Zodra een reservering door de Pack&Ship applicatie gereed gemaakt is voor verzenden of afhalen is de volgende stap de uitgifte van die reservering. Bij de uitgifte van een reservering worden nog een aantal laatste controles uitgevoerd voordat een pakket overhandigd mag worden aan een consument. De uitgifte kan zowel plaatsvinden bij afhalen als bij bezorging. In onderstaande afbeelding is de menukeuze zichtbaar in RetailVista Mobile voor de uitgifte van een reservering.
In de uitgifte app die hierna verschijnt kan een reservering nummer worden opgegeven, of een track&trace barcode worden gescand. In deze uitleg wordt er vanuit gegaan dat er gebruik gemaakt is van de Pack&Ship applicatie. Vanuit die applicatie worden na het verwerken van een reservering één of meerdere track&trace etiketten met barcodes geprint, afhankelijk van het benodigde aantal verpakkingen. Op die track&trace etiketten staat allerlei informatie over de klant en de bestelling, inclusief het bijbehorende reserveringsnummer.
In bovenstaande uitgifte app kan het reserveringsnummer opgegeven worden, of kan een track&trace barcode worden gescand. De reservering zal hierna opgezocht worden en het kan zijn dat bij het verkooporder scenario (van de verkooporder die hoort bij de reservering) opgegeven is dat bij de uitgifte nog een artikel controle plaats moet vinden. Deze artikel controle is over het algemeen niet nodig en adviseren we niet, mits de reserveringen in het pack&ship proces al extra gecontroleerd zijn en daarna ingepakt zijn in afgesloten verpakkingen. Als de artikel uitgifte controle wel geactiveerd is dan start de hierna volgende paragraaf. In het andere geval kan deze paragraaf overgeslagen worden.
Artikel controle
In het verkooporder scenario die gekoppeld is aan de verkooporder van deze reservering kan opgegeven worden op een uitgifte (artikel) controle gewenst is.
Als die uitgifte artikel controle gewenst is, dan verschijnt onderstaand scherm. Daarin worden de artikelen genoemd die zich moeten bevinden in de reservering. Het is nu de bedoeling om elk artikel afzonderlijk opnieuw te scannen. In het voorbeeld wordt melding gemaakt van een regel met 3 Mythos Dekchair stoelen. Deze drie stoelen zullen allemaal afzonderlijk gescand moeten worden. Daarmee is absolute zekerheid dat de juiste stoelen worden meegegeven. Onderaan in het scherm worden het aantal nog resterende te controleren artikelen vermeld.
Via het barcode icoon in de onderste taakbalk wordt de camera van de telefoon gestart. Als er met een PDA gewerkt wordt met een geintegreerde barcode scanner, dan is er geen enkele handeling vooraf nodig en kan eenvoudigweg de barcode worden gescand. Als een artikel niet scanbaar is dan kan via het vergrootglas icoon ook worden gekozen voor het handmatig invoeren van de barcode.
Er verschijnt dan een scherm zoals hieronder waarin de barcode ingevoerd kan worden via het on-screen toetsenbord.
Na het scannen of het handmatig opgeven van een correcte barcode verschijnt het artikel overzicht scherm opnieuw en wordt 1/3 vermeld achter het artikel waarvan de barcode gescand is. In de onderste taakbalk is het resterende aantal nog te controleren artikelen verlaagd van 3 naar 2 en het totaal aantal gecontroleerde artikelen wordt als '1' vermeld.
Nadat alle artikelen van een regel gescand zijn wordt de regel 'doorgestreept' weergegeven. En als daarmee alle artikelen van de reservering gescand zijn kan via de knop 'Voltooien' de volgende stap in het uitgifte proces worden gestart.
Na een volledig afgeronde controle wordt bij de reservering vastgelegd dat de artikel uitgifte gecontroleerd is, zie onderstaande schermafbeelding.
Uitgifte
Nu bekend is dat alle artikelen correct zijn (of die stap is overslagen vanwege instellingen in het verkooporder scenario) verschijnt het uitgifte scherm. Daarin worden nog een aantal reguliere controles op de reservering uitgevoerd en als daar geen bijzonderheden zijn dan wordt onderstaand scherm getoond. In dit specifieke voorbeeld moest op reservering 1926 nog een rembours bedrag van 297 euro betaald worden.
