RetailVista TCS bloemen cadeaubon integratie

Dit document beschrijft het invoeren van de “TCS Bloemen cadeaubon” in RetailVista. Deze instructie bevat uitleg voor de kassa medewerker en uitleg voor kantoor over het instellen van RetailVista.  RetailVista  is geschikt voor afhandeling van verschillende soorten cadeaubonnen. In deze documentatie wordt met ‘Cadeaubon’ echter de TCS Bloemen Cadeaubon bedoeld. 

Kantoor instructie

De cadeaubon uitbreidingen zijn beschikbaar vanaf RetailVista versie 2.188 en hoger. Het versienummer van RetailVista is te vinden onder aan het inlogscherm van RetailVista en binnen RetailVista via Help, Algemene informatie.

Als u deze RetailVista versie nog niet heeft, voer dan eerst een RetailVista LiveUpdate uit of neem contact op met NedFox voor een update. Dit document gaat er vanuit dat de procedure voor een update bekend is.

Binnen RetailVista POS (kassa) is versie 2.1.4079 of hoger vereist. Deze versie kunt u vinden in de titelbalk van RetailVista POS. Als door NedFox versie 2.1.4079 vrijgegeven is, wordt daar melding van gemaakt bij het starten van de kassa.

Om de cadeaubon functionaliteit te kunnen gebruiken is het belangrijk dat de (voor 2011 kostenloze) TCS giftkaart interface licentie in RetailVista aanwezig is.

Controleer eerst de licentie via “Help, Algemene informatie”. De licentie ‘TCS Giftkaart interface’ moet in de licentie modules lijst vermeld worden. Neem contact op met NedFox wanneer dat niet het geval is. Als er meer als 1 type giftkaart door TCS afgehandeld wordt, bijvoorbeeld de

Nationale Tuinbon én de Bloemen Cadeaubon, dan is een extra type giftkaart CAL (Client Access License) benodigd als licentie. In hetzelfde ‘Help’ scherm wordt ook het aantal additionele giftkaart CALS vermeld.

De handscanner die gebruikt wordt, moet in staat zijn om Ean128 barcodes te scannen. Bij veel soorten scanners is dat mogelijk, maar moet dit wel geactiveerd worden in de scanner. Voor de meeste scanners die door NedFox geleverd zijn is een 'scansheet' beschikbaar.

Deze sheet bevat een aantal barcodes die achter elkaar gescand moeten worden waarna Ean128 geactiveerd wordt. Neem contact op met de supportdesk van NedFox om na te gaan of er een scansheet beschikbaar is voor de door ons geleverde scanner(s).

Neem contact op met uw eigen leverancier wanneer u zelf scanners heeft ingekocht.

Ga nu binnen RetailVista naar “Extra, Instellingen, sectie Giftkaart integratie”.

Controleer daar of de giftkaart integratie geactiveerd is. Onderstaande afbeelding toont het bijbehorende scherm.

Ga nu naar “Administratie, Type giftkaarten” om de Bloemen Cadeaubon als type giftkaart aan te maken. Kies bij ‘Type kabobon’ voor ‘TCS via web’ en geef als URL de volgende URL op: https://cardbase.tcs-cms.nl/v3/giftcard.asmx.

De brandcode is ‘bloemenbon’. De velden ‘Verkoop init string, Betaling init string’ en ‘Eenmalige besteding’ mogen leeg blijven.

Ga nu naar “Administratie, Giftkaart autorisatie”.  

Geef voor elke kassa terminal de TCS merchant ID op, samen met de Merchant checksum voor het type cadeaubon ‘Bloemen cadeaubon’ en bij ‘Initialisatie string’ de TCS security code.

TCS gebruikt geen Merchant wachtwoorden.

De Merchant Id en security code wordt door TCS verschaft, de Merchant checksum codes is bij NedFox op te vragen. Voor elke kassa terminal moet dus een Merchant ID, checksum en securit code worden opgegeven!

