Inventariseren is het tellen van je voorraad met als doel om die correcte te krijgen en/of te controleren. Een groot verschil ten opzichte van individuele voorraad correcties is dat men inventariseren een grotere groep van artikelen wordt geteld, waarbij er op het moment van tellen nog niets veranderd aan de actuele voorraad. Pas aan het eind van een inventarisatie (of deel daarvan) wordt de uiteindelijke voorraad bijgewerkt/gecorrigeerd.
Het inventarisatie proces kent een aantal uitdagingen zoals de periode waarbinnen de inventarisatie plaats vindt, maar ook de zekerheid of alles geteld is en hoe zich dat verhoudt met de actuele voorraad. Ook moet er op een zeker moment een nulstelling van de niet getelde voorraad gedaan worden, vooraf of na afloop van de inventarisatie. De hierna volgende procedures geven een toelichting daarop.
Wat RetailVista nog niet kent is cyclisch inventariseren. Dit betekent dat je het hele jaar door inventariseert, steeds in kleine stukjes. De reden dat cyclisch inventariseren nog niet mogelijk is, zit hem in het feit dat we niet goed weten waar artikelen zich geografisch bevinden. Bij cyclisch inventariseren ga je een in feite een kleine zone volledig inventariseren. En wat daar dan niet meer geteld is (wat zich dus niet meer in de zone bevindt) zou dan na afloop op nul gesteld moeten worden. Deze manieren van inventariseren vereist dus dat de hele winkel in zones wordt opgedeeld en dat bij een nieuwe indeling van de winkel al die zones opnieuw moeten worden ingericht. Met tuincentra als de voornaamste branche waar wij ons op richten is cyclisch inventariseren vanwege de enorme oppervlaktes, grote assortimenten en regelmatige seizoenswisselingen een lastig realiseerbaar vraagstuk. Dat zich hem niet zozeer in de techniek, maar meer in de randvoorwaarden die dan aan de retailer gesteld worden om het volledige artikel assortiment in zones correct bij te houden.
Voorlopig gaan onze inventarisatie procedures over het jaarlijks inventariseren van jouw winkel.
Voorbereiding op inventariseren
Om te kunnen beginnen met inventariseren is een goede planning eigenlijk de belangrijkste. Met een goede planning is duidelijk welke medewerker welk deel van een winkel of magazijn gaat scannen. Je wilt absoluut voorkomen dat een deel door twee of meer medewerkers gescand wordt. En je wilt voorkomen dat een deel helemaal overgeslagen wordt. We adviseren daarom om de winkel in gebieden op te delen, bijvoorbeeld met stelling nummers, gang nummers of zones. Spreek daarna duidelijk af wie welk deel doet. Het werkt daarbij goed als er een totaal overzicht beschikbaar is van alle uit te tellen zones en teken daarop af als iemand klaar is met een bepaalde zone. Laat geen twee of meer medewerkers in dezelfde stelling, gang of zone tellen. Maak die stelling, gang of zones dus niet te groot. Als uiteindelijk alle stellingen, gangen en/of zones afgemeld zijn dan weet je dat je klaar bent met de werkelijke inventarisatie en kan je daarna overgaan tot verschillende controles en het definitief maken van de tellingen.
Leeg maken inventarisatie tellingen
Behalve een duidelijke instructie en werkverdeling is het ook belangrijk in de voorbereiding om eventuele oude tellingen nog te verwijderen. Zorg dus dat het inventarisatie tellingen bestand 'leeg' is.
Scanners
Voor het inventariseren wordt gebruik gemaakt van scanners. En dan hebben wij het over 'online' scanners die dus verbonden zijn via Wifi met het Internet. Elke telling die gedaan wordt, wordt direct opgeslagen in RetailVista. Het grote voordeel hiervan is dat er direct een aantal controles gedaan kunnen worden zoals bijvoorbeeld of een artikel al eerder geteld is. Maar ook dat het tijdstip van de telling exact vastligt. RetailVista gebruikt dat om eventuele verkopen voor of na die tijd op een juiste manier te verwerken in de uiteindelijke voorraadstand. Als je om 10:00u 's ochtends 10 artikelen telt en een consument koopt om 11:00 's ochtends 1 artikel, dan zal bij het verwerken van de telling als aantal 9 stuks gehanteerd worden.
