toevoegen van een contract allereerst of het contract al bestaat.
Als je namelijk een RetailVista licentie moet activeren maar het contract RetailVista bestaat al dan dien je deze toe te voegen aan het bestaande contract en maak je geen nieuw contract aan.

Zie hieronder:
We openen hier het RetailVista contract om een POS licentie toe te voegen. Je klikt nu dubbel op contract 10836 en klikt vervolgens op periods en vervolgens op de huidige periode en later de periodes die volgen.
Het is nu 8 januari en je ziet dat de periode voor februari ook al bestaat. Dan kies je dus eerst voor de periode januari en als deze klaar is doe je precies hetzelfde voor februari. De toekomstige periode gaan vervolgens automatisch.

Kies voor "toevoegen Multiplex" en selecteer de juiste modules en aantallen

Vervolgens kan je je aangemaakte licentie openen om eventueel de datum/prijs/jaar aan te passen.
Devious year komt op het huidige jaar te staan. Stel dat de klant een offerte tekent uit 2023 met de prijs uit 2023 en het is 2024 dan voer je de prijs uit 2023 in en is je devious year 2023. Zo komt bij het ophalen van de leveringen voor de facturatie het bedrag alsnog op de 2024 prijs terecht omdat de index er nog overheen gaat.

Bij note vul je altijd in waar het om gaat. Meestal betreft het een project.
Breng de klant, indien nodig, op de hoogte van de aangemaakte licentie.

Bij een verhoging in aantallen pas je je nieuwe amount aan.
Zoals onderstaand voorbeeld. Er is een project voor Oosterik voor 10 shopscanners. Eerst moest ik 8 scanners activeren en later mochten de andere 2 pas geactiveerd worden.
Ik geef nu een nieuw amount aan.
*als het een totaal ander project is met andere prijzen dan doe ik dit absoluut niet


Bekende uitzonderingen

Het Goed vestigingen
Het goed heeft vaste prijzen met ons afgesproken. Elke vestiging heeft 3 POS en EFT licenties voor een x bedrag. De 4e POS en/of EFT moeten we altijd doorbelasten comform de licentieprijzen/offerteprijzen.