Rembours betaling
Bij reservering 1926 is ook in RetailVista ERP te zien in het tabblad 'Levering' dat er nog een bedrag betaald moet worden. Het te betalen bedrag is 297 euro en het bedrag is nog niet betaald door de klant aan de bezorger. De bezorger mag ook gelezen worden als de medewerker die de zending overhandigt, dat kan dus evengoed een 'afhalen' situatie zijn.
De rembours betaling kan op verschillende manieren plaatsvinden. Bijvoorbeeld in de vorm van contant geld, betaling via een niet gekoppelde betaalterminal (mobiele PIN) of via een 'PSP' integratie. Een PSP integratie betekent dat er online betaald wordt, net als bij een aankoop op een webshop. RetailVista ondersteund op dit moment Buckaroo, Stripe, Pay.NL als online betaal providers. In het verkooporder scenario kan aangegeven worden op welke manieren een rembours betaling plaats mag vinden, zie onderstaande schermafbeelding. In het voorbeeld is gekozen voor 'Beide' wat betekent dat er zowel 'contant/EFT' als online betaald mag worden (via een PSP).
Om die reden waren er in bovenstaande reservering uitgifte scherm twee betaal knoppen zichtbaar, 'Starten online betaling' en 'Contante betaling'.
Online betaling
Door te kiezen voor een online betaling zal een koppeling met de ingestelde PSP worden opgestart.
Contant, EFT
Door te kiezen voor een 'Contante betaling' zal de medewerker die de reservering overhandigt het geld ontvangen van de consument. Dat kan 'echt' contant geld zijn, maar ook een overboeking door middel van een EFT (pin) transactie.
Ondertekenen
Als een eventuele rembours betaling gedaan is of er was geen sprake van een gewenste betaling, dan zal de uitgifte app onderstaand groene tekstvak tonen met de melding dat uitgifte toegestaan is. Er wordt dan nog gevraagd om de naam van de consument en het plaatsen van een handtekening.
Door een naam en handtekening te zetten kan er gekozen worden voor 'Uitgifte voltooid' en daarmee kan de reservering aan de consument worden overhandigd. In de reservering zelf is nu terug te zien aan de logistieke status dat deze is uitgeleverd en op welk moment dat was en aan wie.
Hiermee is het uitgifte proces van een reservering bijna voltooid. De allerlaatste stap die nu nog volgt is alleen van toepassing in geval van contante rembours betalingen.
Afstorten rembours
In bovenstaand scherm is te zien dat het ontvangen rembours bedrag van 297 euro nog niet is afgestort door de medewerker die dat geld ontvangen heeft. Het doet er overigens in dit geval niet toe of dat een werkelijk contante betaling was of een betaling via EFT. In beide gevallen gaat het hier om 'kas' geld en de enige manier om dat geld binnen RetailVista op te voeren is via RetailVista POS. Het rembours bedrag moet dus nu nog worden afgestort in de kassa. Daarmee komt het contante geld fysiek in de lade en bij een EFT betaling zal als betaalwijze niet voor 'contant' gekozen worden maar voor bijvoorbeeld 'Mobiel EFT' (of welke naam een mobiele betaalterminal gekregen heeft).
In RetailVista POS kan gekozen worden in het menu 'Betalingen' voor het afstorten van rembours betaling.
In het scherm wat daarna verschijnt moet het reservering nummer opgegeven worden waarvoor rembours geld wordt afgestort. RetailVista zal die reservering opzoeken en het bedrag overnemen wat als te betalen rembours bedrag bij die reservering was vastgelegd.
Hierna wordt de rembours afstorting als regel aan de transactie toegevoegd.
De transactie kan nu worden afgerond door naar het betaalscherm te gaan en daar de betaalmethode te kiezen die overeenkomt met de manier waarop het rembours geld ontvangen is. Als dat 'contant' was dan zal de contante betaalwijze gekozen moeten worden. En als er via EFT (pin) betaald is, dan zal de betaalterminal als betaalwijze gekozen moeten worden. Door dit te doen zal op de dagtelling zoals hieronder zichtbaar worden dat er 297 euro is verkocht als 'niet-omzet' en er wordt ook een specificatie geprint van de niet-omzet artikelen. De afdracht van rembours gelden is immers geen omzet, de omzet is gemaakt door de verkoop van de reservering vanuit de Pack&Ship applicatie. Verder is te zien dat er 297 euro via de betaalwijze 'Contant' is afgesloten. In de kassalade zou dus het rembours bedrag van 297 euro terug te vinden moeten zijn.