Gebruikers accounts
Het aanmaken van gebruikers kost niets extra in RetailVista. Dus bezuinig er niet op en geef elke gebruiker zijn eigen account. En zorg dat bij de 'Mobiele apparaten' geen vaste accounts gekoppeld worden aan een bepaalde scanner. Als iedereen met zijn eigen account inlogt, dan kan je ook na afloop precies terug vinden wie wat geteld heeft. Handig om eventuele fouten terug te kunnen herleiden. En jouw accountant wordt er ook blij van, want zelfs na het doorboeken van de tellingen kan je nog altijd terugkijken in de originele tellingen hoe een bepaalde voorraad tot stand gekomen is.
Moet de winkel dicht?
Nee, absoluut niet. Doordat het exacte tijdstip van een telling vastgelegd wordt is er geen goede reden meer om een winkel volledig te sluiten. Ja, in bovenstaand voorbeeld bij 'Scanners' zou het ook voor kunnen komen dat een klant om 10:59 iets in zijn winkelmandje doet en dat om 11:01 weer teruglegt. Op dat moment tel je om 11:00 9 artikelen en dat zal uiteindelijk dan ook als nieuwe voorraad worden verwerkt. Maar wij noemen dat 'ruis'. Is het de moeite voor die enkele paar uitzonderingen om een winkel te sluiten, met het verlies van 1 of 2 dagen omzet en het risico dat de consument voor een gesloten deur staat en naar jouw concurrent toe gaat?
Fouten bij tellen, dubbel tellen
We gaven het eerder al aan: een goede planning op wie gaat waar inventariseren is een belangrijk aandeel in de totstandkoming van een succesvolle inventarisatie. Toch kan het voorkomen dat iemand zich vergist in een stelling, rij of zone. In RetailVista kan ingesteld worden of er een melding in de scanner mag verschijnen als blijkt dat een artikel al eerder gescand is. Iemand die een zelfde rij dus nog een keer gaat scannen kan direct een melding krijgen dat een artikelen al eerder gescand is. Het gaat om de instelling 'Automatisch aantal toevoegen' zoals hieronder weergegeven. Standaard wordt er een melding gegeven als een artikel eerder gegeven is en wordt aan de gebruiker de keuze voorgelegd of het getelde aantal als nieuwe totaal aantal mag worden beschouwd of dat het gescande aantal als extra inventarisatie regel moet worden toegevoegd. Door onderstaande instelling te activeren zal er geen vraag gesteld worden als een artikel al eerder gescand is, en zal het nieuw opgegeven aantal automatisch toegevoegd worden als extra inventarisatie regel.
Tellingen terugzoeken na verwerking
Tellingen zijn na het verwerken niet 'definitief' weg. Ze worden gemarkeerd als 'verwerkt' en zijn daarom standaard niet meer zichtbaar en kunnen ook niet nog een keer verwerkt worden. Maar via 'artikel statistiek' is het bijvoorbeeld wel mogelijk om terug te kijken naar de tellingen van een specifiek artikel. Ook is het mogelijk om een inventarisatie te exporteren naar een Excel bestand. Vooral voor accountants is dit een gewenste functionaliteit zodat zij met steekproeven kunnen controleren hoe de voorraad tot stand gekomen is.
Nul stellen
Een belangrijk onderdeel van het inventariseren is het nulstellen van de voorraad. Dit kan vooraf plaatsvinden voordat er begonnen wordt met de inventarisatie, of na afloop. Ons advies is om dit na afloop te doen en niet vooraf. De belangrijkste reden is dat als er een webshop integratie bestaat, dan zal de voorraad van alle artikelen op 0 staan en om die reden zal een webshop die artikelen dan zeer waarschijnlijk ook niet meer tonen. Je veegt dus met 1 handeling de hele webshop leeg. Een andere reden om dit niet vooraf te doen is dat je statisch een enorme slingering in je voorraadstand te zien krijgt en dat je ook gedurende de inventarisatie periode totaal niet meer weet of je iets nog op voorraad hebt.
Winkel inventarisatie
Het inventariseren van de winkel vindt plaats met behulp van de inventarisatie app in RetailVista Mobile. Elk artikel moet geteld worden. Als een artikel al eerder geinventariseerd is, dan zal er een vraag ontstaan dat het artikel al eerder geteld is en of het geteld aantal stuks als extra telling mag worden toegevoegd of dat eedere tellingen moeten worden verwijderd. Dit zal gebeuren als een zelfde artikel op meerdere plekken in de winkel te vinden is. Als dat niet het geval is en deze melding verschijnt, dan is het waarschijnlijk zo dat een zelfde locatie in de winkel al eerder geteld is.
Belangrijk bij het scannen van winkel artikelen is vaststellen op welke manier de voorraad eenheid opgebouwd is (ook wel SKU, Stock Keeping Units genoemd). In vrijwel alle situaties zal de voorraad eenheid op basis van het verkoopbaar aantal stuks aan consumenten zijn. Dit houdt in dat bij een verpakking van 24 stuks de verkoop eenheid 1 stuks is en als inventarisatie aantal dus 24 stuks geteld moet worden.
