Hoe werken set artikelen in RetailVista?

Met set artikelen is het mogelijk om verschillende artikelen te combineren tot verkoop ‘sets’. Een belangrijk onderscheid tussen collectie artikelen uit het vorige hoofdstuk en set artikelen is dat collectie artikelen uitsluitend te maken hebben met de inkoop en voorraad, terwijl set artikelen alleen met de verkoop te maken hebben (en geen echte voorraad kennen).

Set artikelen heten voorheen in RetailVista ‘gerelateerde artikelen’. Dit is/wordt met ingang van de 2026 update van RetailVista definitief hernoemd.

Een goed voorbeeld van set artikelen zijn tuinmeubelen. De collectie onderdelen van tuinmeubilair zijn bij de artikel ontvangst qua voorraad uitgesplitst. Maak nu een ‘tuinset’ set artikel aan en koppel via ‘set’ de artikelen die onderdeel zijn van de set. Bij een tuinset zal dat waarschijnlijk bestaan uit een tafel, een bank en misschien een aantal lounge chairs.

Zoals hierboven al benoemd heeft een set artikel geen ‘echte’ voorraad maar wel een ‘virtuele’ voorraad: De voorraad van het set artikel wordt door RetailVista automatisch berekend omdat de software weet uit welke artikelen de set bestaat en daarmee wordt berekend hoeveel sets je nog kan samenstellen uit de voorraad.

Voorbeeld:

Er is een set artikel ‘Tuinset Sunny’ met kassa barcode 2100000000104. Deze set bestaat uit onderstaande artikelen:

Achter elk artikel in bovenstaand voorbeeld is voor de volledigheid ook de actuele voorraad vermeld. Het is eenvoudig om te zien dat er ‘slechts’ 10 lounche chairs beschikbaar zijn. Bij elke ‘Tuinset Sunny’ horen 2 lounche chairs dus met de huidige voorraad is de virtuele voorraad van de ‘Tuinset Sunny’ 5 stuks. Ook al heb je ruim voldoende tuinbanken en tafels, vanwege de beperkte hoeveelheid lounge chars kan je nog slechts 5 van deze tuinsets verkopen.

In onderstaande scherm afbeelding is te zien dat er een artikel ‘Tuinset Happy’ aangemaakt is waaraan 3 artikelen als onderdelen gekoppeld zijn. Daarbij maakt de lounge chair met 2 stuks onderdeel uit van de tuinset, de andere onderdelen slechts 1 stuk ieder.

Bij verkoop van de ‘Tuinset Happy’ wordt de omzet op dat artikel verdeeld over de onderdelen. Dat gebeurd ‘Naar rato’: Naarmate een set artikel onderdeel duurder is krijgt het een hoger percentage van de omzet toegekend als een goedkoper artikel. Hiermee blijft de marge (in verhoudig) per artikel ook correct.

De eerder genoemde virtuele voorraad bij dit artikel is 5 stuks, wat ook zichtbaar is in onderstaande artikel statistiek.

Het mooie van de set functionaliteit is dat het mogelijk is in RetailVista om verschillende set artikelen aan te maken die deels of volledig gebruik maken van dezelfde onderliggende artikelen. Neem het hierna volgende voorbeeld.

Er is een set artikel ‘Tuinset Happy’ met kassa barcode 2100000000203. Deze set bestaat uit onderstaande artikelen:

Te zien is in dit voorbeeld dat dezelde tuinbank en tafel gebruikt zijn als in de eerdere ‘Tuinset Sunny’ maar dat bij deze tuinset luxere lounche chairs gebruikt zijn. Voor het berekenen van de virtuele voorraad van deze tuinset wordt dus naar de voorraad van dezelfde artikelen gekeken als de ‘Tuinset Sunny’ met uitzondering van andere lounche chairs. De virtuele voorraad in dit voorbeeld is overigens 100 stuks, dit keer is het aantal tafels wat op voorraad is de beperkende factor.

Set artikelen in combinatie met collectie artikelen

Vaak komt het voor dat een leverancier al mooie tuinset combinaties samenstelt die als collectie artikel ingekocht worden. Retailers willen dezelfde combinatie dan ook weer verkopen aan consumenten. In RetailVista is het mogelijk om hetzelde artikel wat als collectie artikel gebruikt wordt ook te gebruiken als verkoop artikel. De enige voorwaarde is dan om niet alleen de collectie informatie correct vast te leggen, maar ook de set artikel informatie. Het lijkt alsof je de definities dan dubbel vastlegt (aan de inkoop zijde en als set artikel) en dat is ook deels het geval. Maar collecties gaan over hoe je iets inkoopt, terwijl sets gaan over hoe je iets verkoopt. Toevallig zijn die in dit voorbeeld dan gelijk aan elkaar, maar dat hoeft niet zo te zijn. Om die reden moeten beide gegevens (collecties en sets) apart van elkaar worden vastgelegd in artikel onderhoud.

Set artikelen op webshop

Set artikelen kunnen uitstekend op webshops verkocht worden. Op dit moment (RetailVista 2025 versie) wordt de berekende virtuele voorraad nog opslagen in het veld ‘Vrije voorraad’. En dat veld wordt gebruikt voor uitwisseling naar een website.

Zodra uit eerdere van bovenstaande voorbeelden bijvoorbeeld een stoel ‘los’ verkocht wordt, dan wordt voor alle set artikelen de virtuele voorraad opnieuw uitgerekend en het kan dus zijn dat bepaalde set artikelen op de website niet langer bestelbaar zijn als de virtuele voorraad 0 is.