Ga nu naar “Start, Artikel onderhoud, Artikel onderhoud” en controleer of er al een giftkaart artikel bestaat van het giftkaart type ‘Bloemen cadeaubon’.

Via ‘Geavanceerd’ in het artikel zoekscherm kan gezocht worden op type giftkaart.

Maak anders dit artikel aan als deze nog niet bestaat. In tegenstelling tot de Nationale Tuinbon bevat de Bloemen Cadeaubon geen voorloop gedeelte in de totale barcode waarin een artikel gecodeerd is.

Om die reden kan een willekeurige barcode worden aangemaakt in artikel onderhoud ten behoeve van de verkoop van de Bloemen Cadeaubon.

Het BTW percentage is 0% (geen BTW) geef het artikel geen verkoopprijs.

De kassa zal bij verkoop van deze cadeaubon dan vragen om de prijs op te geven.

Het is ons niet bekend of de Bloemen Cadeaubon voor vaste prijzen verkocht worden, in de meeste situaties bij electronische giftkaarten zal dat niet het geval zijn.

Door toch een verkoopprijs op te geven bij het artikel zelf zal de kassa automatisch die waarde toekennen aan een verkochte cadeaubon.

De in het hierna volgende voorbeeld gebruikte ‘Classificatie niveau 1’ is slechts een voorbeeld, u kunt zelf de te gebruiken classificatie bepalen.

De-selecteer nu in het tabblad ‘Verkoop’ de keuze ‘Omzet artikel’.

De verkoop van een cadeaubon is geen omzet maar vormt een balans positie in de financiële administratie.

Markeer vervolgens de keuze ‘Giftkaart’ en kies bij ‘Type giftkaart’ voor ‘Bloemen cadeaubon’.

Door deze handelingen is voor RetailVista nu bekend dat bij het scannen van barcode 8717185571004 een Bloemen Cadeaubon verkocht wordt met een variabele waarde.

Aanmaken betaalwijze

De inname van giftkaarten is geregeld via een betaalwijze.

Ga nu naar “Administratie, Betaalwijzen” en controleer of er al een betaalwijze ‘Bloemen cadeaubon’ bestaat.

Als dat het geval is, controleer dan of onderstaande gegevens correct ingevuld zijn.

Maak anders een nieuwe betaalwijze ‘Bloemen cadeaubon’ aan als de betaalwijze nog niet bestaat. Kies bij ‘Betaalwijze’ voor ‘Giftkaart integratie’ en kies bij ‘Type giftkaart’ voor ‘Bloemen Cadeaubon’.

Geef eventueel een volgnummer aan om de positie van deze betaalwijze aan te geven in de lijst van betaalwijzen.

Op touchscreens bestaat de mogelijkheid dat dit geen effect heeft als er vaste betaalwijze knoppen in de layout gecodeerd zijn.

Neem in dat geval contact op met de supportdesk van NedFox om de layout aan te laten passen.

Op deze betaalwijze is wisselgeld niet toegestaan (de klant krijgt geen contact geld terug als er meer wordt betaald met de giftkaart als het te betalen bedrag).

RetailVista is nu gereed om giftkaarten te verkopen en te ontvangen.

Kassa instructie

Verkoop van giftkaart:

Start de kassa en geef de artikel barcode van een bloemen cadeaubon.

Dit is niet de barcode van de giftkaart maar de barcode van het eerder aangemaakte artikel.

In onderstaand voorbeeld wordt uitgegaan van verpakking barcode 9900000011222, gevolgd door kaartnummer 6280501100861745081.

Na het scannen van die barcode verschijnt een scherm ‘Giftkaart verkoop’.

Scan nu de barcode van de Bloemen Cadeaubon.

Geef vervolgens de waarde op die aan de kaart moet worden toegekend.

Let op dat de kaart een waarde krijgt van minimaal €7,50 of hoger.
Als er een lager bedrag wordt toegekend aan de kaart dan zal de POS aangeven dat de kaart niet kan worden geactiveerd.