Magazijn inventarisatie
Een inventarisatie bestaat altijd uit een magazijn en een winkel inventarisatie. Als er geen magazijn aanwezig is, dan kan deze procedure uiteraard overgeslagen worden.
Het inventariseren van een magazijn gebeurd met dezelfde applicatie binnen RetailVista Mobile als de normale inventarisaties. Het verschil zit er in dat na het scannen van een artikel barcode ook een magazijn positie barcode gescand moet worden. Het aantal stuks wat daarna opgegeven wordt is het aantal stuks wat op die magazijn positie geteld en aanwezig is.
Belangrijk bij het scannen van magazijn artikelen is vaststellen op welke manier de voorraad eenheid opgebouwd is (ook wel SKU, Stock Keeping Units genoemd). In vrijwel alle situaties zal de voorraad eenheid op basis van het verkoopbaar aantal stuks aan consumenten zijn. Dit houdt in dat bij een verpakking van 24 stuks de verkoop eenheid 1 stuks is en als inventarisatie aantal dus 24 stuks geteld moet worden.
In heel uitzonderlijke situaties (bij groothandel die uitsluitend B2B levert) kan RetailVista ingericht zijn om als voorraad eenheid een doos te rekenen. De getelde voorraad zou in dat geval 1 stuks zijn als er 1 doos aanwezig is.
Een magazijn positie kan van het type 'raap locatie', 'bulk locatie' of 'opslag locatie' zijn. In het bijzonder de opslag locaties zijn vaak lastig te tellen omdat daar meestal omvangrijke kratten met veel verschillende artikelen (al dan niet verzegeld) op een locatie geplaatst worden. Dat soort kratten wil je niet uitpakken vanwege inventarisatie. Wat we adviseren is deze magazijn locaties automatisch om te laten zetten naar de inventarisatie. Dat mag voor of nadat alles geïnventariseerd is en maakt voor de uiteindelijke werking niet uit. Een overweging om het het voor of juist na afloop te doen is dat er een melding op een scanner kan verschijnen als een zelfde artikel uit de opslag locatie ook in de winkel of magazijn gescand wordt. Door deze opslag locaties achteraf toe te voegen aan de inventarisaties zal die melding nooit op een scanner verschijnen als gevolg van zelfde artikelen uit opslag locaties.
Op dit moment is het nog niet mogelijk in RetailVista om de inhoud van opslag locaties geautomatiseerd om te zetten naar inventarisaties. Neem je even contact met ons op, dan voeren wij die opdracht in de database voor je uit. We verwachten dat dit opgelost is als onderdeel van de Januari 2025 update van RetailVista ERP.
Doorboeken inventarisatie gegevens
Het inventariseren van artikelen vindt plaats in een 'tijdelijke' database. Wat we hiermee bedoelen te zeggen is dat het inventariseren van artikelen geen enkele invloed heeft op de lopende winkel operatie. Alle inventarisatie gegevens komen in een tijdelijke database te staan die op een later moment verwerkt zal moeten worden. Naast het feit dat de bestaande winkel operatie niet beïnvloed wordt, heeft dit ook als voordeel dat er nog allerlei controles en mutaties uitgevoerd kunnen worden op de geïnventariseerde gegevens. Uiteindelijk zullen deze tijdelijke inventarisatie gegevens moeten worden verwerkt naar de werkelijke voorraad administratie.
Voorbereiding op doorboeken
Voordat inventarisatie gegevens doorgeboekt kunnen worden is het erg belangrijk om een verschil rapportage en een niet geïnventariseerde artikelen rapportage te printen. Met de verschil rapportage wordt direct zichtbaar waar er verschillen bestaan qua voorraad tussen wat er geteld is ten opzichte van de huidige voorraad in RetailVista. Kleine verschillen zijn meestal niet erg, maar grote verschillen kunnen duiden op het niet geteld of dubbel geteld hebben van artikelen. De 'niet geinventariseerde artikelen' rapportage lijkt erg op de verschillen rapportage maar toont slechts een overzicht van artikelen waarvan nu nog wel voorraad in RetailVista bestaat maar die niet geinventariseerd zijn. Het is een mogelijke indicatie dat deze artikelen vergeten zijn om te tellen, zeker wanneer de voorraadstand hoger is als slechts enkele stuks.
