Licentie toevoegen via de contractadministratie

Beheren van licenties/contracten

1. Controle nieuwe klant in eSocrates

Bij een nieuwe klant controleer je altijd eerst of de gegevens correct zijn ingevoerd.

Stap 1: Klantgegevens controleren

1. Ga naar:
   Administratie > eServices > Customers
2. Controleer of:
   • Alle contactinformatievelden volledig zijn ingevuld
   • De incassogegevens bekend en correct zijn

2. Controleren bestaand contract

Voordat je een nieuw contract aanmaakt, controleer je altijd of er al een bestaand contract is.

Belangrijk:

• Bestaat het contract al (bijvoorbeeld voor RetailVista)?
  → Voeg de licentie toe aan het bestaande contract
• Maak geen nieuw contract aan als dit niet nodig is

3. Licentie toevoegen aan bestaand contract

Stap 1: Contract openen

1. Open het bestaande contract (bijvoorbeeld RetailVista).
2. Dubbelklik op het contractnummer.

Stap 2: Juiste periode selecteren

1. Ga naar het tabblad ‘Periods’
2. Selecteer de huidige periode
3. Controleer of er al toekomstige periodes bestaan
   • Zo ja: verwerk eerst de huidige periode
   • Herhaal daarna dezelfde stappen voor de volgende periode

4. Licentie toevoegen (Multiplex)

Stap 1: Modules toevoegen

1. Klik op ‘Toevoegen Multiplex’
2. Selecteer:
   • De juiste modules
   • Het juiste aantal

5. Licentie-instellingen controleren

Stap 1: Gegevens aanpassen

1. Open de aangemaakte licentie
2. Controleer en pas indien nodig aan:
   • Datum
   • Prijs
   • Jaar

Stap 2: Devious year instellen

• Devious year staat standaard op het huidige jaar
• Afwijkende situatie:
  • Is de offerte uit een vorig jaar (bijv. 2023)?
  • Voer dan:
    • De prijs van dat jaar in
    • De devious year = dat jaar (bijv. 2023)

👉 Hierdoor wordt bij facturatie automatisch de juiste (geïndexeerde) prijs toegepast.

6. Notities en communicatie

Stap 1: Notitie invullen

• Vul bij ‘Note’altijd in waar de licentie betrekking op heeft
  • Meestal een projectnaam of -nummer

Stap 2: Klant informeren

• Informeer de klant indien nodig over de aangemaakte of aangepaste licentie

7. Wijzigen van aantallen

Situatie: uitbreiding binnen hetzelfde project

• Pas het aantal (amount) aan binnen de bestaande licentie

Voorbeeld:

• Project met 10 shopscanners
• Eerst 8 geactiveerd, later nog 2
  → Verhoog het bestaande aantal naar 10

Let op:

• Betreft het een nieuw project met andere prijzen?
  → Maak geen aanpassing, maar verwerk dit apart

8. Uitzonderingen

Het Goed

• Heeft vaste prijsafspraken:
  • Per vestiging: 3 POS- en EFT-licenties voor een vast bedrag
• Extra licenties (vanaf 4e):
  • Altijd doorbelasten volgens standaard licentie- of offerteprijzen

Belangrijke aandachtspunten

• Controleer altijd eerst bestaande contracten voordat je iets nieuws aanmaakt
• Werk altijd per periode (huidig → toekomst)
• Gebruik correcte prijzen en jaartallen i.v.m. indexatie
• Vermeld altijd een duidelijke notitie voor traceerbaarheid