Deze transactie kan nog aangevuld worden met extra artikelen en moet vervolgens betaald worden via de gebruikelijke betaalwijzen.

Het kaartnummer wordt uiteindelijk op de kassabon geprint.

Verzilveren van giftkaar

Het grote voordeel van digitale giftkaarten is dat deze gebruikt kunnen worden om in delen te betalen.

De verzilvering van een giftkaart vindt plaats als betaalwijze.

Dit wijkt af van spaarkaarten, het verzilveren van een spaarkaart wordt als korting op de transactie verwerkt.

Met giftkaarten is dat niet toegestaan.

Na het scannen van een of meerdere artikelen kan in het betaalscherm gekozen worden voor een geheel of gedeeltelijke betaling via giftkaart, in dit geval de ‘Bloemen Cadeaubon’.

Na het selecteren van de betaalwijze ‘Bloemen cadeaubon’ en opgave van een te betalen bedrag van 1,75 verschijnt een scherm ‘Giftkaart betaling’.

Scan daarin de barcode van de giftkaart. Er zal vervolgens een saldo controle worden uitgevoerd.

Als het saldo toereikend is kan dit scherm met nogmaals ’Enter’ of ‘Ok’ worden afgesloten.

Afhankelijk van de instellingen van RetailVista en of de transactie met deze betaling volledig afgerond is, zal de transactie automatisch worden gesloten en wordt de giftkaartmutatie definitief verwerkt.

Saldo informatie

Via het menu ‘Verkopen, giftkaart details’ kan het saldo van een giftkaart worden opgevraagd. De eerder verkochte giftkaart 6280501100861745081 met een waarde van 25,00 euro is later gebruikt om 1,75 euro mee te betalen.

Het restsaldo van 23,25 blijkt dan ook uit het hierna volgende scherm

Mogelijke storing codes

De volgende storing codes kunnen teruggestuurd worden vanuit de Bloemen Cadeaubon server:

0010: Er is een onbekende fout opgetreden

0050: Er is een systeemfout opgetreden

0100: Het kaartnummer is niet ingevuld

0110: Het merchantID is leeg

0120: Het bedrag is ongeldig

0130: De gevraagde valuta wordt niet ondersteund

0140: De transactie identifier bestaat niet

0150: Het kaartnummer is niet gevonden

0160: De opgegeven kaartstatus is onbekend

0200: De kaart is nog niet actief

0210: De status van de kaart is niet geldig voor de gevraagde bewerking

0220: De kaart is nog niet actief

0230: De kaart is niet actief

0240: De kaart is verlopen

0400: Het bedrag is hoger dan de maximaal toegestane waarde voor de kaart

0410: Het bedrag is lager dan de minimaal toegestane waarde voor de kaart

0420: De kaart gebruikt een andere valuta dan de gevraagde valuta

0430: De kaart heeft reeds het maximaal toegestane aantal transacties uitgevoerd

0440: De kaart is reeds het maximale aantal keren opgewaardeerd

0450: De kaart heeft niet voldoende saldo

0500: De retailer kan niet gevonden worden

0510: De retailer is niet actief

0520: De retailer is niet gemachtigd voor deze kaart

0530: De retailer is niet gemachtigd om te activeren

0540: De retailer is niet gemachtigd kaarten op te waarderen

0550: De retailer is niet gemachtigd kaarten af te schrijven

0600: Er is een systeemfout opgetreden

0610: Er is een systeemfout opgetreden

0620: De aanvraag identifier is niet bekend

0630: De aanvraag identifier komt niet overeen met de oorspronkelijke

0640: De aanvraag identifier levert een intern probleem op

Veelgestelde vragen

Vraag: Ik krijg na 20 seconden wachten met de melding ‘Bezig met verbinding maken giftkaart provider’ de melding 'Er is een timeout opgetreden voor de bewerking. Wat betekent dit?
Antwoord: De giftkaart provider kan niet worden bereikt via Internet. Controleer uw Internet verbinding.