Doorboeken
Als de controle rapportages gemaakt en beoordeeld zijn dan kunnen de inventarisatie gegevens worden doorgeboekt. Het is mogelijk om een deel van de geinventariseerde gegevens door te boeken, maar we adviseren om daar geen selectie in te maken tenzij daar een hele goede reden voor is. Bij het doorboeken worden er correcties gemaakt in de voorraad als blijkt dat de getelde voorraad afwijkt van de werkelijke voorraad. Neem als voorbeeld dat de getelde voorraad van een artikel 10 stuks is en de geregistreerde voorraad in RetailVista is 12 stuks, dan zal er een voorraad correctie van -2 stuks gemaakt worden. Dit geldt niet alleen voor winkel inventarisaties, maar ook voor magazijn inventarisaties. Als op een bepaalde magazijn positie een verschil wordt geconstateerd tussen het geteld aantal en het geregistreerde aantal stuks in RetailVista, dan wordt daar een voorraad correctie op die magazijn positie uitgevoerd.
Let op: Voor magazijn werkt de voorraad correctie van een magazijn positie iets anders vanuit inventarisatie als normale magazijn voorraad correcties. Een normale magazijn voorraad correctie leidt in de achtergrond tot een verplaatsing registratie van voorraad tussen winkel en magazijn. Een correctie op een magazijn positie van bijvoorbeeld 10 naar 12 stuks leidt tot een verplaatsing van 2 stuks vanuit de winkel naar het magazijn. De totale voorraad van het artikel op de vestiging veranderd hierdoor niet! Een correctie op een magazijn positie vanuit inventarisatie leidt niet tot een verplaatsing maar is werkelijk een correctie van de voorraad. De magazijn positie zal dus verhogen of verlagen, maar de totale voorraad positie ook.
In de voorjaar 2025 update van RetailVista wordt het mogelijk om in het doorboek proces te kunnen kiezen voor het doorboeken van magazijn of winkel inventarisatie gegevens
Mutaties ten tijde van inventarisaties
Tijdens het inventarisatie proces wordt een winkel (en een magazijn) over het algemeen niet gesloten. Er zullen verkopen blijven plaatsvinden en in een magazijn zullen er verplaatsingen van voorraad plaatsvinden. RetailVista houdt hier rekening mee tijdens het doorboeken van inventarisaties door correcties te maken in de historische voorraad.
Voorbeeld 1 (winkel verkopen): Als er van een artikel op 1 januari 10 stuks geteld zijn en de actuele voorraad in RetailVista was op dat moment 11 stuks, dan wordt na het doorboeken een correctie op de voorraad gemaakt op 1 januari van -1 stuks. Stel dat er een verkoop geweest is op 2 januari van 2 stuks, dan zal de uiteindelijke voorraad op 3 januari na deze correctie niet 9 stuks zijn maar 8. Immers, de voorraad op 1 januari is gecorrigeerd naar 10 stuks en op 2 januari zijn er nog 2 artikel verkocht.
Voorbeeld 2 (magazijn verplaatsingen): Als er van een artikel op 1 januari 10 stuks geteld worden op een bepaalde magazijn locatie en de actuele voorraad in RetailVista op die positie was op dat moment 11 stuks, dan wordt na het doorboeken een correctie op de voorraad op die locatie gemaakt op 1 januari van -1 stuks. Stel dat er een verplaatsing is geweest op 2 januari van 2 stuks van die magazijn locatie naar de winkel, dan zal de uiteindelijke voorraad op die magazijn locatie op 3 januari niet 9 stuks zijn maar 8.
In een winkel situatie kan het voorkomen dat een artikel meerdere keren geteld is, bijvoorbeeld omdat het artikel op meerdere plekken in de winkel aangetroffen is. Bij het verwerken van inventarisaties en het rekening houden met mutaties tijdens inventarisaties worden alle inventarisaties van hetzelfde artikel getotaliseerd en als tel datum/tijd wordt de laatste telling gebruikt. Met die datum en tijd wordt vervolgens gecontroleerd of er na dat moment nog mutaties hebben plaatsgevonden.
Nulstellen van voorraad
Het nulstellen van voorraad is onderdeel van het inventarisatie proces. Van alle artikelen die niet gevonden zijn in de winkel (en/of magazijn) kan nog wel een voorraadstand bestaan in RetailVista. Het proces van nulstellen gaat de voorraad van alle artikelen die niet geteld zijn in een bulk proces op 0 zetten.