Vraag: Ik krijg een foutmelding bij een giftkaart transactie met foutcode ‘ServerError’
Antwoord: Dit is een fout op de servers bij TCS. Neem contact op de supportdesk van RetailVista zodat zij TCS kunnen informeren.

Vraag: Bij de verkoop van een giftkaart krijg ik de melding 'Deze giftkaart is al geactiveerd'. Wat betekent dit?
Antwoord: Een giftkaart kan slechts één keer verkocht worden. Deze giftkaart is al eerder verkocht en bevat mogelijk nog saldo.

Vraag: Hoe kan ik de saldo checker gebruiken?
Antwoord: Het is ons momenteel niet bekend of er een saldo checker beschikbaar is op Internet voor de Bloemen Cadeaubon. 

Vraag: Telt de verkoop van een giftkaartnmee in de omzet?
Antwoord: Nee. Doordat het aan de giftkaart gekoppelde artikel is voorzien van de indicatie 'Geen omzet' worden verkochte giftkaarten buiten de omzet gehouden.

Vraag: Als ik geen Internet heb, kan ik dan een giftkaart verkopen?
Antwoord: Nee, als er geen Internet is kan de giftkaart niet opgewaardeerd worden en kan er ook geen check plaatsvinden of de giftkaart misschien al eerder verkocht is.

Vraag: Wat is de verpakking barcode van de Bloemen Cadeaubon?
Antwoord: Ons is niet bekend of er een luxe verpakking beschikbaar is bij de Bloemen Cadeaubon. 

Vraag: Als ik geen Internet heb, kan ik dan een giftkaart innemen?
Antwoord: In principe niet. 

Vraag: Wanneer wordt een verkochte giftkaart werkelijk geactiveerd?
Antwoord: Bij het sluiten van de kassa transactie. Een giftkaat moet dus niet eerder worden meegegeven als wanneer de transactie volledig afgewikkeld is.

Vraag: Wanneer wordt bij betalen met een giftkaart het saldo in mindering gebracht op de kaart?
Antwoord: De werkelijke afboeking vindt plaats bij het sluiten van de transactie. Als bij het betalen als betaalwijze voor ‘Bloemen Cadeaubon’ wordt gekozen, dan moet de kaart gescand worden en vindt alleen een saldo controle plaats.

Vraag: Ik heb een afgekeurde transactie bij het printen van een einde dag afslag. Hoe krijg ik die transactie alsnog succesvol verwerkt?
Antwoord: Mocht bij het verwerken van een giftkaart betaling bij het sluiten van een transactie het saldo toch niet in mindering gebracht kunnen worden, dan wordt de transactie afgekeurd en moet de afschrijving handmatig verwerkt worden. Neem contact op met de supportdesk van RetailVista.

Vraag: Bij het starten van de kassa verschijnt de melding ‘Op dit moment kan er geen verbinding gemaakt worden met de TCS  giftkaart service. Bij het gebruik van een giftkaart wordt opnieuw geprobeerd of de service bereikbaar is! Neem contact op met de supportdesk van RetailVista als deze melding blijft bestaan.’ Wat betekent dit?
Antwoord: Er kan geen verbinding gemaakt worden met Internet waar de giftkaart transacties van TCS verwerkt worden. Controleer uw Internet verbinding. 

Vraag: Op de kassabon staat als betaalreferentie een tekst vermeld als ‘33-1-3-25356-1’. Wat betekent dat?
Antwoord: Dit is een unieke betalingsreferentie die gebruikt kan worden om navraag bij TCS te doen over de betaling met een giftkaart. De referentie bestaat uit het bedrijfsnummer van de RetailVista, vestiging nummer, kassa, kassabon nummer en betalingsnummer (1e betaling, 2e betaling etcetera).

Vraag: Wat is de URL van de productie omgeving?
Antwoord: Dat is https://cardbase.tcs-cms.nl/v3/giftcard.asmx

Vraag: Wat is de URL van de test omgeving?
Antwoord: Dat is http://posws.uat.ntb.tcs-cms.nl:9042/Giftcard.asmx