Hoewel het mogelijk is om vooraf de voorraad in bulk op nul te stellen adviseren we om dat na afloop van het verwerken van de inventarisaties te doen. Daarvoor zijn een aantal belangrijke redenen. De eerste is dat het vooraf nulstellen leidt tot een enorme beweging in de voorraad waarbij het statisch ook lijkt alsof er op die dag opeens geen voorraad meer aanwezig is. Eventueel gekoppelde systemen (bijvoorbeeld webshops) zullen dan ook geen voorraad meer doorkrijgen en op webshops zal het vaak leiden tot het niet meer kunnen bestellen van artikelen of zelfs niet eens meer getoond worden ervan.
Een andere nog belangrijker reden is dat het dan ook niet meer mogelijk is om een verschillenlijst te printen tussen de huidige vestiging (winkel/magazijn) voorraad en de getelde voorraad. Juist die verschillenlijst geeft belangrijk inzicht in de vraag of alle artikelen wel geteld zijn. Als de vestiging voorraad van een artikel veel hoger is als de getelde voorraad, dan is het aannemelijk dat dat artikel niet of niet volledig geteld is. En als omgekeerd een geteld artikel veel hoger is als de vestiging voorraad, dan is het artikel waarschijnlijk meerdere keren dubbel geteld.
Als de verschillenlijst niet meer te printen is, dan is het vrijwel onmogelijk om te bepalen of een inventarisatie correct uitgevoerd is.
Achteraf nulstellen
Van elk artikel wat niet geïnventariseerd is moet de voorraad uiteindelijk naar 0 bijgesteld worden. Het artikel is blijkbaar niet meer aanwezig. Bij het nulstellen moet daarom opgegeven worden in welke periode de inventarisatie plaatsgevonden heeft. Als van een artikel met voorraad in die periode geen inventarisatie gegeven kan worden gevonden, dan zal de voorraad naar 0 aangepast worden. Hierbij is onderscheid tussen winkel en magazijn. Bij het nulstellen van de winkel voorraad wordt gezocht naar winkel inventarisaties, dus inventarisaties zonder magazijn locaties. Bij het nulstellen van een magazijn positie wordt gezocht naar inventarisaties met een opgegeven magazijn locatie. Het is mogelijk om apart de winkel op 0 te stellen en apart de magazijn locaties op 0 te stellen, zie de hierna volgende schermafbeelding.
Het hangt af van hoe er geïnventariseerd is en bedrijfsmatige voorkeur hoe de inventarisaties verwerkt gaan worden. Het is bijvoorbeeld mogelijk om eerst alleen het magazijn te inventariseren en door te boeken, en daarna pas de winkel (of andersom).
Hoe werkt winkel nulstelling?
Een winkel nulstelling zet de voorraad van de winkel voorraad positie naar 0. Dat leidt daarna automatisch tot een verlaging van de totale voorraad. Het is niet zo dat de totale voorraad hiermee ook automatisch 0 wordt. Als er nog magazijn voorraad aanwezig is, dan blijft die onveranderd en zal de totaal optelling van alle magazijn voorraad nog steeds onderdeel van de totale voorraad zijn.
Hoe werkt magazijn nulstelling?
Een magazijn nulstelling zet de voorraad van alle magazijn posities op 0. Zoals in onderstaand voorbeeld zichtbaar is het mogelijk om slechts een specifiek magazijn of zelfs delen van een magazijn op 0 te stellen. In dit voorbeeld wordt de voorraad van het volledige 'T' magazijn op 0 gezet. Dat leidt dus ook tot een verlaging van de totale voorraad. Als voorafgaand aan de volledige magazijn nulstelling de winkel al nul gesteld was, dan zal hierna de totale voorraad van een artikel nul zijn.
Datum periode nulstelling
In het volgende deel van het nul stellen scherm zal gevraagd worden om de inventarisatie periode. RetailVista zal proberen om de inventarisatie periode te suggereren, maar het is belangrijk om hier goed te controleren of de gesuggereerde periode correct is. In bovenstaand voorbeeld heeft de inventarisatie plaatsgevonden in de periode van 10 tot en met 16 augustus 2024. Bij twijfel is het beter om iets ruimer te gaan zitten qua datum bereik als iets te beperkt. De nulstelling datum is de datum waarop de voorraad aangepast moet worden naar 0. RetailVista houdt rekening met verkopen die hebben plaatsgevonden tijdens de inventarisatie periode. Alle verkopen die plaats hebben gevonden na de nulsteldatum hebben geen invloed op de voorraadstand per nulstelling datum. Dus stel dat de getelde voorraad per 16/8/2024 100 stuks was en op 17/8 zijn er nog 10 stuks verkocht, dan zal de historische voorraad per 16/8/2024 op 100 stuks ingesteld worden, en zal 90 stuks worden vermeld als voorraad per vandaag.